Ako napísať profesionálnu e-mailovú odpoveď mimo kancelárie

Pokiaľ ide o e-maily, môže byť náročné stanoviť profesionálne hranice. Mnohé spoločnosti totiž predpokladajú, že pokiaľ máte internet, môžete odpovedať na akékoľvek správy.

Kým kedysi sa očakávalo, že profesionáli budú vždy v pohotovosti, časy sa pomaly menia. V súčasnosti je čoraz bežnejšie, že ľudia sú počas voľných dní offline, a to z dobrého dôvodu.

Ak sa chystáte na dovolenku, beriete si voľno kvôli zdravému rozumu alebo potrebujete byť mimo kancelárie z akéhokoľvek iného dôvodu, tu je niekoľko tipov, ako napísať profesionálnu e-mailovú odpoveď mimo kancelárie.

1. Vymazať hlavičku predmetu Mimo kancelárie

Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako ľuďom povedať, že nie ste v kancelárii, je zmeniť hlavičku predmetu e-mailovej odpovede. Namiesto písania „Mimo kanceláriu“ môžete uviesť aj typ dovolenky, ktorú si beriete, ak vám to nevadí.

Tu je niekoľko príkladov hlavičiek predmetov e-mailov mimo kancelárie:

• Mimo kancelárie – dovolenka (25. decembra – 4. januára)
• [Mimo kanceláriu] Zdravotná dovolenka
instagram viewer
• Mimo kancelárie | Otcovská dovolenka
• *Mimo kanceláriu* Núdzová dovolenka
• Nie som v kancelárii (smútočná dovolenka)
• Mimo kancelárie | Materská dovolenka
• Mimo kanceláriu ~ Práca v teréne
• [Mimo kanceláriu] Prázdninové voľno (Štedrý deň)
• Mimo kancelárie – práceneschopnosť
• Nie som v práci – vydaj sa!

2. Spomeňte si, akú dovolenku si beriete

Pre niektorých ľudí je bežné predpokladať, že každý e-mail mimo kancelárie slúži na rekreačné účely. Nie vždy to však platí pre každého.

Niektorí ľudia tiež používajú e-maily mimo kancelárie, keď pracujú, ale nemajú prístup k svojim e-mailom počas dňa. Napríklad obchodní zástupcovia alebo pracovníci v teréne môžu potrebovať cestovať do oblastí bez internetového pripojenia.

Okrem toho je tiež možné, že si beriete voľno na osobné záležitosti, ako sú návštevy nemocnice, pohreby alebo zotavenie z choroby. V takom prípade môže byť nepríjemné odpovedať na otázku: „Dúfam, že ste mali dobrú dovolenku.“

Súvisiace: Spôsoby, ako urobiť dovolenku zábavnejšou pomocou technológie

Aby ste tomu zabránili, môžete namiesto toho vložiť podrobnosti o dovolenke do tela svojho e-mailu. Nemusíte byť úprimní vo svojej situácii, ak vám je nepríjemná, ale úprimnosť voči svojmu šéfovi, spoluhráčom alebo klientom môže pomôcť vybudovať empatiu.

Napríklad, ak ste mali dopravnú nehodu a potrebujete nejaký čas na zotavenie zo zranení, nechajte vaše kontakty vedia, že im pomáha riadiť ich očakávania týkajúce sa vášho oneskoreného výstupu a očakávaného vrátiť.

3. Vyhnite sa zbytočným ospravedlneniam

Pre mnohých workoholikov je bežné, že do e-mailov, ktoré nie sú v kancelárii, zaraďujú ospravedlnenia, ako napríklad „Prepáč, že nemôžem odpovedať hneď!“ Je však dôležité pochopiť, že by ste sa nemali ospravedlňovať za to, že ste si vzali voľno v práci, najmä ak je to nadobro dôvod.

Namiesto toho, aby ste povedali prepáčte, tu je niekoľko výrazov, ktoré môžete použiť:

• "Ďakujem, že ste nás oslovili!"
• "Ďakujem za email."
• "Tento e-mail bol prijatý."

Namiesto ospravedlnenia môžete zdvorilo potvrdiť, že ich správa bola oficiálne prijatá. Vďaka tomu sa môžete rozhodnúť pre jazyk, ktorý sa zameriava na poďakovanie za ich čas a námahu.

4. Nezaručujte dátum odpovede

Pre mnohých ľudí môže byť ohromujúce vidieť obrovské množstvo nevybavených e-mailov, keď sa vrátia do kancelárie po dlhej neprítomnosti. V skutočnosti sa úzkosť môže dokonca zdvojnásobiť, keď použijete frázy ako "Odpoviem hneď, ako sa vrátim do kancelárie."

Nielenže to môže zvýšiť zbytočný tlak na zaručenie odpovede v prvý deň vášho návratu, ale tiež to vytvára nesprávne očakávania pre ľudí, ktorí sa vás snažia kontaktovať.

Súvisiace: Tipy, ako prinútiť ľudí, aby otvárali a čítali vaše e-maily

Aj keď je správne potvrdiť prijatie e-mailu, nie je potrebné zaručiť okamžitú odpoveď naň. Aby ste sa vyhli prehnanému záväzku, keď môžete odpovedať, je najlepšie držať sa širokej odpovede alebo všeobecného rozsahu.

Tu je niekoľko príkladov viet, ktoré môžete použiť:

• Keď budem po prázdninách k dispozícii, odpoviem.
• Odpoveď odo mňa očakávajte do konca _______.
• Ak to nie je naliehavé, očakávajte odpoveď do ________.

Pamätajte, že ak je e-mail kritický, ľudia sa vám buď pokúsia zavolať, alebo vás po určitom čase budú kontaktovať. S týmto je dôležité umiestniť nárazníky, aby ľudia nečakali na rýchlu odpoveď.

Pre niektoré roly je bežné mať záložné kontakty, ktoré prevezmú záťaž, keď ste preč. Pred pridelením šéfa, kolegu alebo člena tímu, aby prevzal bremeno, keď nie ste k dispozícii, je nevyhnutné získať súhlas.

Keďže mnohí ľudia sú už zavalení vlastnou prácou, môže byť stresujúce prevziať povinnosti iných ľudí, aj keď je to len na krátky čas. Navyše im nemusí byť príjemné poskytnúť klientom alebo zákazníkom prístup k určitým e-mailovým adresám alebo osobným telefónnym číslam.

Z tohto dôvodu sa pred pridaním kontaktných údajov inej osoby do vášho e-mailu Mimo kancelárie uistite, že ste sa jej spýtali, či je to pre vás v poriadku a aké podrobnosti sú spokojné so zdieľaním.

6. Vytvárajte rôzne e-maily mimo kancelárie pre interné alebo externé strany

V závislosti od toho, kto e-mail dostane, sa množstvo informácií, ktoré možno budete chcieť zdieľať vo svojej e-mailovej odpovedi mimo pracoviska, môže líšiť. Koniec koncov, stále musíte brať opatrenia na ochranu súkromia, najmä keď ste na dovolenke.

Napríklad, keď sa cítite pohodlne, ak sa so svojimi kolegami v kancelárii podelíte o miesto, kam cestujete, možno to nebudete chcieť robiť s náhodnými ľuďmi.

Pomocou systémov na správu e-mailov môžete nastaviť inú odpoveď mimo kancelárie v závislosti od toho, kto ju dostane. Vďaka tomu môžete ľuďom poskytnúť správne množstvo kontextu o vašej situácii, keď nie ste v kancelárii.

Vytvorte si lepšie pracovné hranice pomocou odpovedí mimo kancelárie

Vo svete, v ktorom sa od nás očakáva, že budeme vždy k dispozícii, môže zmeniť e-mail mimo kancelárie, ktorý ukazuje hranice. Tým, že budete pevní vo svojom osobnom voľnom, môžete naučiť ľudí okolo seba aj hodnote svojho osobného života.

Okrem toho tým, že požiadate druhých, aby rešpektovali váš čas, môžete tiež povzbudiť ostatných, aby urobili to isté. Aj keď to neznie ako veľký problém, pre tímy to môže znamenať všetko, keď sú v kancelárii nastavené zdravé štandardy.

Ako napísať správu mimo kancelárie na LinkedIn

Chcete svojej sieti LinkedIn povedať, že ste mimo kancelárie? Tu je návod, ako napísať správu o neprítomnosti na LinkedIn.

Prečítajte si ďalej

O autorovi