Ako viesť úspešné úvodné stretnutie projektu

Úvodné stretnutia projektu sú ideálnou príležitosťou, ako dostať všetkých členov tímu na rovnakú vlnu a pracovať na spoločnom cieli. Preto by mali byť dobre pripravené a premyslené, pretože vám pomôžu vyťažiť z vašej diskusie s klientom maximum.

V tomto článku sa podelíme o niekoľko tipov a nástrojov, ktoré vám pomôžu zorganizovať úspešné úvodné stretnutie s vaším tímom.

Čo je úvodné stretnutie projektu?

Úvodné stretnutie projektu je miesto, kde sa projektový manažér stretne s tímom a niekedy aj s klientom, aby predstavili ciele projektu, vysvetlili, ako sa dosiahnu, a prehodnotili úlohy každého. Zvyčajne sa koná na úplnom začiatku nového projektu, hoci môže byť vhodné uskutočniť ho neskôr v procese, ak sa objavia nové prekážky alebo otázky.

Tento typ stretnutia vám pomôže začať váš nový projekt na pevných základoch tým, že vám jasne oznámi, čo sa očakáva, ako sa bude merať pokrok a aké úskalia vás môžu čakať. Celkovo vzaté, nastavuje kurz hladkej projektovej spolupráce so všetkými zainteresovanými stranami.

Výhody úvodného stretnutia projektu

Ako už bolo spomenuté vyššie, úvodné stretnutia projektu sú príležitosťou, ako každého zosúladiť s víziou vášho projektu a jeho rolami v ňom. Nasledujú niektoré ďalšie významné výhody úspešného úvodného stretnutia:

• Projekty fungujú efektívnejšie, keď všetci členovia tímu rozumejú svojim povinnostiam.
• Úvodné stretnutia vám ukážu, ako ďaleko je váš tím v chápaní toho, čo bude projekt zahŕňať. To vám môže pomôcť identifikovať všetky potenciálne problémy, ktoré môžu na ceste nastať.
• Úvodné stretnutia pomáhajú budovať vzťah medzi vami a vaším klientom tým, že na začiatku procesu dostanú všetkých na rovnakú úroveň.
• Včasné naplánovanie všetkého znižuje pravdepodobnosť zmien, ktoré môžu spôsobiť potenciálne oneskorenia neskôr počas projektu.
• Váš klient bude mať príležitosť poskytnúť cennú spätnú väzbu a nápady skôr, ako zajde príliš ďaleko do životného cyklu projektu.
• Úspešné úvodné stretnutie projektu zvyšuje pravdepodobnosť dodržania rozpočtu a harmonogramu.

5 tipov na úspešné začatie projektu

Pri príprave úvodného stretnutia projektu je potrebné vykonať niekoľko základných krokov:

1. Vytvorte si agendu

Vaša agenda dáva schôdzi jasný smer, ktorým sa má uberať, a preto je dôležité si ju vytvoriť a distribuovať pred úvodnou schôdzou. Plánovanie programu vopred vám pomôže zostať sústredený a na úlohu.

Môžete použiť aplikáciu na písanie poznámok, napr Evernote vytvoriť plán schôdze, ku ktorému budú mať prístup všetci členovia. Môžete začať od nuly alebo ušetriť čas použitím jedného z nich šablóny stretnutí.

Po zvládnutí základov pridajte všetky relevantné podrobnosti o projekte, vrátane trvania stretnutia a predsedu (projektového manažéra). Hoci to bude závisieť od konkrétneho projektu, na ktorom pracujete, tu je niekoľko všeobecných nápadov, ktoré je potrebné zvážiť:

• Pozdrav a predstavenie
• Jasné vysvetlenie toho, čo plánujete dosiahnuť počas úvodného stretnutia
• Účel projektu
• Rozsah projektu
• Obmedzenia súvisiace s časom a rozpočtom
• Aktuálne známe riziká
• Zoznam výstupov
• Otvorená diskusia a otázky.

2. Pozvite správnych ľudí

V tejto fáze sa chcete zamerať na pozvanie všetkých kľúčových zainteresovaných strán. Avšak vo vašej túžbe dostať loptu do pohybu by ste mohli byť v pokušení pozvať každého, kto má s projektom niečo čo i len vzdialene súvisiace. To si môže vyžiadať daň na vašom stretnutí, pretože riadenie veľkého davu bude náročnejšie. Mali by ste zahrnúť iba členov tímu, ktorí zohrávajú úlohu v projekte (a môžu poskytnúť cenné informácie).

Účastníkov stretnutia môžete pozvať e-mailom alebo ešte lepšie prostredníctvom nástroj internej komunikácie Páči sa mi to Slack. Tento nástroj môžete použiť na vytvorenie kanála (skupiny), ktorý budete používať na zdieľanie programu stretnutia a iných relevantných dokumentov, aby si ich každý mohol pred stretnutím prejsť.

3. Urobte schôdzu interaktívnou

Udržujte svoje úvodné stretnutie interaktívne poskytnutím otvorenej platformy na vyjadrenie nápadov alebo návrhov. Cieľom je zabezpečiť, aby sa každý aktívne zúčastnil stretnutia. Tu je niekoľko nápadov, čo by ste mohli urobiť:

• Skupinové brainstormingy: Najlepšie to funguje, ak má viacero členov tímu podobnú odbornosť. Autor: spoločné brainstormingové nápady, môžete rýchlo stavať na svojich znalostiach a vyvíjať kreatívne riešenia, ktoré dláždia cestu k úspechu.
• Striedajte sa v predsedníctve schôdze: Aj keď je ideálne, aby úvodné stretnutie uľahčil projektový manažér, predsedov môžete striedať, aby ste nestratili pozornosť ľudí. Umožňuje každému striedať sa pri vedení konkrétnych aspektov programu stretnutia alebo pri prezentáciách, čo môže tímu pomôcť cítiť sa viac zapojený do projektu.
• Požiadajte o spätnú väzbu: Vždy, keď prezentujete niečo nové, opýtajte sa účastníkov, či k tomu majú nejaké otázky, aby sa k tomu na stretnutí vyjadrili všetci. Môžete tiež využiť túto príležitosť a objaviť ďalšie myšlienky alebo obavy, ktoré by mohli mať že neistoty sa časom nehromadia – primárna príčina frustrácie medzi ľuďmi zapojenými do a projektu.

Tieto interaktívne techniky zabezpečia, že všetky vaše zainteresované strany sa aktívne zapoja do úvodného stretnutia.

4. Ujasnite si úlohy a zodpovednosti

Za predpokladu, že každý rozumie celému projektu a tomu, ako doň zapadá, ďalším krokom by bolo definovať ich úlohy a zodpovednosti. Využite túto príležitosť na zopakovanie predchádzajúcich diskusií o tom, čo od seba všetci očakávajú. Môžete použiť online nástroj napr Asana vytvoriť kontrolné zoznamy, aby každý videl, za ktoré úlohy je zodpovedný.

Môžete začať priraďovaním akčných položiek, ktoré je potrebné dokončiť v dohodnutom termíne, a potom ich rozdeliť medzi členov tímu. Usporiadajte tieto činnosti podľa priority, pričom najdôležitejšie úlohy sú uvedené ako prvé. Týmto spôsobom môžete zabezpečiť dodržanie termínov bez toho, aby ste museli ľudí príliš naťahovať.

5. Pridajte zhrnutie stretnutí do svojej internej Wiki

Po skončení stretnutia premeňte svoje poznámky na dobre usporiadaný dokument, aby ste si uľahčili budúce referencie. Môžete použiť svoj interná wiki ako online úložisko, ku ktorému má jednoduchý prístup každý v projekte.

Týmto spôsobom môžete vždy odkazovať na poznámky zo schôdze vždy, keď sa vyskytnú otázky o niečom, čo sa týka úvodnej relácie. Svoju wiki môžete tiež použiť na pridávanie aktualizácií počas životného cyklu projektu.

Nastavte správny tón pre celý projekt úvodným stretnutím

Úvodné stretnutie je dôležitým krokom v každom projekte, pretože udáva tón pre celý životný cyklus projektu a vedie všetkých zúčastnených rovnakým smerom.

Môžete využiť tipy a nástroje uvedené vyššie, aby ste dostali všetky svoje zainteresované strany na rovnakú stránku a pripravili pôdu pre produktívny pracovný postup.

6 jednoduchých spôsobov, ako zvýšiť produktivitu vašich stretnutí

Ak chcete vedieť, ako viesť úspešné tímové stretnutie, pozrite si týchto 6 základných rád, ktoré by ste mali dodržiavať.

Prečítajte si ďalej

O autorovi