Ako sa vyhnúť nadmernému používaniu nástrojov komunikácie a spolupráce

Nástroje na spoluprácu a komunikáciu sú životne dôležité pre úspech akéhokoľvek projektu, najmä pre vzdialené tímy. Pomáhajú zvyšovať produktivitu a prepojenia medzi zamestnancami a zároveň im umožňujú prístup k informáciám odkiaľkoľvek a kedykoľvek.

Príliš veľa možností však môže byť stresujúcich, najmä ak musíte každý pracovný deň začať žonglovať medzi rôznymi nástrojmi, aby ste zostali v obraze. Tento článok preskúma niekoľko tipov a nástrojov, ktoré vám pomôžu efektívnejšie využívať nástroje na spoluprácu.

Preťaženie vášho tímu spoluprácou nástroje nie sú riešením pre lepšiu produktivitu; naopak, môže to viesť k:

• Nižšia produktivita, pretože váš tím trávi viac času hľadaním informácií na viacerých platformách, než vykonávaním úloh.
• Oneskorené projekty, pretože komunikácia spadá medzi trhliny.
• Obmedzená spolupráca, pretože niektorí ľudia môžu mať problém zoznámiť sa s viacerými platformami spolupráce.
• Ťažký prístup k informáciám, keď ich potrebujete.
• Žonglovanie medzi mnohými aplikáciami na spoluprácu môže viesť k prepínanie kontextu a nižšia účinnosť.
instagram viewer
• Nehospodárne míňanie, pretože mnohé z týchto softvérových riešení majú prekrývajúce sa funkcie a vyžadujú si predplatné.

Ak sú teda nástroje spolupráce kľúčové pre tímovú prácu, ako sa môžete týmto problémom vyhnúť?

1. Uprednostnite potreby svojho tímu a spoločnosti

Je dôležité začať tým, že si uvedomíte, že efektívna spolupráca nie je o technológiách, ale o vašich ľuďoch a ich interakcii, aby ste dosiahli spoločné ciele. Na to prichádzajú nástroje spolupráce a komunikácie, ktoré to umožňujú a uľahčujú.

Preto by ste mali začať zhodnotením potrieb vašej spoločnosti a toho, akú kultúru chcete pre svoj tím vybudovať. Okrem toho získate jasný prehľad o tom, aké úlohy váš tím každodenne vykonáva a aké sú najlepšie spôsoby vzájomnej interakcie.

Napríklad, ak chcete podporiť dôveru a slobodu pracovať počas flexibilného pracovného času, vyberte si digitálne riešenia, ktoré umožňujú asynchrónnu komunikáciu a spolupráca, ako Twist a Yac, môže fungovať najlepšie. Tieto nástroje umožňujú vašim ľuďom zostať sústredení počas ich najproduktívnejšej časovej osi.

Na druhej strane, ak je váš tím väčšinou na cestách a oceňujete komunikáciu v reálnom čase, nástroje, ktoré uľahčujú synchrónnu komunikáciu a ponúkajú stolný aj mobilný prístup, ako napr. Slack, môže byť vašou najlepšou voľbou.

Keď máte jasnú predstavu o svojich potrebách a druhu kultúry, ktorú chcete propagovať, je jednoduchšie zúžiť počet možností, ktoré zodpovedajú vášmu pracovnému prístupu. Výber nástroja len preto, že je populárny, môže neúmyselne zmeniť kultúru a operačný systém vašej spoločnosti, čo vedie k neproduktívnym výsledkom.

2. Využite súpravy Workspace Suites

Po posúdení potrieb vašej spoločnosti a v snahe znížiť počet nástrojov na spoluprácu, ktoré používate, vy môžete začať pohľadom na all-in-one alebo všestranné platformy, ktoré ponúkajú celý rad funkcií potrebných na prevádzku vášho počítača podnikania.

Tieto riešenia sú špeciálne navrhnuté tak, aby všetko spojili kombináciou základných funkcií a funkcie z viacerých aplikácií na jednu platformu, čím sa odstráni problém s otváraním niekoľkých programov informácie.

Pomáhajú tak šetriť čas a peniaze a zároveň uľahčujú všetkým robiť veci bez toho, aby prišli o akékoľvek aktualizácie. Sú ideálne pre malé a stredné podniky, ktoré nevyhnutne nepotrebujú najnovšie zvončeky a píšťalky, ale skôr jednoduché, priamočiare riešenie, ktoré im pomáha hladko fungovať.

Tieto nástroje vám umožňujú vymieňať si správy, volať, robiť si poznámky, prideľovať úlohy a dokonca plánovať projekty – to všetko z jedného miesta. Niektoré príklady z najlepšie súpravy pracovného priestoru ktoré poskytujú viacero funkcií na zefektívnenie vášho pracovného postupu Spike alebo Rovnaká stránka. Pomocou jedného z týchto nástrojov môžete spojiť všetky svoje aktivity.

Predpokladajme, že sa vaša organizácia špecializuje na konkrétnu oblasť práce a vaša viacúčelová platforma sa javí ako „Jack všetkých odborov, majster žiadny.” V takom prípade by ste mali zvážiť nájdenie najlepších vhodných riešení pre jednotlivé funkcie, ktoré možno ľahko integrovať s každou z nich iné.

Ak je vaším hlavným zameraním projektové riadenie, možno by ste sa mali pozrieť na nástroje s funkciami, ako je vytváranie úloh a priradenie, robustné vyhľadávacie funkcie, viacero zobrazení dashboardu, hlásenie o stave projektu a projekt šablón.

Súvisiace: Integrácie Zapier, ktoré zautomatizujú váš pracovný tok správy úloh

Mali by ste však zvážiť aj riešenia projektového manažmentu, ktoré ponúkajú možnosti integrácie s inými nástrojmi, napr. Úľ, monday.com, alebo Wrike. Takto môžete použiť pár nástrojov vhodných na konkrétne účely a prepojiť ich, aby ste dosiahli ešte lepšie výsledky.

Okrem toho sú tieto nástroje užívateľsky prívetivé, vďaka čomu sa ich každý ľahšie naučí a efektívne ich použije.

4. Vytvorte centralizované úložisko znalostí

Ako sme už spomenuli vyššie, jednou z hlavných nevýhod používania príliš veľkého množstva nástrojov spolupráce je, že zamestnanci strácajú drahocenný čas skákanie z jednej platformy na druhú s cieľom získať prístup k informáciám alebo odpočúvanie iných kolegov otázkami, na ktoré bolo zodpovedaných niekoľko krát.

Aby ste tomu zabránili, môžete všetky dôležité informácie uložiť do centralizovanej databázy znalostí, ku ktorej je ľahký prístup odkiaľkoľvek. Môžete použiť an interná firemná wiki nástroj ako Tettra uchovávať čokoľvek od celofiremných zásad a návodov ako na to až po špecifické informácie o produktoch. Ktokoľvek s povolením môže pridávať a upravovať súbory, čím vytvára intuitívnu platformu spolupráce, ktorá pomáha zamestnancom zdieľať informácie medzi sebou.

Myšlienkou je, že každý člen tímu môže zamieriť priamo do tejto znalostnej databázy, kde nájde informácie a dostane odpovede na akékoľvek otázky alebo problémy, ktoré by mohli mať.

Začnite svoju cestu k efektívnej komunikácii a spolupráci

Ak máte v súčasnosti príliš veľa neporiadku, pokiaľ ide o nástroje na komunikáciu a spoluprácu, zvážte implementáciu vyššie uvedených riešení.

Používaním najlepších možných digitálnych riešení a stratégií na spoluprácu pre vaše podnikanie prijímate veľký krok k vyššej produktivite, dlhodobej úspore peňazí a zlepšeniu celkového výkonu.

Ako rastiete a vaše podnikanie sa stáva náročnejším, môžete svoje procesy vždy upraviť tak, aby vyhovovali vašim meniacim sa potrebám.

Ako zvýšiť produktivitu vášho pracoviska zdieľaním vedomostí

Zdieľanie znalostí na pracovisku môže byť silné, ale iba vtedy, ak vytvoríte prostredie, ktoré to podporuje. Tu je niekoľko nástrojov a tipov, ktoré vám pomôžu.

Prečítajte si ďalej

O autorovi