3 dôvody, prečo by ste mali merať svoju produktivitu

Niekedy je ľahké mať pocit, že ste toho za deň veľa nestihli, aj keď tvrdo pracujete. Možno si však neuvedomujete, koľko toho v skutočnosti robíte, ak si nerobíte žiadne poznámky o spôsobe, akým trávite svoj produktívny čas.

V tomto článku vás prevedieme tým, prečo je meranie vašej produktivity užitočné, a niekoľko príkladov toho, ako si môžete vytvoriť jednoduchý zoznam úloh vo viacerých typoch softvéru.

3 dôvody, prečo by ste mali merať svoju produktivitu

Existuje niekoľko dôvodov, prečo je meranie vašej produktivity prospešné. Nielenže vám to pomôže vedieť, kde sa nachádzate s vašimi dôležitými úlohami, ale pomôže vám to aj s motiváciou a celkovou skúsenosťou s plánovaním dňa.

Meranie vašej produktivity začína vedením jednoduchého denného zoznamu úloh, ktorý si vytvoríte nasledujúce ráno alebo ráno, ale neobmedzuje sa len na položky v ňom uvedené. V ideálnom prípade sa budete držať zoznamu, ktorý ste si vytvorili, nie je však nezvyčajné, že vás odíde nová úloha, na ktorú ste upozornili.

Aj keď novú úlohu dokončíte skôr, ako ju zaradíte do svojho zoznamu úloh, poznačte si ju tam. Získate tak lepší obraz o tom, akým úlohám trávite čas.

Tu sú tri dôvody, prečo je vedenie takéhoto zoznamu užitočné.

1. Uvidíte, že máte veci hotové

Napísanie zoznamu úloh vám nielen pomôže sústrediť sa na priority dňa, ale budete mať aj spôsob, ako si pri odškrtávaní položiek dokázať, že veci robíte.

V žiadnom prípade nejde o preteky v tom, koľko si dokážete odškrtnúť. Navyše budete vedieť, že ste svoje dôležité úlohy zbavili cesty – alebo aspoň prispeli k väčšej úlohe riešenie niektorých akčných položiek.

Súvisiace: Microsoft To Do vs. Taskade: Ktorý nástroj na správu úloh je lepší?

Nielenže sa na konci dňa budete cítiť lepšie, ale môže vás aj motivovať vidieť, čo ste dosiahli predchádzajúci deň, a udržať si tempo.

2. Môžete si stanoviť lepšie ciele

Každý cieľ musí byť merateľný. Ak však nemáte základnú líniu, nebudete vedieť, kde začať.

Zapísaním svojich úloh a sledovaním toho, čo ste dosiahli, dáte svojej produktivite mernú jednotku – počet dokončených úloh. Pomocou tohto čísla môžete získať lepšiu predstavu o tom, koľko úloh môžete v priemere urobiť za deň, čo je vaša základná hodnota.

Odtiaľ si môžete nastaviť realistickejší cieľ alebo denný počet úloh a upravovať ich podľa potreby nahor alebo nadol.

3. Budete vedieť, kedy je čas na prestávku

Niekedy je ťažké vedieť, kedy odložiť prácu, projekt alebo štúdium. Tým, že si každý deň určíte stanovený počet úloh, budete vedieť, kedy je čas na prestávku.

To neznamená, že ich musíte dokončiť všetky. V skutočnosti, expertka na produktivitu Ivy Lee odporučil, aby skupina vedúcich pracovníkov dokončila šesť úloh denne a čokoľvek nestihli, mali sa jednoducho presunúť na ďalší deň a urobiť z toho najvyššiu prioritu.

Súvisiace: Ako optimalizovať svoj zoznam úloh, aby ste boli efektívnejší

Jeho metóda tiež nenaučila výkonných pracovníkov, aby pokračovali v pridávaní do zoznamu, keď dokončili svojich šesť denných úloh. Urobiť to by bolo podobné, ako keby ste raz posunuli cieľovú čiaru, kým si dovolíte osláviť svoje víťazstvo.

Poznáte svoju pracovnú náplň lepšie ako ktokoľvek iný. Aj keď ste len čiastočne v zozname, budete môcť lepšie posúdiť, či by ste mali tlačiť cez jednu ďalšiu, alebo ak ste toho urobili dosť, a po niektorých môžete pokračovať tam, kde ste prestali veľmi potrebný odpočinok.

Ako rýchlo zmerať produktivitu v softvéri na spracovanie textu

Tento príklad zobrazuje stránky Apple. Na spustenie však nepotrebujete špecifický softvér, ako to urobí každý textový procesor.

Začnite vytvorením nového dokumentu a jeho zodpovedajúcim názvom. Pridajte dátum tučným písmom, aby vynikol, a napíšte svoje úlohy do bodového formulára.

Pri dokončovaní úloh zmeňte nejakým spôsobom formátovanie, aby ste vedeli, že ste ich dokončili – napríklad prečiarknutím textu alebo zmenou farby.

Všetky nedokončené úlohy môžete skopírovať a prilepiť na začiatok zoznamu na nasledujúci deň. Môžete tiež vystrihnúť a prilepiť, ak nechcete vidieť nedokončené úlohy, ale môže byť pre vás užitočné sledujte aj tieto, aby ste mohli upraviť svoj cieľ a zistite, aké typy úloh môžete nájsť viac náročné.

Ak zistíte, že ste úlohu presunuli viac ako raz, možno budete musieť prísť so spôsobom, ako to urobiť, ako napr. zjesť žabu metóda, pri ktorej sa vyzvete, aby ste najprv zbavili náročnejších alebo menej žiaducich úloh.

Niekoľko príkladov merania vašej produktivity v inom softvéri

1. pojem

Tu je príklad toho, ako by mohol vyzerať váš denný zoznam úloh v Notion. Tento zoznam používa blok zoznamu úloh Notion, ktorý vám dáva políčka, ktoré môžete zaškrtnúť pri dokončovaní položiek. Softvér pri tom automaticky preškrtáva položky za vás.

2. ClickUp

Môžete tiež použiť jednoduchý zoznam v ClickUp, ktorý vám pomôže merať vašu produktivitu. Zoznam v príklade používa dni v týždni ako skupiny a keď dokončíte položky, prejdú do kompletný skupiny, aby ste stále videli všetko, čo ste urobili.

Na tento účel pomocou dátum uzavretia vám pomôže sledovať, v ktorý deň ste dokončili položku.

3. Tabuľkový hárok

Jednoduchá tabuľka je ďalším spôsobom, ako si môžete udržať prehľad o svojej produktivite, a to ako slovná hračka. V tomto príklade by ste použili jeden súbor na celý mesiac. Každá karta zobrazuje týždeň v rámci daného mesiaca a každý stĺpec predstavuje deň v týždni.

Tabuľky ako Tabuľky Google ponúkajú začiarkavacie políčka, vďaka ktorým bude označovanie položiek hračkou.

Sledujte svoju produktivitu

Meranie vašej produktivity vám pomôže pociťovať menej stresu z vecí, ktoré ste neurobili, pretože sami sebe ukazujete, že robíte pokroky. Umožní vám tiež stanoviť si lepšie ciele a vedieť, kedy je čas si oddýchnuť.

Našťastie to nemusí byť príliš komplikované a možno už máte softvér, ktorý potrebujete, aby ste mohli začať.

5 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu a urobiť viac za kratší čas

Chcete zvýšiť svoju produktivitu a urobiť viac za kratší čas? Tu je niekoľko účinných spôsobov, ktoré môžete použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi