Ako načrtnúť pracovný tok v predstave

Či už ide o kreatívu, výstavbu, administratívu alebo niečo iné, často sa v akomkoľvek pracovnom prostredí stretnete s opakujúcimi sa úlohami. Vytvorenie zavedeného pracovného postupu vám a vašim kolegom pomôže dostať sa do rytmu, najmä pri prijímaní niekoho nového.

V tomto článku vás prevedieme načrtnutím pracovného postupu v Notion, aby ste vy a váš tím poznali stav a kroky každej úlohy, na ktorej pracujete.

Výhody načrtnutia pracovného postupu v poňatí

Usporiadanie pracovného postupu v Notion pomôže vášmu tímu vizualizovať a zapamätať si kroky, ktoré musia urobiť, keď začínajú alebo dokončujú úlohu. Tiež to každému pomôže vedieť, v akom štádiu sa konkrétne zadanie nachádza.

Ak je napríklad písanie blogových príspevkov opakovanou úlohou, kreatívny proces môžete rozdeliť do štyroch krokov: návrh, úprava, obrázky a odovzdanie. Keď autori vo vašom tíme dokončia návrh, môžu svoju časť úlohy označiť ako dokončenú na nástenke a nastaviť osobu zodpovednú za úpravy ako príjemcu.

Aj keď pracujete sami, je to skvelý spôsob, ako sledovať svoj pokrok, pretože budete mať podrobnejší prehľad o svojej pracovnej záťaži. Pomáha tiež rozdeliť objemnejšie úlohy na menšie akčné položky, ktoré môžu pomôcť zabrániť preťaženiu.

Načrtnutie pracovného toku v poňatí so stavmi

Použitím jednoduchá tabuľková databáza v Notion vám poskytne stručný prehľad o vašom pracovnom postupe. Môžete rýchlo zistiť, na ktorom kroku sa každá úloha nachádza, porovnať ju s termínom dokončenia a skontrolovať, kto na nej pracuje, bez toho, aby ste museli veľa posúvať.

V tomto príklade každý stĺpec predstavuje krok v procese písania. Ak chcete začať, rozhodnite sa, do ktorých krokov chcete rozdeliť svoje opakujúce sa úlohy, a vytvorte novú stránku výberom možnosti v ľavom dolnom rohu Notion. Keď ste na svojej novej stránke, namiesto výberu šablóny vyvolajte príkazy pomocou lomky a vyberte Databáza tabuliek - Inline.

The názov bude tam, kde zadáte názov úlohy, a ďalší stĺpec, ktorý sa zobrazí, môžete odstrániť. Potom pridajte nový stĺpec výberom symbolu pridania v pravom hornom rohu tabuľky a v poli typ nehnuteľnosti menu, vyberte si vybrať.

Kliknite do bunky nižšie a napíšte stav, ktorý chcete použiť, a Notion vás vyzve, aby ste ho zmenili na možnosť. Odtiaľ môžete zmeniť farbu pomocou troch bodiek vedľa nej.

Vytvorte všetky stavy, ktoré chcete použiť, podľa rovnakých pokynov a kliknutím na názov stĺpca vyvolajte ponuku a duplikujte ju, kým nebudete mať jeden stĺpec pre každý krok. Pomenujte ich podľa toho.

Teraz, keď idete vy a vaši spolupracovníci, môžete pomocou stavov komunikovať, na ktorom kroku sa nachádzate a ako to ide. Takže namiesto jednoduchého označenia dokončenej úlohy môžete svojmu tímu ukázať, že pracujete na položke, bez toho, aby ste to skutočne povedali.

Príklad používa robiť ukázať, že na tom ešte nikto nepracuje, prebieha povedať, že to prebieha, kompletný ukázať, že je hotovo, na počkanie aby ostatní vedeli, že je pozastavené, a zaseknutý na označenie, že príjemca potrebuje pomoc.

Súvisiace: Klávesové skratky Notion pre Windows a Mac

Ak váš tím potrebuje oznámiť podrobnosti, môže komentovať stránku úlohy kliknutím na jej názov a otvorením. Prázdne pole nižšie je ideálnym miestom pre úvodné detaily. Pole komentárov je optimálne na kladenie otázok, oznamovanie, že odovzdávate projekt, alebo návrhy.

Ak budete mať tieto konverzácie v Notion, každý získa prístup k informáciám namiesto toho, aby ste obmedzili prístup v priamej správe alebo sa stratili v skupinovom rozhovore.

Aj keď pracujete sami, používanie stavov a zanechávanie komentárov sú užitočné pri zálohovaní úlohy.

Načrtnutie pracovného postupu v poňatí s kontrolnými zoznamami

Ak ste fanúšikom jednoduchosti a radšej dávate ostatným vedieť, že úloha je dokončená, môžete svoj pracovný postup načrtnúť pomocou stĺpcov kontrolného zoznamu. Je to tiež vynikajúci spôsob, ako ušetriť miesto, ak potrebujete do pracovného postupu zahrnúť veľa stĺpcov. Najlepšie je ich však obmedziť na minimum, ak je to možné.

Ty pridáš stĺpce kontrolného zoznamu rovnakým spôsobom by ste a vyberte stĺpec kliknutím na tlačidlo pridať v ľavom hornom rohu tabuľky a všetko, čo musíte urobiť, je pomenovať ich.

Pomocou nich budete mať stále rýchly prehľad o tom, kde ste vy a váš tím s úlohami, s o niečo menej preplneným vzhľadom textu v stavoch. Je to skvelé najmä pre tímy, ktoré chcú, aby úroveň priority vynikla nad všetkým ostatným.

Súvisiace: ClickUp vs. Pojem: Čo je lepšie pre spoluprácu na projekte

V rámci komentárov môžete, samozrejme, stále komunikovať, ale stav každého kroku nie je stredobodom záujmu – len či je dokončený alebo nie.

Ďalšie položky, ktoré by ste mohli chcieť zahrnúť do pracovného postupu Notion

Niektoré ďalšie stĺpce, ktoré možno budete chcieť zahrnúť do pracovného postupu Notion, sú a odkazový stĺpec ak sú vaše projekty v jednotke alebo online softvéri alebo a súbory a stĺpec médií ak odovzdávate dokumenty tam a späť.

Ak zistíte, že nechcete konkrétnu nehnuteľnosť Ak chcete, aby sa vo vašej databáze zobrazoval ako stĺpec, nezabúdajte, že ho môžete skryť z tabuľky, ale po kliknutí na projekt sa bude stále zobrazovať v zozname vlastností.

Pridaním poznámok na stránku nad alebo pod tabuľku tiež pomôžete vám a vašim spolupracovníkom naučiť sa a zapamätať si kroky vo vašom pracovnom postupe.

Toto je obzvlášť užitočné pri zaraďovaní nových členov tímu, pretože budú poznať všetky kroky a vaše pokyny im presne povedia, čo musia urobiť, keď sa dostanú k ďalšiemu.

Dostaňte sa do rytmu s predstavou

Načrtnutím pracovného postupu v Notion odstránite dohady z procesu a rozdelíte väčšie projekty na menšie, organizované míľniky. Týmto spôsobom budete mať vy a váš tím všetko na jednom mieste a nikto nemusí hľadať.

Ak ste ešte nevyskúšali Notion, jeho prispôsobenie a jednoduchosť vám umožňujú spravovať akýkoľvek projekt. Ak sa však cítite zaseknutý, môžete začať s niektorými z jeho mnohých šablón a učiť sa za pochodu.

Ako začať s pojmom: 7 základných tipov a trikov

Notion je jedným z najlepších nástrojov produktivity a rýchlo rastie. Tu je niekoľko trikov a tipov, ktoré môžete použiť, aby ste mohli začať.

Prečítajte si ďalej

O autorovi