5 najlepších nástrojov na spoluprácu na dokumentoch pre prácu na diaľku

S boomom v kultúre práce z domova sa tímy pri pokračovaní práce na diaľku vo veľkej miere spoliehajú na nástroje spolupráce. Existuje niekoľko dostupných nástrojov na správu vzdialených tímov, sledovanie ich pokroku, organizovanie virtuálnych stretnutí a udržiavanie kontaktov, ktoré im pomôžu zostať produktívne.

Podobne aj spolupráca na dokumentoch má rovnako dôležité miesto pre efektívnu komunikáciu. Ak chcete zjednodušiť vytváranie, zdieľanie a spoluprácu dokumentov, tu sú niektoré z najlepších nástrojov na spoluprácu s dokumentmi, ktoré by ste mali vyskúšať.

Pre spoluprácu na dokumentoch sú najlepšou voľbou Dokumenty Google. Pomáha udržať náskok pred hrou o spolupráci bez toho, aby to stálo cent. Odstraňuje frustráciu odosielateľa aj príjemcu priradením jedinečných odkazov ku každému dokumentu a umožňuje používateľom ich bezproblémové zdieľanie jediným kliknutím.

Funkcia spoločného zdieľania dokumentov služby Dokumenty Google umožňuje viacerým používateľom upravovať rovnaký dokument, sledovať a prijímať návrhy a zobrazovať zmeny synchronizované v reálnom čase, aby ste mali vždy aktuálne informácie verzia. Okrem toho umožňuje redaktorom pridávať komentáre a návrhy v reálnom čase.

SÚVISIACE: Ako udeliť a obmedziť povolenia v Dokumentoch Google

Ako vlastník dokumentu si môžete upraviť práva na úpravy podľa svojich potrieb. Môžete pridať ľudí, ako sú redaktori alebo diváci, pomocou ich e-mailových adries. Dokument môžete tiež nastaviť na „Iba zobrazenie“ alebo „Obmedzené“, aby k nemu mali prístup iba ľudia s e-mailovými ID z rovnakej domény. Okrem toho môžete ovládať, kto môže zdieľať váš dokument s ostatnými členmi tímu.

Väčšina ľudí sa však pri používaní služby Dokumenty Google stretáva s jedným problémom. Používatelia nevedia o možnostiach pozvania a zdieľania odkazov v službe Dokumenty Google. Príjemca si môže stiahnuť, upraviť a poslať e-mailom prijatý dokument, ak nevie, ako spolupracovať v službe Dokumenty Google. Preto, ak to používajú prvýkrát, možno ich budete musieť trochu poučiť.

Notion vám dáva úplnú kontrolu nad zdieľaním dokumentov. Pomocou neho môžete jednoducho ovládať, kto môže upravovať, zobrazovať, komentovať alebo zdieľať vaše stránky Notion. Dokumenty je možné zdieľať s jednou osobou alebo s celým tímom naraz.

V skupinovom zdieľaní môžete obmedziť, kto má prístup k dokumentom, či už celý tím alebo len pár členov z celej skupiny. Môžete napríklad umiestniť svojich zástupcov redaktorov do jednej skupiny a udeliť im prístup na úpravu dôverných informácií jedným kliknutím. Alebo môžete poskytnúť prístup na úpravy niekoľkým editorom a zároveň zdieľať dokument s celou skupinou úprav.

SÚVISIACE: Základné tipy a triky, ako začať s predstavou

Na ľavom bočnom paneli Notion uchováva záznamy o vašich súkromných a zdieľaných stránkach. Výsledkom je, že môžete rýchlo presúvať stránky z jednej sekcie do druhej a zároveň nastaviť prístupové povolenia tak, aby zodpovedali tým, ktoré sú už nastavené v sekcii súkromnej stránky. Rovnaké prístupové oprávnenia platia pre vnorené stránky, no neskôr ich môžete podľa potreby zmeniť.

Správca má tiež právo buď zmeniť povolenia dokumentu už zdieľaného dokumentu niekoľkým členom z pozvanej skupiny, alebo niekomu odobrať prístup k nemu. Ak si pokazíte oprávnenia na úpravy, všetko, čo musíte urobiť, je stlačiť Obnoviť. Notion je preto dobrou voľbou pre malé tímy s takouto kontrolou nad zdieľaním dokumentov.

Notion sa integruje so službami Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp a mnohými ďalšími službami pre jednoduché zdieľanie dokumentov. Bezplatný plán prichádza s obmedzeniami, ako je počet hostí, ktorých môžete pozvať, a sledovanie histórie. Ak chcete získať maximálny úžitok, zvážte inováciu na platený plán. Pozrite sa na Stránka s cenami pojmov pre viac detailov.

Zoho Writer tiež umožňuje používateľom bezproblémovo zdieľať dokumenty na účely spolupráce, podobne ako Dokumenty Google. Zdieľanie dokumentov so svojím tímom na účely recenzií a zároveň im umožniť komentovať súbory v reálnom čase je veľmi jednoduché. Keď zanecháte svoje návrhy v komentároch, váš tím vie, čo má upraviť, a môže rýchlo konať.

Počas práce môžete dokonca hovoriť o svojom pokroku. Ako vlastník dokumentu môžete zapnúť prepínač sledovania zmien, aby sa každá zmena vykonaná v dokumente odteraz dala jednoducho znova skontrolovať. Navyše, so Zoho Writer môžete zdieľať dokumenty aj externe so zákazníkmi, ktorí nie sú vo vašom pracovnom priestore.

Dokumenty sú uložené v dobre organizovanej cloudovej knižnici a možno ich rýchlo vyhľadávať a získavať. Okrem toho môžete Zoho Writer jednoducho integrovať s aplikáciami ako Google Drive, Dropbox, Evernote a Zoho Mail. Okrem toho má Zoho Writer profesionálne rozhranie a nemá strmú krivku učenia. Nebudete mať teda problém si na to zvyknúť.

SÚVISIACE: Zoho Spisovateľ vs. Dokumenty Google a Microsoft Word Online: Je čas na prechod?

Pokiaľ ide o ceny, Zoho Writer je pre jednotlivcov zadarmo. Ak si však chcete užiť ďalšie výhody, ako je dodatočný priestor alebo ochrana heslom, budete musieť použiť jeho platené plány. Skontrolovať Cenová stránka Zoho Docs pre viac detailov.

Niektoré z užitočných funkcií, ktoré si môžete užiť s aplikáciou Zoho Writer, sú:

1. Ukladanie dokumentov v reálnom čase.
2. Uzamknutie citlivých údajov.
3. Asistent písania poháňaný AI.
4. Plánovanie alebo priame publikovanie článkov na WordPress.
5. Funguje aj offline.

ClickUp Docs je ďalší vysoko efektívny nástroj na zdieľanie dokumentov na diaľku. Vďaka úžasnému rozhraniu spolupráce, nabitému funkciami, môže každý v pracovnom priestore spolupracovať, upravovať a pracovať na úlohách súčasne.

Umožňuje spoločné úpravy v štýle Google Docs. Keď niekto upravuje dokument, kurzor sa pohybuje, pričom jeho meno je zobrazené nad kurzorom. Kliknutím na žltú ikonu ďalekohľadu môžete tiež vidieť, kto si prezerá vašu prácu.

Zmeny v reálnom čase sa navyše synchronizujú na všetkých zariadeniach, aby sa zabezpečilo, že každý člen tímu bude mať prístup k najnovšej verzii dokumentu. Pri zdieľaní dokumentov so svojím tímom budete mať možnosť ponechať niektoré dokumenty v súkromí, zatiaľ čo iné sú prístupné každému.

Navyše, ochranou svojich dokumentov môžete zabrániť konkrétnym členom tímu v prístupe k týmto dokumentom bez toho, aby ste od vás žiadali povolenie. Nesting je ďalšou z jedinečných funkcií ClickUp. Umožňuje vám zoskupiť stránky v rámci dokumentu a pomocou funkcie Vzťahy môžete prepojiť súvisiace stránky v rámci dokumentu.

Svoju prácu môžete importovať aj z iných aplikácií vrátane Evernote, Dokumentov Google a dokonca dokumentov Microsoft Word. Ak hľadáte nástroj na spoluprácu s dokumentmi s vysokou odozvou, mali by ste vyskúšať ClickUp.

Platforma Dropbox Paper je ďalšou pokročilou možnosťou spolupráce na dokumentoch, ktorá je dostupná pre vzdialené tímy. Pomocou neho môžete bez problémov zdieľať dokumenty s členmi tímu a zároveň im poskytnúť prístup k dokumentu prostredníctvom e-mailových adries.

Priraďovanie úloh členom tímu len niekoľkými kliknutiami a okamžité vytvorenie termínu hneď vedľa vás udrží každého v obraze. Okrem toho môžete svoje stretnutia plánovať prepojením udalostí kalendára v zdieľanom dokumente.

SÚVISIACE: Vyskúšajte tieto najlepšie vlastnosti papiera Dropbox

Ako spolupracovník môžete rýchlo zistiť, ktoré úlohy vám boli priradené podľa dokumentu alebo dokumentu, a prechádzať medzi úlohami priradenými ostatným a tými, ktoré už boli dokončené. Navyše, na rozdiel od Google Docs, Dropbox Paper podporuje zdieľanie multimediálnych súborov, vďaka čomu je spolupráca atraktívnejšia.

Okrem toho vám Dropbox Paper umožňuje importovať dokumenty Microsoft Word, Excel a PowerPoint a prepojiť dokumenty Google Docs, Sheets a Slides. Ak teda hľadáte nástroj na spoluprácu s bohatými funkciami pre svoj tím, vyskúšajte Dropbox Paper.

Posuňte svoju spoluprácu na dokumentoch na vyššiu úroveň

Dokument Collaboration existuje už desaťročia. Vyskúšajte nástroje v zozname posunúť spoluprácu na dokumentoch s vaším tímom na vyššiu úroveň. Ak chcete určiť, ktorý nástroj je pre tím najlepší, musíte si ho nechať spustiť a vybrať riešenie, ktoré zodpovedá požiadavkám tímu.

Máte členov tímu v rôznych častiach sveta? Dohodnúť si dôležité stretnutie by bolo nepochybne náročné, ak by ste nepoznali časové pásmo. Ak áno, mali by ste vyskúšať prevodníky časových pásiem, aby ste si uľahčili prácu.

10 najlepších prevodníkov časových pásiem pre globálne vzdialené tímy

Potrebujete pracovať s ľuďmi z iného časového pásma? Použite nástroje na prevod časových pásiem na včasnú spoluprácu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi