Výhody a nevýhody používania iba textovej komunikácie na virtuálnom pracovisku

Textové správy sú trendy v sociálnych interakciách a na pracovisku postupne naberajú na sile. Virtuálne tímy sa vzďaľujú od telefonických hovorov, aby si osvojili iba textovú komunikáciu, aby zlepšili svoj pracovný tok. Dosahujú však želané výsledky?

Podstata komunikácie je porazená, ak sa správy neprenášajú efektívne. Ak sa chystáte prijať iba textovú komunikáciu, musíte zvážiť klady a zápory, aby ste vedeli, do čoho idete.

Na konci dňa chcete svojmu tímu poskytnúť všetky informácie, ktoré potrebuje, aby prosperoval. Čítajte ďalej, keď diskutujeme o dynamike textovej komunikácie medzi virtuálnymi tímami.

Čo je to iba textová komunikácia?

Iba textová komunikácia je proces komunikácie prostredníctvom písaných slov pomocou mobilného zariadenia. Zahŕňa SMS, chaty WhatsApp a e-mailovú komunikáciu.

Efektívna komunikácia zvyšuje motiváciu a angažovanosť zamestnancov. Sú inšpirovaní, aby dali zo seba maximum pri dosahovaní organizačných cieľov. Ak ich textové správy privedú do takého stavu mysle, je to vítaný vývoj.

Výhody textovej komunikácie na virtuálnom pracovisku

Popularita virtuálneho pracoviska v poslednom čase exponenciálne vzrástla. Organizácie sa nezaoberajú tým, že členovia tímu sú fyzicky prítomní v kancelárii, ale ich schopnosťou vykonávať prácu z akéhokoľvek miesta.

Okrem rôznych interných komunikačných nástrojov na spoluprácu využívajú iba textovú komunikáciu, aby zo svojich virtuálnych tímov vyťažili maximum.

Iba textová komunikácia zlepšuje pracovný tok vzdialených tímov nasledujúcimi spôsobmi:

1. Vytvorte dôveru

Dôvera na pracovisku je kľúčová. Uľahčuje efektivitu tímu vytvorením prostredia umožňujúceho spoluprácu na virtuálnom pracovisku.

Odoslanie textovej správy kolegom ukazuje určitú úroveň dôvery v ich úsudok. To tiež naznačuje vašu ochotu hľadať pomoc, zdieľať spätnú väzbu a diskutovať o problémoch s kolegami.

Len textová komunikácia má výrazný vplyv na tímový výkon. Dá sa to považovať za klinec, ktorý spája spoluprácu medzi vami a vašimi zamestnancami.

2. Ušetrite náklady

Jednotlivci a organizácie na celom svete hľadajú lacnejšie ekonomické možnosti. Virtuálna práca môže byť náročná kvôli finančným záväzkom a nedostatku správneho časového manažmentu vašich každodenných činností.

Textové správy sú lacné. Keď posielate textové správy pomocou aplikácií, ako sú WhatsApp a SMS, aby ste svoje správy doručili kolegom, zistíte, že je to lacnejšie a zaberie to menej času.

3. Vytvorte si pohodlie

Flexibilné načasovanie je jedným z tipy na efektívnu správu vzdialených tímov. Odosielanie textových správ vám dáva určitú slobodu, ktorú volanie neposkytuje. Umožňuje vám odpovedať na prijaté správy v čase, ktorý vám najviac vyhovuje.

Pri hovoroch ste pod tlakom reagovať v reálnom čase. Možno neodpoviete najlepšie. Textové správy vám na druhej strane poskytujú dostatok času na vytvorenie dobre premyslených odpovedí na prijaté správy.

4. Poskytnite súkromie a lepšiu dostupnosť

Aj keď sa práca rýchlo stáva virtuálnou záležitosťou, musíte mať istotu svojho súkromia. Iba textová komunikácia zaisťuje, že nebude narušené vaše súkromie.

Hluk v pozadí prerušuje význam správ. Je možné, že druhú osobu nepočujete jasne alebo vám chýbajú kľúčové body v jej správe. Textové správy spôsobujú, že hluk alebo nízka kvalita zvuku sú pre interakciu irelevantné.

Jednou z významných výhod textových správ je, že sú prístupné ľuďom so sluchovým postihnutím.

Súvisiace: Najlepšie nástroje internej komunikácie pre vaše pracovisko

Nevýhody textovej komunikácie na virtuálnom pracovisku

Iba textová komunikácia nie je bez obáv. Keď si budete užívať výhody uvedené vyššie, môžete na ceste zaznamenať niekoľko prekážok. Pre niektoré organizácie sú tieto úskalia narúšaním obchodov, ktoré znemožňujú iba textovú komunikáciu. Pozrime sa.

1. Slabá komunikácia

Personalizácia je dôležitá pri komunikácii, najmä so spolupracovníkmi. Veľa digitálnych nástrojov pomáha virtuálnym tímom zostať v spojení. Niektorým z týchto nástrojov však chýba personalizácia tradičných osobných interakcií na pracovisku.

Textovej komunikácii chýba reč tela, tón a iné neverbálne signály, na ktoré sa možno budete musieť spoľahnúť pre úspešný projekt. Absencia týchto prvkov zvyšuje pravdepodobnosť nesprávnej interpretácie.

Je tiež známe, že niektorí ľudia sú rezervovaní na používanie textových digitálnych kanálov kvôli stopám, ktoré zanecháva. Preto je veľmi nepravdepodobné, aby sa zúčastňovali na stretnutiach alebo voľne odpovedali na texty.

2. Nesprávna interpretácia

Pri odosielaní textových správ sa môže interpretácia správy príjemcom líšiť od zámeru odosielateľa. Správy môžu byť ľahko nepochopené alebo vytrhnuté z kontextu, pretože odosielateľ nie je k dispozícii, aby na mieste objasnil svoj zámer.

Pri prideľovaní úloh na virtuálnom pracovisku by si vedúci mali pamätať na negatíva, ktoré sa objavia, ako sú nedorozumenia, domnienky a nepredvídateľné závery. Keď sa členovia tímu cítia napadnutí správami, ktoré im boli zaslané, tlačia sa späť akýmkoľvek spôsobom, čo ovplyvňuje celkový výkon.

3. Neochota konať

Pracovná morálka sa medzi členmi tímu líši. Na virtuálnom pracovisku, kde majú vedúci tímov obmedzenú schopnosť presadzovať pokyny, niektorí zamestnanci nemusia brať iba textovú komunikáciu vážne. Ľudia môžu ignorovať žiadosti o textové správy alebo oneskoriť odpovede vo virtuálnom prostredí.

Definujte základ pre komunikáciu medzi členmi vášho tímu. Nastavte časové limity pre odpovede a odpovede, aby správy nezostávali príliš dlho.

4. Konflikt v generačných preferenciách

Používanie iba textu ako prostriedku komunikácie s virtuálnymi tímami odhaľuje priepasť medzi tým, ako generácie používajú rôzne komunikačné nástroje. Kým staršia generácia môže mať dobrý pocit z komunikácie tvárou v tvár, Millennials a Gen Z by radšej prijali alebo poslali textovú správu. Rozdiel v preferenciách môže brániť pracovnému postupu.

Zachovajte jednoduchú textovú komunikáciu

Mnoho problémov s virtuálnymi pracoviskami pramení z komunikačných prekážok v dôsledku tímov pracujúcich na oddelených miestach. To vedie k nižšej úrovni dôvery a vyššej úrovni konfliktov ako zamestnanci pracujúci spoločne.

Ako vedúci musíte zostať ostražití pri hodnotení práce členov tímu a poskytovaní priebežnej spätnej väzby na riešenie problémov. Skvelý spôsob, ako to dosiahnuť, je osvojiť si schopnosť komunikovať čo najjednoduchšie. Nenechávajte priestor pre nedorozumenia alebo domnienky pri písaní SMS správ. Povedzte to čo najjasnejšie, aby správu dostal každý bez toho, aby si lámal hlavu.

7 tipov a nástrojov na komunikáciu s klientmi a tímami v reálnom čase

Či už pracujete na plný úväzok alebo ste na voľnej nohe, vedieť, ako komunikovať o záležitostiach súvisiacich s prácou, vám pomôže udržať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Dozvedieť sa viac!

Prečítajte si ďalej

O autorovi