5 nástrojov, ktoré môžete použiť, keď zaostávate v práci

Ste ohromení množstvom úloh, ktoré musíte dokončiť za krátky čas?

Ak áno, je pravdepodobné, že ste uviazli v pozícii, kde je všetko dôležité a všetko treba urobiť hneď. A možno ste si začali myslieť, že živiť sa kávou, bdieť celú noc a dokončiť prácu je jediná možnosť.

Našťastie to tak nie je. Tu uvedieme päť najdôležitejších vecí, ktoré musíte urobiť, keď zaostávate v práci; a premáhanie sa nie je jedným z nich. Takže začnime.

1. Otvorene komunikujte a prijímajte pomoc Mágia

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je komunikovať otvorene so svojím šéfom a spolupracovníkmi. Ak vám váš šéf stále prideľuje nové úlohy, potom je čas, aby ste sa s ním stretli a prediskutovali problém, ktorému momentálne čelíte.

Avšak namiesto toho, aby ste im hneď povedali, že toho máte na tanieri veľa a už si nemôžete dať žiadnu prácu, prediskutujte s nimi projekty, na ktorých práve pracujete. Požiadajte ich, aby vám pomohli určiť priority úloh, na ktorých chcete, aby ste pracovali ako prvé.

Keď to bude vedieť, váš šéf pochopí situáciu. Je pravdepodobné, že nové úlohy pridelia niekomu inému. A ak budete mať šťastie, môžu vám predĺžiť termíny aj tým, na ktorých práve pracujete. Okrem toho by ste sa mali o svojom pracovnom vyťažení porozprávať so svojimi kolegami a oni by boli schopní vymyslieť akčný plán na dokončenie práce načas.

Nakoniec prijmi pomoc. Online platforma Magic vám pomôže nájsť virtuálneho asistenta, ktorému budete musieť platiť za minútu. Tomuto asistentovi môžete delegovať všetky veci, ktoré musíte urobiť, ale nevyžaduje si to vašu odbornosť. Napríklad rezervovanie schôdzok, skúmanie niečoho alebo dokonca objednávanie jedla a kávy.

Okrem toho si môžete najať asistentov za veľmi lacné ceny zo stránok, ako sú Upwork alebo Fiverr pre zložitejšie úlohy. Môžu vám pomôcť dokončiť niektoré čiastkové úlohy projektu, ktoré môžete jednoducho delegovať – napríklad úprava alebo korektúra obsahu.

2. Uprednostnite úlohy s Trello

Keď máte málo času a všetko sa zdá byť naliehavé, kľúčom je stanovenie priorít.

takze uprednostniť úlohy na základe termínov a času potrebného na ich splnenie. Napríklad, ak máte ešte štyri dni na odoslanie úlohy, ktorej dokončenie by zabralo 4-5 hodín a týždenný termín na ďalší projekt, ktorého dokončenie vám môže trvať 18 – 20 hodín, uprednostnite ho bývalý. Dlhšiu úlohu môžete tiež rozdeliť na viacero čiastkových úloh, aby ste si to uľahčili.

Keď skončíte so stanovením priorít, použite Trello, aby ste dostali tieto podúlohy a úlohy do svojho zoznamu úloh s termínom, ktorý ste pre každú z nich nastavili.

Platforma je bezplatná na individuálne použitie a umožňuje vám vytvárať viaceré dosky a karty a uvádzať pod nimi svoje úlohy. Ak napríklad musíte odoslať projekt X do tohto týždňa a projekt Y do budúceho týždňa, zvážte vytvorenie dvoch kariet tabuľu Kanban v Trello a uveďte zoznam všetkých čiastkových úloh, ktoré musíte dokončiť, s termínmi pred konečným odoslaním dátum.

Do zoznamu môžete pridať aj ďalších členov tímu. Spomeňte ich, prideľte úlohy a v prípade potreby o veciach diskutujte v sekcii komentárov. Ak ty najať virtuálneho asistenta, môžete im priamo prideľovať úlohy z Trello a vedieť, či veci bežia načas.

3. Resetujte svoj mozog riadenou meditáciou

Keď zaostávate v práci, bdíte neskoro do noci, hltáte jednu kávu za druhou a pracujete, kým vaše oči jednoducho nestíhajú, môže vás upútať. Ale zamyslite sa znova; náš mozog a telo potrebujú doplniť palivo. Užívanie a celý nočný spánok vám pomôže obnoviť sa a pracovať pri najlepšej rýchlosti. Na druhej strane, ak tak neurobíte, môže to viesť k podpriemernému výkonu.

Keď však zaostávate v práci, stres a neschopnosť zaspať sa zdá byť ospravedlniteľné. Ale môžete to opraviť. Jediné, čo musíte urobiť, je prísť do kancelárie o dve hodiny skôr nasledujúci deň, aby ste dokončili svoju čakajúcu úlohu. Na dokončenie prác si vyhraďte aj niekoľko hodín cez víkendy.

S ohľadom na to je možné spať bez akejkoľvek úzkosti. Aby to bolo jednoduchšie, vykonajte vedenú meditáciu. Stiahnite si aplikáciu Calm alebo si uložte video z YouTube nižšie a prehrajte si ho, keď budete v posteli.

Stiahnuť ▼: Pokojne pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatný nákup v aplikácii)

4. Prokrastinujte produktívne s FocusMe

Keď ste preťažení, prokrastinujete. Je to najjednoduchší únik zo všetkých problémov sveta. To však prináša vyššiu cenu. Ale čo keby ste mohli otáľať a stále by ste si mohli odškrtávať veci zo svojho zoznamu úloh?

Stačí spätne analyzovať, ako funguje prokrastinácia. Začnite blokovaním nepotrebných vecí, ktoré vás môžu zvádzať pri odkladaní a pracujte na menších čiastkových úlohách, ktoré musíte urobiť. Platforma FocusMe môže pomôcť zablokovať nepotrebné veci z vášho počítača alebo Macu a Trello vám môže pomôcť so zoznamom položiek, ktoré je potrebné urobiť pre produktívne odkladanie.

Týmto spôsobom budete produktívni a budete robiť veci, aj keď budete odkladať. Motivácia pochádza z akcie a nikdy to nie je naopak. Týmto spôsobom, keď sa začnete cítiť trochu zvláštne pri práci na úlohách s nízkou prioritou, budete cítiť nutkanie vrátiť sa k tým dôležitejším.

5. Urobte si produktívne prestávky

Okrem práce navyše a prokrastinácie je rovnako dôležité robiť si produktívne prestávky. Môžete zvážiť prestávku každých 90 minút práce alebo po úplnom dokončení jednej úlohy.

Počas týchto prestávok zvážte, či zjete niečo zdravé, robte niečo, čo vás uvoľní, napríklad počúvanie hudby alebo choďte na prechádzku.

Musíte sa však vyhnúť plytvaniu týmito prestávkami kontrolou e-mailov alebo sociálnych médií. Aby to fungovalo, zvážte, že pred začatím práce venujte 20-30 minút odpovedaniu na každú potrebnú konverzáciu. Potom vypnite upozornenia.

Tiež sa musíte uistiť, že budete sledovať čas, keď máte prestávku. Nastavte si teda časovač v bežnej aplikácii Hodiny v telefóne a vráťte sa k svojmu stolu hneď, ako skončí váš voľný čas.

Súvisiace: Ako nastaviť časovač aplikácie v systéme Android na ovládanie času obrazovky

Nestresujte sa tým, že zaostávate v práci

Teraz ste už určite pochopili, že je možné dokončiť prácu bez toho, aby ste boli preťažení. Jediné, čo musíte urobiť, je otvorene komunikovať, uprednostňovať svoje úlohy, zabezpečiť si správny spánok a prestávky a využiť prokrastináciu.

Môžu sa to zdať ako malé rady, no ak ich budete správne dodržiavať, dokážu zázraky.

7 najlepších aplikácií, vďaka ktorým budú vaše projekty rýchlejšie

Ak chcete zrýchliť svoj pracovný postup a dokončiť projekty včas, tu sú niektoré z najlepších aplikácií, ktoré môžete použiť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi