Ako používať iba textovú komunikáciu na zvýšenie efektivity virtuálnej práce

Virtuálne tímy nemajú slobodu komunikovať tvárou v tvár ako ich kolegovia v kancelárii. Na vzájomnú komunikáciu zo vzdialených miest sa spoliehajú na rôzne nástroje.

Kvôli rozdielom v miestach a časových pásmach nie sú telefonáty vždy najlepšie. Textové správy sú lepšou alternatívou, pretože členovia tímu môžu posielať správy kedykoľvek bez toho, aby sa navzájom obťažovali. Ale ani len textová komunikácia nie je dokonalá. Ak sa neberú do úvahy určité faktory, míňa sa to.

V tomto článku diskutujeme o tom, ako môžu virtuálne tímy efektívnejšie využívať iba textovú komunikáciu.

Ako textové správy zlepšujú komunikačné schopnosti

Textové správy prinášajú na komunikačný stôl iný pocit. Textová komunikácia zlepšuje komunikáciu dvoma hlavnými spôsobmi. Poďme sa na ne pozrieť.

Textová komunikácia zlepšuje komunikáciu dvoma hlavnými spôsobmi.

1. Zlepšite svoje zručnosti v čítaní a písaní

Používanie skratiek a emotikonov je trendom v textových správach, najmä pri neformálnych chatoch. Tento spôsob textovania vás odvedie od používania správnej angličtiny.

Keď komunikujete so svojím šéfom, spolupracovníkom alebo obchodným partnerom, nekomunikujete s nimi tak, ako by ste komunikovali so svojimi priateľmi alebo drahou polovičkou. Musíte písať v správnej angličtine, čo si vyžaduje úplné prečítanie a reštrukturalizáciu. To tiež pomáha udržiavať formálnejší tón v komunikácii.

2. Podporujte jasnú komunikáciu

Komunikácia len prostredníctvom textu tiež vytvára jasné komunikačné zručnosti. Pri komunikácii prostredníctvom textu ste nútení držať krok s vašou komunikáciou. Keďže váš zámer je na obchodné účely, nie je tu priestor na prehnané slová alebo vety.

7 tipov na používanie iba textovej komunikácie pre virtuálnu prácu

Keďže textové správy sú dôležitou súčasťou práce na diaľku, je dôležité pochopiť, ako ju ešte zefektívniť. Ak to urobíte nesprávnym spôsobom, váš tím utrpí komunikačné výpadky, ktoré narušia váš pracovný tok. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu urobiť správy jednoduchými a komplexnými.

1. Vyhnite sa používaniu skratiek

Bez ohľadu na to, ako blízko ste k svojim obchodným partnerom alebo kolegom, komunikácia s nimi by nemala byť neformálna. Používanie zbytočných skratiek alebo skratiek vo vašich správach zobrazuje neprofesionálny pohľad.

Pri správach nemusíte byť extrémne prísni, ale používanie skratiek ako „U“ namiesto „Vy“ v konverzácii súvisiacej s prácou je neetické. Pre väčšinu ľudí, ktorí očakávajú jednotné a štruktúrované textové správy, to môže byť hlavný problém.

2. Čiapky používajte primerane

Veľké písmená sú vhodné na určité účely pri písaní. Používanie veľkých písmen v celej vete je jedným z nich nástrahám, ktorým by ste sa mali pri posielaní SMS správ vyhnúť. Keďže sme zvyknutí čítať text s malými písmenami, nie je ľahké prečítať celý text veľkými písmenami.

Text s veľkými písmenami tiež dodá vašej správe ostrý podtón. Vyzerá to, že ste nahnevaní alebo kričíte na prijímač. Ak chcete uverejňovať príspevky na sociálnych sieťach, písanie textu veľkými písmenami spôsobuje, že vyzeráte ako hľadač pozornosti.

3. Dobre načasujte

Iba textová komunikácia vám dáva privilégium odpovedať na správu vo vhodnom čase. Nemalo by to však byť na úkor vášho prijímača.

Napríklad je nevhodné posielať textovú správu uprostred noci alebo v skorých ranných hodinách, pokiaľ vám výslovne nepovie, že to nie je problém. Na takýto druh správy by ste nemali očakávať rýchlu odpoveď. Všetky správy súvisiace s prácou je najlepšie posielať počas pracovnej doby.

4. Vyhnite sa dlhým vetám

Najkvalitnejšie napísaná gramatika nudí, ak je príliš dlhá bez prerušovania odsekov. Rozsah pozornosti ľudí môže byť nižší ako u zlatej rybky. Objemná textová správa ich môže prinútiť prehliadať obsah namiesto toho, aby ho čítali.

Skimming môže spôsobiť, že vynechajú dôležité detaily v správe, čo zmení váš zámer ako odosielateľa.

5. Emojis používajte iba v prípade potreby

Emoji nie sú zlé. V skutočnosti majú pozitívne ovplyvnili spôsob, akým komunikujeme. Emoji vám pomôžu vhodne vyjadriť určité emócie.

Pri odosielaní textu súvisiaceho s prácou nemusíte úplne eliminovať používanie emotikonov vo svojom texte. Namiesto toho by ste mali vedieť, kedy je vhodné ich použiť, aby ste nevyvolali nesprávny dojem. Ak si nie ste istí, kedy ich použiť, vynechajte ich.

6. Nevytvárajte si domnienky

V textových správach existuje tendencia predpokladať, kedy a ako príjemca odpovie na vašu správu. Ak to urobíte, môže to negatívne ovplyvniť vašu náladu, pretože ich reakcia môže byť úplne odlišná.

Bez ohľadu na to, ako neskoro váš prijímač odpovie, nikdy nepredpokladajte, čo si myslí. Počkajte, kým sa vám ozve. Ak je to naliehavé, môžete poslať pripomienku.

7. Skontrolujte svoju správu

Neponáhľajte sa stlačiť tlačidlo „odoslať“ bez toho, aby ste museli skontrolovať svoju správu. Je veľmi ľahké nevšimnúť si drobné chyby vo svojom písaní, takže si nájdite čas na zachytenie a opravu pravopisných a gramatických chýb.

Vyriešenie problémov spôsobených nekvalitne napísanou SMS, chatom alebo e-mailom zaberie viac času, ako ich správne vyriešiť na prvý raz. Už vás nebaví manuálne čítať správy? Gramaticky je v tomto smere veľmi nápomocný.

3 najlepšie textové komunikačné nástroje, ktoré môžete použiť

Rastúca popularita práce na diaľku zaznamenala v posledných rokoch zavedenie niekoľkých nástrojov pracovného toku. Niektoré z týchto nástrojov odvádzajú skvelú prácu tým, že dávajú virtuálnym tímom možnosť prosperovať pri ich práci s iba textovou komunikáciou. Poďme sa pozrieť na niekoľko z nich.

Slack, primárne aplikácia na odosielanie správ pre podniky, umožňuje členom tímu stretávať sa pod jednou strechou na pracovné účely. Ponúka možnosť individuálnej komunikácie medzi dvoma členmi, ako aj skupinovej komunikácie s tromi a viacerými členmi.

Ak pracujete na projektoch s niekoľkými vybranými ľuďmi, môžete obmedziť komunikáciu medzi týmito ľuďmi vo vyhradenom priestore nazývanom kanály. Členovia v miestnosti môžu voľne komunikovať bez obáv o prístup ostatných členov tímu k ich správam.

Microsoft Teams je nástroj pracovného toku založený na čete pre obchodnú komunikáciu. Vhodný pre virtuálne tímy umožňuje členom tímu spolupracovať na úlohách s možnosťou zdieľať pracovné súbory a dokumenty.

S ohľadom na rôzne komunikačné potreby virtuálnych tímov môžu členovia tímu chatovať medzi sebou individuálne a tiež chatovať v skupine pri spolupráci na projektoch. Členom tímu možno poskytnúť rôzne úrovne prístupu na základe ich zapojenia do projektov.

Basecamp je online komunikačný a pracovný nástroj. Dobrá voľba pre virtuálne tímy, umožňuje tímovú spoluprácu pomocou iba textovej komunikácie.

Úlohy môžete delegovať na konkrétnych pracovníkov a komunikovať s nimi individuálne. V rovnakom duchu môžu členovia tímu spolupracovať na úlohách a otvorene komunikovať s každým v slučke toho, čo sa deje. Ponúka tiež pripomenutia úloh, ktoré poháňajú spoluhráčov k dodržiavaniu termínov.

Zamerajte sa na dôležité informácie pomocou textovej komunikácie

Odpovedanie na množstvo telefónnych hovorov súvisiacich s prácou zaberá váš čas viac, než si myslíte. O neproduktívnych veciach sa nakoniec rozprávate dlho po tom, ako vám bola správa odovzdaná.

Pri iba textovej komunikácii píšete len dôležité detaily, ktoré sú potrebné. Každý dostane informácie, ktoré potrebuje, aby bol v práci efektívny. Je tu malý alebo žiadny priestor na nedorozumenie, pretože slová sú jasne napísané, aby ich všetci videli.

Výhody a nevýhody používania iba textovej komunikácie na virtuálnom pracovisku

Sú textové komunikačné nástroje tým správnym riešením pre vaše pracovisko? Tu je niekoľko výhod a nevýhod, ktoré je potrebné zvážiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi