Ako archivovať položky v Notion

Možno ste si všimli, že Notion, na rozdiel od niektorých iných softvérov na riadenie projektov, neobsahuje možnosť archivácie. To však neznamená, že to nemôžete urobiť.

V skutočnosti existuje mnoho spôsobov, ako si môžete uložiť predchádzajúce úlohy a projekty bez toho, aby ste museli prepínať na iný softvér. V tomto článku vás prevedieme tromi možnosťami, no najprv si povieme, prečo je archivácia dôležitá.

Prečo by ste mohli chcieť archivovať položky v Notion

Niektorí radi používajú minimalistický prístup k správe projektov a úloh a vymazávajú položky, keď ich dokončia. Iní radi držia poznámky pri každom projekte, ktorého sa kedy dotkli.

Oba prístupy sú v poriadku. Mnohí by však pravdepodobne súhlasili s tým, že je jednoduchšie pracovať so softvérom bez neporiadku.

Na druhej strane, hľadať staré poznámky k projektu, aby ste si uvedomili, že ste ich vymazali, nie je nikdy zábavné. Tu prichádza vhod archivácia.

Keď archivujete položku, zbavujete sa vecí, ktoré už nie sú aktuálne, no stále k nim máte prístup pre prípad, že by ste ich neskôr potrebovali.

Ak vás zaujíma, prečo si niekto môže chcieť ponechať staré informácie, predchádzajúce poznámky k projektu a údaje môžu byť mimoriadne užitočné pri plánovaní vašich ďalších projektov. Môžete ho tiež použiť na riešenie problémov, ak sa vyskytne problém, alebo zdieľať podrobnosti s ostatnými, ktorí by mohli mať neskôr otázky týkajúce sa procesu alebo výsledku.

Súvisiace: Ako začať s pojmom: Základné tipy a triky

Vedenie záznamov o vašej práci vám navyše môže pomôcť aj v iných oblastiach, ako je napríklad stanovovanie cieľov, písanie prípadových štúdií alebo prezentácia vašej práce pri kontrole výkonu.

1. Archivujte svoje položky odstránením

Jeden spôsob, ako môžete archivovať svoje položky pojem je zmazať ich. Aj keď to môže znieť natrvalo, všetko, čo v aplikácii odstránite, pôjde do koša skôr, ako sa ho rozhodnete definitívne zbaviť.

Ak chcete nájsť položky v koši, otvorte ho kliknutím na ikonu v ľavom dolnom rohu. Zobrazí sa panel, kde môžete použiť vyhľadávací panel v hornej časti alebo sa posúvať v zozname, aby ste našli to, čo hľadáte.

Majte na pamäti, že táto metóda môže fungovať lepšie pre niekoho, kto veľa nearchivuje.

Jednou z hlavných nevýhod tejto metódy je, že položky a stránky bude ťažké nájsť, ak ich máte viacero s rovnakým názvom. Je to tiež miesto, kde ide všetko, nielen dôležité veci, takže ak si presne nepamätáte názov, budete toho musieť veľa prebrať.

A čo viac, nemôžete preusporiadať alebo usporiadať svoj odpadkový kôš okrem prepínania medzi nimi všetky strany a na aktuálnej stránke. Toto je však najrýchlejší spôsob archivácie položiek, ak hľadáte okamžité riešenie.

Ak máte obavy z náhodného vymazania všetkého v koši, Notion vám umožňuje vymazať iba jednu položku naraz. Okrem toho sa vás pred dokončením akcie opýta, či ste si istý.

2. Vytvorte stránku všeobecného archívu v aplikácii Notion

Ak svoje položky nechcete posielať do koša, môžete si vytvoriť všeobecnú stránku archívu, ktorá bude fungovať ako univerzálna stránka. To bude obsahovať všetko, čo si chcete nechať na neskôr, bez ohľadu na tému.

Ak ho chcete vytvoriť, kliknite Nová stránka v ľavom dolnom rohu a podľa toho pomenujte svoj archív. Potom nájdite položku alebo stránku, ktorú tam chcete poslať, a vyberte tri bodky, ktoré chcete zobraziť menu možností.

Vyberte Presunúť do v ponuke možností a vyberte si stránku archívu zo zoznamu. Položka zmizne a teraz ju nájdete vo svojom archíve.

Keďže Notion tieto položky neumiestňuje za vás, budete ich musieť presunúť myšou tam, kde ich chcete umiestniť. Ak chcete rýchlejšie nájsť svoje archivované položky, skúste na stránku umiestniť nejaké hlavičky a podľa toho ich usporiadať.

Ak to pomôže, môžete farebne odlíšiť svoje názvy a uvedené stránky, aby ste ich našli ešte rýchlejšie. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať jeden alebo viacnásobné podržaním klávesu Shift, kliknúť pravým tlačidlom myši, vybrať farbu a vybrať požadovaný odtieň zo zoznamu.

Okrem iného má Notion rozsiahle možnosti prispôsobenia dôvodov, urobte to jedným z najlepších. Majte na pamäti, že pokiaľ ide o organizáciu vašej stránky, neexistuje nič správne alebo nesprávne, pokiaľ vám to funguje.

3. Archivovať na stránke v Notion

Ak existuje stránka, ktorú často používate, možno budete chcieť vytvoriť archív na stránke, ktorý vám pomôže sledovať staré položky. Týmto spôsobom môžete jednoducho pretiahnuť položky, ktoré chcete uložiť na neskôr, a všetky budú súvisieť s rovnakou témou.

Ak to chcete urobiť, umiestnite kurzor vedľa názvu stránky na bočnom paneli a vyberte ikonu plus, čím rýchlo pridáte novú stránku na spodok aktuálnej stránky.

V opačnom prípade môžete stlačením lomky na klávesnici vyvolať príkazy a pridať novú stránku. Pomocou príkazov sa dostanete priamo na novú stránku, takže môžete pridať šablónu alebo ho začnite prispôsobovať.

Teraz všetko, čo musíte urobiť, je presunúť položky do archívu tak, že na ne kliknete kurzorom a potiahnete ich cez stránku archívu. Budete vedieť, že to pôjde, keď blok stránky zvýrazní inú farbu.

Podobné ako Presunúť do veci, ktoré presuniete, nebudú v poriadku, keď ich vložíte. Je však rýchle organizovať položky pod hlavičkami, kde môžete zoskupovať podobné projekty.

Súvisiace: Užitočné navigačné funkcie v predstave, aby ste mali poriadok

Ďalšie návrhy na usporiadanie starých údajov môžu byť abecedne alebo podľa dátumu. Môžete to dokonca skúsiť zoradiť do tabuľky namiesto zoznamu. Všetko závisí od typu údajov, s ktorými pracujete, a od toho, čo je pre vás najlepšie.

Udržte si poriadok v poňatí s archiváciou

Teraz, keď máte niekoľko možností na archiváciu v Notion, je čas začať s čistením stránok – alebo prehrabávať sa v odpadkovom koši, kde nájdete dôležité údaje, ktoré možno budete chcieť uložiť inde. Skrytím projektov a úloh, ktoré momentálne nie sú relevantné, budete môcť rýchlejšie nájsť položky, ktoré hľadáte, a zároveň obmedziť rozptýlenie.

Notion je skvelé miesto na organizovanie všetkých vašich osobných a pracovných úloh a projektov vďaka jednoduchému prispôsobeniu a rozsiahlym funkciám. Aj keď nemá vstavaný archivačný systém, jeho všestrannosť vám uľahčuje vytváranie vlastného riešenia.

100+ klávesových skratiek Notion pre Windows a Mac

Notion je vynikajúci pracovný priestor typu všetko v jednom. Naučte sa navigovať a používať ho ako profesionál pomocou týchto šikovných klávesových skratiek.

Prečítajte si ďalej

O autorovi