9 najlepších spôsobov, ako používať aplikácie Google Workspace na správu ľudských zdrojov

Práca HR manažéra alebo výkonného pracovníka by vás mohla zaskočiť, pretože na vašom zozname úloh je veľa úloh. Okrem toho si mnohé úlohy vyžadujú ovládanie viacerých softvérových okien/webových stránok, v dôsledku čoho sa budete cítiť vyčerpaní alebo stratíte produktivitu.

Ak by ste však mohli preniesť všetky svoje úlohy riadenia ľudských zdrojov do jedného pracovného priestoru, výrazne to zvýši váš pracovný tok a produktivitu. Čítajte ďalej a zistite, ako vám to môžu umožniť aplikácie Google Workspace.

1. Správne zdokumentujte popisy úloh

Ako náborový manažér alebo HR spolupracovník môže byť nábor správneho kandidáta na voľné miesto náročný. Pracovný postup náboru začína vytvorením dokumentu s popisom práce.

Môžete skombinovať Dokumenty Google a Formuláre, aby ste vytvorili víťazný popis práce a prilákali tých správnych kandidátov. Dokumenty vám umožňujú rozvíjať obsah prostredníctvom spolupráce v reálnom čase, zatiaľ čo Formuláre sú výkonným nástrojom na zhromažďovanie očakávaní od operácií, ako sú zručnosti, kvalifikácie, portfólio atď.

Prostredníctvom vytvárania obsahu v službe Dokumenty Google v reálnom čase môžete pridávať spätnú väzbu a komentáre k obsahu popisu práce, ktorý vytvorí člen HR tímu. Náborový tím tak môže vytvárať požadovaný obsah rýchlejšie bez čakania na súhlas nadriadeného.

2. Staňte sa súčasťou viacerých kariérnych veľtrhov naraz

Ako HR manažér je ťažké zúčastniť sa každého kariérneho veľtrhu, ktorý sa koná na celom svete. Vášmu tímu by to spôsobilo obrovské výdavky a tiež nemôžete byť na dvoch miestach súčasne. Tu môžete využiť výkonné funkcie online konferencií služby Google Meet.

Na veľtrhy fyzickej kariéry môžete najať akéhokoľvek miestneho agenta manažmentu udalostí, aby sa zúčastnil veľtrhu vo vašom mene, zatiaľ čo na podujatí môžete virtuálne pohovoriť s akýmkoľvek potenciálnym kandidátom.

Súvisiace: Čo je Google Meet a ako funguje?

Funkcie služby Google Meet, ako je nahrávanie, zdieľanie obrazovky, prezentácia na tabuľu a živé zobrazovanie, vám pomôžu vybrať správneho uchádzača o prácu.

Keďže Google Meet prichádza s funkciou neobmedzeného počtu účastníkov, vy alebo váš náborový manažér môžete pohovoriť s tisíckami kandidátov na rôznych kariérnych veľtrhoch z celého sveta.

3. Zefektívnite rozhovory prostredníctvom spolupráce

Keďže váš náborový tím potrebuje obsadiť rôzne pracovné pozície, musí riadiť množstvo kandidátov na tieto rôzne pozície. Okrem toho sa tento proces stáva zložitejším, keď viacerí anketári potrebujú v priebehu niekoľkých dní komunikovať s jedným kandidátom.

Google Workspace Aplikácie ako Tabuľky, Dokumenty a Kalendár vám umožnia vyhnúť sa nejasnostiam a zbaviť sa neporiadku zjednodušením celého procesu. V Tabuľkách môžete vytvoriť databázu s menom kandidáta, jeho životopisom, menom anketára s dokumentom s komentármi a rozvrhmi kalendára.

Každý anketár pristúpi k určenému dokumentu počas pohovoru podľa harmonogramu a zanechá si poznámky. Teraz má váš náborový tím všetko, čo potrebuje na to, aby posunul kandidáta na ďalšiu úroveň jednoduchým preskúmaním databázy.

4. Zabezpečenie integrity online testovania

Svoje online skúšky na pohovor si môžete zvoliť prostredníctvom Google Meet. Jeho funkcia zdieľania obrazovky vám umožní vidieť celú obrazovku zariadenia a každé okno, ktoré kandidát navštívi.

Ak teda nemáte možnosť kúpiť si špecializované aplikácie na proktorovanie, použite Formuláre Google na vytvorenie výkonných kvízov a dohliadajte na skúšku prostredníctvom služby Google Meet.

Tiež nemusíte byť pri tom, keď sa kandidáti pokúšajú o kvíz. Prepnite reláciu Google Meet do režimu nahrávania a pri hodnotení príspevkov skontrolujte nahrané videá.

5. Urobte z rozhovorov prehľadné

Pohovory môžete úspešne viesť vykonaním všetkých hodnotení v počiatočnej fáze, než čakaním na opätovné posúdenie kandidáta vo vašej kancelárii.

Tento proces je výhodný pre pracovné pozície, ktoré prichádzajú s online demonštráciami zručností, ako je kódovanie, písanie obsahu, grafický dizajn, dizajn webových stránok atď.

Súvisiace: Najlepšie kariérne príležitosti na diaľku, ktoré by ste mali zvážiť

Môžete bez námahy zdieľať výzvu na kódovanie alebo úlohu písania v Dokumentoch Google a zároveň si v reálnom čase preverovať schopnosti riešenia problémov a myšlienkové procesy.

Počas praktickej demonštrácie zručností môžete dokonca klásť otázky, aby ste zmerali ich hlboké znalosti. Počas stretnutia vám Google Meet pomôže sledovať pokrok kandidáta.

6. Sledujte a publikujte stavy opýtaných

Zistíte, že Tabuľky Google sú skutočne užitočné na presné sledovanie stavov účastníkov rozhovoru. V scenároch s veľkým objemom náboru veľa náborových tímov čelia častému problému viesť viackrát pohovor s tým istým kandidátom, pretože im v tíme chýbajú aktualizácie v reálnom čase.

Môžete vytvoriť a navrhnúť výkonnú tabuľkovú databázu, ktorá bude obsahovať najmenšie podrobnosti o stave kandidáta. Zdieľajte hárok s chráneným zobrazením, aby príslušné zdroje mohli zobraziť iba stav a vyhnúť sa duplicitným rozhovorom.

Na zverejnenie stavu kandidáta môžete použiť aj Webové stránky Google, aby si uchádzači mohli jednoducho online skontrolovať fázu svojej žiadosti o zamestnanie. Vyhnete sa tak manuálnemu odosielaniu e-mailov každému kandidátovi.

7. Virtuálny onboarding

Nábor nových zamestnancov je kľúčovou udalosťou, ktorá umožňuje zamestnancovi spoznať vaše zásady a postupy. Novoprijatých jednotlivcov môžete pohodlne zaradiť prostredníctvom Webových stránok Google na pracovné pozície na diaľku alebo na mieste.

Vytvorte novú stránku na registráciu zamestnancov a strategicky umiestnite všetky školiace zdroje, pokyny pre zamestnancov a prístup k úložisku formuláre žiadostí, postupy pre prístup k aplikácii na správu projektov/komunikáciu atď., aby noví účastníci mohli začať rýchlejšie.

Na webovú stránku môžete tiež nahrať kľúčové videá, aby ste sa vyhli vytváraniu virtuálnych stretnutí medzi zainteresovanými stranami a novými účastníkmi.

8. Skladujte a distribuujte školiace materiály

Disk Google môžete začať používať na ukladanie a distribúciu školiacich materiálov. Namiesto manuálneho sledovania aktualizácií učebných osnov alebo učebných materiálov nechajte Google automatizovať túto prácu za vás.

Vytvorte si na svojom účte Disku Google priestor na zdieľanom disku a pozvite inštruktorov, aby upravovali, a stážistov, aby si prezreli zdroje. Vždy, keď vyučujúci vykoná akékoľvek zmeny v Dokumentoch, Tabuľkách alebo Prezentáciách, spoločnosť Google odošle e-mailové upozornenie všetkým účastníkom.

Vaši inštruktori vám môžu poskytnúť konštruktívnu spätnú väzbu k novým školiacim materiálom, zatiaľ čo účastníci sa vždy učia z najnovších zdrojov.

9. Vyškolte vzdialený alebo kancelársky tím

Google Meet môžete použiť na školenie tímu kancelárie a vzdialeného tímu. Nemusíte teda investovať do dvoch samostatných školiteľov, pretože jeden školiteľ môže riadiť všetkých školiteľov prostredníctvom stretnutí na diaľku.

Využite funkciu nahrávania Google Meet na uloženie tréningov a rozdeľte ich medzi všetkých nových účastníkov, aby ste sa mohli pohodlne učiť doma alebo v kancelárii.

Počas živých relácií používajte anglické titulky alebo preložené titulky v nemčine, francúzštine, portugalčine a španielčine, aby ste uspokojili svoju viacjazyčnú pracovnú silu. V súčasnosti je táto funkcia dostupná iba pre platených predplatiteľov služby Google Meet.

Funkcia tabule Google Meet je jednoducho virtuálna náhrada kancelárskych tabúľ. Vytvorením tabule sa otvorí a Relácia Jamboard pre vizuálnu spoluprácu prostredníctvom myšlienkových máp, vývojových diagramov, pracovných postupov atď.

Ľahké riadenie ľudských zdrojov

Ak vo svojom bežnom pracovnom postupe riadenia ľudských zdrojov použijete niekoľko alebo všetky vyššie uvedené metódy, zažijete dramatickú zmenu v kvalite a kvantite práce. Všetky aplikácie Google Workspace sa ľahko integrujú a sú medzi súčasnou digitálnou pracovnou silou obľúbené.

Mieru dokončenia úloh vo svojom tíme môžete urýchliť zavedením známeho pracovného priestoru, ako je Google, ktorý z pracovného toku eliminuje potrebu učenia. Navyše, prístup k pracovným súborom a údajom je jednoduchý, pretože Google ukladá vašu prácu v Google Cloud.

11 nástrojov, ktoré by ste mali používať ako expert na Google Cloud

Či už ste expertom na Google Cloud alebo sa ním chcete stať, týchto jedenásť nástrojov by ste mali vedieť, aby fungovali efektívnejšie.

Prečítajte si ďalej

O autorovi