5 výhod používania softvéru na riadenie projektov, ktoré šetria čas

Vďaka tímovej práci funguje sen – s výnimkou prípadu nesprávnej komunikácie. Pri diskusii o novom projekte môže nadmerná komunikácia, nedostatočná komunikácia a nedorozumenia zabrať veľa času.

Pravdepodobne ste strávili nejaký čas hľadaním kúskov informácií alebo súborov, ktoré sa nachádzajú v našich schránkach doručenej pošty, instant messengeroch alebo poznámok zo stretnutí a telefonátov.

Ak dokážete súvisieť, môže byť pre vás výhodné používať softvér na riadenie projektov. V tomto článku vás prevedieme zoznamom časovo úsporných výhod, ktoré tento typ softvéru ponúka, s príkladmi od ClickUp, Notion a Asana. Aj keď pracujete sólo, môžete nájsť nejaké poznatky.

1. Už žiadne posielanie a vyhľadávanie e-mailov

Vďaka softvéru na riadenie projektov môžete upustiť od odosielania e-mailov s priradením.

Namiesto toho môžete použiť stĺpec príjemcu vo svojom ClickUp projektové dosky. To vám umožňuje priradiť vlastníctvo projektu niekomu inému.

Po pridaní popisu projektu, termínu dokončenia a akýchkoľvek ďalších podrobností, ktoré chcete zahrnúť, jednoducho pridajte svojho spolupracovníka do tohto stĺpca a on dostane upozornenie alebo ho uvidí medzi svojimi úlohami zoznam.

Ak chcete, aby vlastníctvo projektu prevzalo viacero osôb, môžete povoliť stĺpec viacerých príjemcov pomocou ClickApps od ClickUp.

Túto možnosť máte možnosť povoliť pri vytváraní pracovného priestoru. Ak ho však potrebujete pridať neskôr, prejdite na svoj profilový avatar v ľavom dolnom rohu a kliknutím naň nájdite Kliknite na položku Aplikácie v menu.

Odtiaľ prejdite možnosťami a nájdite Viacerí pridelení, zapnite ho a začiarknite ho pre pracovný priestor, v ktorom ho chcete používať.

Stĺpec príjemca je pre tých, ktorí vykonávajú akciu na projekte. Ak chcete niekoho skopírovať do projektu, pridajte ho ako pozorovateľa kliknutím na symbol oka v pravom hornom rohu karty úlohy.

Súvisiace: Predstava vs. Evernote: Ktorý je pre vás ten pravý?

Teraz sú príjemcovia a sledovatelia v slučke pre neskoršie aktualizácie, vrátane osoby, ktorá vytvorila úlohu – a nikto nemusí prechádzať e-mailom dlhým 50 vlákien, aby zistil podrobnosti.

2. Menej zbytočných stretnutí

Ak ste niekedy počuli niekoho povedať, že stretnutie mohlo byť e-mailom – môže to byť aj stránka v Notion.

Namiesto toho, aby ste sa schádzali alebo organizovali brainstorming pre menšie projekty a nápady, vytvorte novú stránku a spolupracujte na nej.

Ak ste novým používateľom Notion, Tímové úlohy šablóna vám pomôže začať. Ak chcete vytvoriť novú stránku v pohľad na tabuľu tejto šablóny kliknite na tlačidlo Pridať v spodnej časti stĺpca. Keď upredňostňuješ zobrazenie zoznamu, jednoducho pridajte nový riadok do svojho zoznamu.

Pred pridaním svojich spoluhráčov vyplňte vlastnosti, ako je dátum splatnosti a priorita, ako aj podrobnosti a nápady, ktoré máte. Zahrňte výzvu pre svojich spolupracovníkov, aby pridali svoje myšlienky a návrhy, a potom ich pridajte ako príjemcov.

Túto vlastnosť môžete nazvať aj spoluhráčmi, ak dávate prednosť niečomu neutrálnejšiemu.

Vzorový obrázok používa popis, aby vynikol účel stránky. Nižšie môže ktokoľvek pridať informácie pomocou textu, hlavičiek, obrázkov, príloh, odkazov a mnohých ďalších užitočných príkazov.

Ak vy alebo váš kolega omylom odstránite niečo zmysluplné, môžete si zobraziť predchádzajúce verzie stránky kliknutím na ikonu hodín v pravom hornom rohu.

3. Nie je potrebné viackrát vysvetľovať projekt

Nepotrebujete príliš veľa stĺpcov alebo vlastností, aby ste zabezpečili, že podrobnosti priradenia budú jasné a konzistentné. V skutočnosti vám pravdepodobne prejde používanie iba príjemcu, dátumu splatnosti a priority.

Súvisiace: Kreatívne spôsoby, ako z ásan vyťažiť maximum

Pred pridaním svojich spolupracovníkov ako pridelených alebo spolupracovníkov k úlohe v rámci riadenia projektu softvér, vyplňte informácie v každom stĺpci a otvorte kartu úlohy alebo stránku na vyplnenie popis.

Takto to vyzerá pri použití jednoduchého rozloženia bezplatná verzia Asana.

Vďaka jasnému rozloženiu a štítkom bude každý vedieť, kto je nadobúdateľom alebo spolupracovníkom, keď ich pridáte. Okrem podrobností budú mať aj jasné pokyny o tom, kedy je termín dokončenia, o úrovni priority úlohy a o tom, do ktorého projektu alebo sekcie úloha prispieva.

4. Vyhnete sa odpovedaniu na rovnakú otázku pri opakovaní

Ak niekto požiada o vysvetlenie cez Slack alebo e-mail, nie každý má prístup k odpovedi. Ak sa opýtajú v sekcii komentárov k príslušnej úlohe vo vašom softvéri na riadenie projektov, všetci to uvidia.

Tu je príklad použitia ClickUp.

Na komentároch ClickUp je vynikajúce to, že každý z nich vytvorí nové vlákno. Ak dostanete dve otázky, môžete na ne odpovedať oddelene výberom odpovedať pod komentárom. K otázke môžete tiež niekoho priradiť, ak máte pocit, že by mohol mať lepšiu odpoveď.

Verejná otázka a odpoveď by mali zabrániť vzniku rovnakých otázok. Ak však znova dostanete otázku a nie je to rýchla odpoveď, môžete svojho spolupracovníka nasmerovať správnym smerom tak, že ho tiež priradíte k odpovedi.

5. Oveľa menej naháňania ostatných za ich prácou alebo hľadania súborov

Keďže softvér na riadenie projektov podporuje spoluprácu, máte množstvo nástrojov na komunikáciu so svojimi spolupracovníkmi. Ak chcete rýchlu aktualizáciu stavu, všetko, čo musíte urobiť, je označiť ich v komentári – v Notion. Môžete tak urobiť pomocou na znamenie (@) a vytiahnutím svojho mena do vyhľadávacieho panela.

Tiež nebudete musieť preberať e-maily alebo žiadať svojich spolupracovníkov, aby vám poslali dokument e-mailom, pretože ich môžu pridať priamo do kópie stránky projektu. Ak však chcete, aby sa dokumenty zobrazovali zakaždým na rovnakom mieste, môžete do svojho dokumentu pridať stĺpec dokumentu stránka projektovej dosky.

Stĺpec dokumentu robí zázraky, ak máte spoluhráča, ktorý je známy tým, že vás žiada o opätovné odoslanie súboru vždy, keď o ňom stratí prehľad. Môžete im láskavo povedať, že je to tam na nástenke projektu, ak o tom znova stratia prehľad.

Zvýšte svoju produktivitu pomocou softvéru na riadenie projektov

Tímová práca je zábavná, najmä ak projekt beží hladko. Spravovaním úloh v softvéri na riadenie projektov môžete pomôcť znížiť trenie a ušetriť vám a vašim spolupracovníkom veľa času tým, že budete mať všetko usporiadané na jednom mieste.

Aj keď pracujete sami, stále budete mať úžitok z toho, že budete vedieť, kde nájdete všetky podrobnosti a dokumenty, ktoré potrebujete. Aký softvér si vyberiete, je len na vás. S mnohými vynikajúcimi možnosťami je viac než pravdepodobné, že nájdete tú, ktorá bude vyhovovať vám a vášmu tímu.

Notion, ClickUp a Asana sú skvelé možnosti, ak hľadáte nejaké návrhy, ako začať.

ClickUp vs. Asana: Čo je lepšie pre projektový manažment?

Existuje veľa možností pre softvér na riadenie projektov, tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu vybrať si medzi Asanou a ClickUp.

Prečítajte si ďalej

O autorovi