6 tipov na riadenie času, ako si zorganizovať svoju vlastnú pracovnú záťaž

Pracovné miesta, kde získate autonómiu nad tým, čo robíte, sú skvelé, ak sa vám nepáči, že vám niekto hovorí, čo máte robiť, a ponúkajú vám veľkú spokojnosť. So slobodou však prichádza aj potreba organizovať a riadiť si vlastnú prácu.

Vyžaduje si to zručnosti v oblasti riadenia času a úloh a nie je to niečo, čo nevyhnutne prichádza prirodzene. Pozrime sa na niekoľko spoľahlivých spôsobov, ako môžete upevniť svoje schopnosti v tejto oblasti a začať efektívne preberať svoju vlastnú pracovnú záťaž.

1. Zvyknite si používať kalendár

Spoliehať sa len na svoju pamäť, aby ste si udržali prehľad o svojom rozvrhu, je vystavené obrovskému množstvu ľudských chýb. Najjednoduchší spôsob, ako zvládnuť dobrý time management, je používať na všetko kalendár a robiť to pravidelne.

Existuje mnoho aplikácií digitálneho kalendára, ktoré môžete využiť, ako napr Outlook a Kalendár Google. Okrem toho sa môžete rozhodnúť pre Tweek, ak uprednostňujete plánovač založený na úlohách.

Súvisiace: Ako farebne kategorizovať kalendár programu Outlook

Cieľom je vložiť do kalendára všetko, vrátane stretnutí, prác a udalostí a v podstate čokoľvek, o čom viete, že musíte urobiť. Ak viete o niečom, čo môžete zabudnúť, vložte to. Je dobrým zvykom vyplniť si kalendár tak dlho, ako sa len dá, preto si na začiatku týždňa vyhraďte nejaký čas, aby ste to urobili.

2. Usporiadajte si e-maily do priečinkov

Uchovávanie všetkých e-mailov v priečinku Doručená pošta môže spôsobiť chaos, najmä ak potrebujete neskôr nájsť dôležitý prichádzajúci e-mail. Aby ste to napravili, mali by ste svoje e-maily usporiadať do príslušných priečinkov.

Priečinky, ktoré vytvoríte, by mali byť špecifické pre vašu prácu a rolu a mali by byť vytvorené tak, aby ste mohli rýchlo nájsť informácie. To môže zahŕňať priečinky pre projekty, firemné oznámenia a aktualizácie, členov tímu, e-maily, ktoré potrebujete sledovať atď.

Najlepšie je vyhnúť sa vymazaniu e-mailov súvisiacich s prácou, pretože aj keď sa vám teraz niečo nezdá relevantné, neznamená to, že to tak nebude v budúcnosti.

Možno hneď neuvidíte výhody organizovania komunikácie týmto spôsobom, no z dlhodobého hľadiska vám to pomôže udržať si kontrolu nad svojou pracovnou záťažou.

3. Usporiadajte si disk súborov

Nie je nič viac škodlivé pre vašu produktivitu ako súborová jednotka so stovkami voľných súborov. Ak to robíte, je ťažké a zdrvujúce nájsť to, čo potrebujete, čo vedie k otáľaniu a vyhýbaniu sa.

Rovnako ako v prípade e-mailov je dôležité usporiadať súbory do priečinkov, aby ste mali prehľad o svojej práci. V podstate by ste nemali mať žiadne súbory, ktoré nie sú uložené vo vyhradenom priečinku.

Súvisiace: Produktívne nástroje na zlepšenie sústredenia v rušivých kanceláriách

Ak to urobíte, automaticky sa nezlepšíte v riadení pracovnej záťaže, ale pomôže vám to s riadením času a budete konzistentní. Počuli ste už niekedy príslovie „uprataný domov je uprataná myseľ“? To isté platí pre váš digitálny pracovný priestor!

4. Majte prehľad o svojej práci

Autonómia v práci znamená, že sa od vás očakáva, že budete sledovať svoje vlastné prebiehajúce úlohy a ako to zapadne do širšieho tímového úsilia. Preto je samozrejmé, že na to potrebujete praktický spôsob.

Môžete vytvoriť tabuľku, v ktorej je uvedený celý váš pracovný postup, od klientov, s ktorými pracujete, až po plánovanie projektu. Microsoft Excel a Tabuľky Google majú veľa šablón, ktoré môžete použiť, alebo si môžete jednu vytvoriť úplne od začiatku. V ideálnom prípade by vám tabuľka mala poskytnúť prehľad o:

• Aký je kus práce.
• Termíny.
• Indikátory pokroku.
• Úlohy s tým spojené.

Prípadne môžete využiť softvér na riadenie práce, napr Asana, ktorý za vás robí organizáciu. Bez ohľadu na to, ako sa rozhodnete sledovať svoju prácu, ak máte výhradnú zodpovednosť za svoje pracovné zaťaženie, je nevyhnutné, aby ste mali určitý vizuálny prehľad.

Súvisiace: Asana hacky, ktoré potrebujete vedieť

5. Uprednostňujte svoje úlohy efektívne

Keď vám nikto nehovorí, čo máte robiť, musíte zistiť, ktoré úlohy majú prednosť pred ostatnými. Táto zručnosť je často tou, s ktorou majú ľudia najväčšie ťažkosti, pretože si vyžaduje premýšľanie o širšom obraze a predvídanie budúcich výsledkov.

Našťastie existuje niekoľko osvedčených metód, ktoré vám pomôžu. The Moskovská metóda vám pomôže usporiadať úlohy do tých, ktoré musíte mať, mali by ste mať, mohli by ste mať a nebudete mať. Ide o viacúrovňový systém, ktorý vám umožňuje zistiť, ktoré úlohy sú nevyhnutné a ktoré nie.

The Eisenhowerova matica je ďalšia metóda, ktorá kategorizuje vaše úlohy do mriežky 2x2: urgentné, dôležité, nie naliehavé a nie dôležité. Preto, ak vaša úloha spadá do kolónky Naliehavá/Dôležitá, znamená to, že ju musíte urobiť teraz. Zatiaľ čo ak spadá do poľa Nie je naliehavé/Nie je dôležité, pravdepodobne by ste ho zatiaľ mohli ignorovať.

6. Ušetrite čas na opakujúce sa úlohy

Ľudia trávia asi 25 % svojho času v práci opakujúcimi sa úlohami; je to obrovská časť času a je to neuveriteľne neefektívne. Môžu to byť e-maily, ktoré posielate s identickým obsahom, alebo bloky textu, ktoré píšete v prehľadoch.

Dobrou správou je, že rutinnú prácu, ako je táto, môžete automatizovať pomocou Rozšírenie Magical Text Expander pre Chrome. Je to bezplatná aplikácia, ktorá vám umožňuje vytvoriť až 10 skratiek namiesto vypisovania rovnakého textu, znova a znova.

Súvisiace: Každodenné úlohy, ktoré môžete automatizovať pomocou Zapier

Spúšť môže byť kombináciou symbolov a písmen. Keď ich napíšete, automaticky vytvorí úplný text, ktorý potrebujete. Napríklad písanie #správa vytvorí úplnú kostru správy a vy môžete jednoducho vstúpiť a upraviť akékoľvek relevantné podrobnosti.

Majte prehľad o svojej pracovnej záťaži

Je veľmi ľahké stať sa neorganizovaným a robiť chyby, pokiaľ ide o riadenie vlastnej pracovnej záťaže. Preto je nevyhnutné zabezpečiť, aby ste mali všetko na svojom mieste, aby ste to minimalizovali.

Ako ľudia si môžeme v mozgu uložiť len toľko informácií, takže sa nezaťažujte snahou si všetko zapamätať. Pomocou tu preskúmaných tipov budete na dobrej ceste k efektívnemu riadeniu vlastného množstva prípadov a časom sa to stane samozrejmosťou.

4 aplikácie Digital Board pre spoluprácu a plánovanie projektov

Digitálne tabule spolupráce sú cestou vpred, ale ktorú z nich by ste mali použiť? Tu sú najlepšie aplikácie na spoluprácu a plánovanie projektov.

Prečítajte si ďalej

O autorovi