Ako si robiť poznámky počas zoom stretnutí ako profesionál

Či už ide o tímové stretnutie alebo telefonát s klientom, stretnutia zoom sa stali nevyhnutnou súčasťou života každého vzdialeného pracovníka. Väčšina ľudí však po skončení stretnutia zabudne na diskusiu. Ak si nepamätáte najdôležitejšie body stretnutia, môžete byť neefektívny, čo môže viesť k neproduktivite. Ako si teda udržať prehľad o všetkých svojich online stretnutiach?

Zadajte poznámky k schôdzi. Aj keď nejde o nový koncept, mnohí ľudia nemajú zavedený správny systém na zapisovanie poznámok, ktorý by im pomohol držať krok s ich hovormi. Ako si však robíte poznámky počas stretnutí Zoom? Poďme zistiť.

Zápisky zo stretnutia vs. Minúty: Aký je rozdiel?

Ľudia väčšinou používajú poznámky zo schôdze a zápisnice zo schôdze zameniteľne. Nie sú to však rovnaké veci a pochopenie ich rozdielov vám môže pomôcť zvýšiť efektivitu.

Poznámky a zápisnice sú akcie, ktoré zaznamenávajú dôležité body diskutované na stretnutí, ale sú zamerané na iné veci. Poznámky zo stretnutia sú skrátené informácie o nápadoch, plánoch, cieľoch, akciách, termínoch spomenutých na stretnutí. Obsah môžete upravovať v závislosti od účelu a zámeru.

Na druhej strane, zápisnice zo stretnutia sú formálne detaily, ktoré môžu slúžiť ako právna dokumentácia stretnutia, do ktorej môžu audítori a súdy nahliadať. Zápisy v podstate zachytávajú informácie, ako sú účastníci a neprítomní na schôdzi, diskutované témy, čas začiatku a konca stretnutia, prijaté rozhodnutia a ďalšie. Zápisnice majú určitú štruktúru, na rozdiel od poznámok, ktoré je možné meniť.

Súvisiace:Najlepšie šablóny zápisníc pre profesionálov

Ako robiť poznámky na stretnutí so zoomom

Okrem osobného použitia môžu poznámky zo schôdze slúžiť aj ako zdroj pre vašich kolegov, najmä ak ste ochotní sa podeliť o svoje. Keďže majú všetky dôležité informácie prediskutované na stretnutí, môže to pomôcť zvýšiť produktivitu vášho tímu.

Vaše poznámky zo schôdze by však mali mať štruktúru. Inak ich nikto nepochopí. Takto si môžete robiť poznámky zo stretnutí ako profesionál:

1. Oboznámte sa so základmi písania poznámok

Pri písaní poznámok existuje niekoľko tém, ktorým by ste sa mali venovať. Nižšie sú uvedené veci, ktoré by ste mali zahrnúť:

PRED STRETNUTÍM: Pred začiatkom stretnutia si zapíšte podrobnosti, ktoré už máte k dispozícii, aby ste nestrácali čas. Tu sú:

• Dátum a čas: Pomôže vám to dobre organizovať a triediť poznámky.
• Účastníci a typ stretnutia: Ide o telefonát s klientom alebo o tímové stretnutie? Kto sa toho zúčastnil?
• Agenda: Zhrnutie toho, o čom je stretnutie.
• Nápady: Máte niečo, o čo by ste sa chceli počas stretnutia podeliť? Zapíšte si ich, aby ste na ne nezabudli.

POČAS STRETNUTIA: Keď sa schôdza začne, môžete svoje poznámky zamerať na dôležité veci spomenuté počas stretnutia, ako napríklad:

• Akčné položky: Ak sa počas stretnutia diskutuje o nejakých plánoch, napíšte ich. Uveďte spomenuté podrobnosti, ako sú zainteresovaní ľudia, pridelenie a zodpovednosti, časový plán a termín.
• fakty: Akékoľvek dôležité skutočnosti uvedené počas stretnutia.
• Otázka a odpoveď: Zaznamenajte si otázky položené na stretnutí a ich odpovede, aby ste sa na ne mohli v prípade potreby odvolať.

Súvisiace: Tipy na lepšie poznámky s Microsoft OneNote

2. Nezaznamenávajte všetko, čo počujete

Robenie poznámok nie je o zachytení všetkého, čo je spomenuté počas Zoom stretnutie. Zapísať si celé stretnutie je prístup zo starej školy; profíci to už nerobia. Ak vyskúšate starú metódu, s najväčšou pravdepodobnosťou neuspejete. Je to preto, že celý proces je časovo náročný a marí hlavný účel zapisovania poznámok. Bude to tiež zmiasť vás alebo kohokoľvek, kto to bude čítať, pretože bude obsahovať nadbytočné informácie, ktoré sú zbytočné.

Namiesto toho zaznamenávajte iba kľúčové slová a úlohy. V podstate uchopíte kľúčové slová a vytvoríte súhrn bodu a všetkého, čo s tým treba urobiť. Môžete sa pozrieť na základy písania poznámok, aby boli vaše poznámky stručné a ľahko pochopiteľné.

3. Vytvorte šablónu

Ak chcete celý proces zapisovania poznámok urýchliť, musíte si vytvoriť šablónu. To vám ušetrí čas premýšľaním o tom, ktorý detail sa kam dostane. Zároveň nemusíte tráviť viac času jeho úpravou po stretnutí, pretože je už naformátovaný.

Môžete si vytvoriť šablónu, ktorá vyhovuje vašim potrebám, alebo môžete tiež postupovať podľa rôznych stratégií zapisovania poznámok. Môžete napríklad vyskúšať metódu kvadrantov a rozdeliť svoje poznámky do štyroch sekcií: otázky, úlohy, zadané úlohy a poznámky. Ak ste vizuálny človek, ideálnou šablónou môže byť myšlienková mapa.

Okrem stratégií môžete použiť aj aplikácie na písanie poznámok aby ste si všetko ľahšie zorganizovali. Niektoré aplikácie už majú šablónu pripravenú na použitie, takže nemusíte premýšľať o jej vytváraní alebo hľadaní.

Súvisiace: Čisté a jednoduché aplikácie na písanie poznámok, ktoré fungujú offline

4. Definujte svoj cieľ

Ak chcete byť úspešní v písaní poznámok zo schôdze Zoom, najdôležitejšou vecou, ​​ktorú musíte zvážiť, je váš cieľ. Opýtajte sa sami seba: Prečo si píšete poznámky? Chcete to využiť na to, aby ste boli efektívni a napredovali vo svojej kariére? Píšete si poznámky ako súčasť svojej práce? Chcete sa o ne podeliť? Robíte to preto, aby ste boli viac organizovaní? Čo z toho chceš mať?

Definovanie vášho cieľa na písanie poznámok vám umožní byť viac motivovaní robiť to lepšie. Ak viete, čo chcete dosiahnuť, písanie poznámok zo stretnutí sa stane prechádzkou ružovým sadom, pretože budete mať jasnejšie pochopenie toho, aký je váš želaný výsledok. Pamätajte, že vaše poznámky zo stretnutí by vám mali pomôcť zlepšiť sa vo vašej kariére. Toto nie je len niečo, čo robíte; môže vám výrazne pomôcť napredovať a stať sa oveľa efektívnejším v práci.

Je praktické si vždy robiť poznámky počas zoom stretnutí?

Počas stretnutí si nemusíte vždy robiť poznámky. Musíte sa však naučiť posúdiť dôležitosť každého hovoru, ktorý prijmete. Napríklad, ak ide len o zarovnanie a nie sú spomenuté žiadne dôležité podrobnosti, môžete poznámky preskočiť a zamerať sa na samotný hovor.

Napriek tomu je písanie poznámok základnou zručnosťou, ktorú by ste sa mali naučiť, aby ste mohli napredovať vo svojej kariére. Okrem toho, že pomáha efektívnosti, môže viesť k lepšiemu zadržaniu, čo môže zlepšiť vašu dlhodobú pamäť. Buduje tiež zodpovednosť a zvyšuje výkon vašich spoluhráčov, čo im umožňuje lepšie si uvedomiť, čo majú robiť. Nakoniec dáva smer, takže viete, kam zamerať svoju pozornosť.

Digitálne vs. Papierové poznámky: Ktoré by ste mali použiť?

Vaše návyky na písanie poznámok môžu byť základom vašej produktivity. Radi chodíte do starej školy s papierovými poznámkami alebo uprednostňujete digitálne aplikácie na zapisovanie poznámok?

Prečítajte si ďalej

O autorovi