9 vecí, ktoré treba robiť, keď v kancelárii nemáte čo robiť

Klasická mantra v gastronómii znie: „ak je čas sa oprieť, je čas aj upratovať“. Morálka je taká, že vždy môžete byť produktívny, aj keď sa zdá, že nie je čo robiť. To platí aj pre kanceláriu (a domácu kanceláriu).

Možno nemáte telefonát alebo nemáte uzávierku projektu, ale to neznamená, že nemôžete robiť nič produktívne. Tieto prestoje sú ideálnym časom na dobehnutie malých úloh, ktoré zvyčajne odkladáte, kým sa vám nevymknú spod kontroly.

1. Naozaj si prečítajte tieto bulletiny

Je pravdepodobné, že dostávate veľa bulletinov. Je pravdepodobné, že niekedy sa k nim dostanete a niekedy nie. Tie, ku ktorým sa okamžite nedostanete, môžete odísť do daždivého dňa. Teraz by mohol byť ten deň.

Ak vám tento proces pripomenie, prečo sa k týmto bulletinom nedostanete včas, zvážte odhlásenie z odberu niektorých z nich. To vám môže pomôcť udržať poriadok vo vašej doručenej pošte v budúcnosti.

Súvisiace: Nee-mailové aplikácie na čítanie, objavovanie a správu bulletinov

2. Vyčistite si doručenú poštu a nevyžiadané súbory

Keď si prechádzate týmito bulletinmi, možno si uvedomíte, že niektoré sú už trochu zastaralé. Staré bulletiny pravdepodobne nie sú jediné e-maily vo vašej doručenej pošte, ktoré vykazujú nízky vek. Prechádzanie a odstraňovanie starých konverzácií a neaktuálnych bulletinov môže urobiť zázraky, pokiaľ ide o poriadok vo vašej schránke.

Upratovanie vašej doručenej pošty uľahčuje nájdenie e-mailov, ktoré stále potrebujete, a ktovie, možno nájdete nejaké, na ktoré budete stále musieť odpovedať a ktoré sa vám uviazli. A nezabudnite si z času na čas prezrieť svoje nevyžiadané priečinky. Dôležité veci si môžu nájsť cestu do týchto súborov.

Súvisiace: Najlepšie nástroje na organizáciu e-mailov a zvýšenie produktivity

3. Vyčistite súbory cookie a históriu prehliadača

Ďalšia vec, ktorú by ste pravdepodobne mali robiť častejšie a určite by ste ju mohli robiť práve teraz, je čistenie súborov cookie a histórie prehliadača. Môžete len utrieť ktorýkoľvek z nich, ale pokiaľ máte nejaký čas na rukách, možno ich budete chcieť „vyliečiť“.

Zanedbané vyrovnávacie pamäte cookies a histórie prehliadačov môžu spomaliť vaše prehliadače. Ovplyvňujú však aj to, čo v týchto prehliadačoch vidíte. Na internete sa môžete pohybovať efektívnejšie, ak necháte súbory cookie a záznamy histórie, ktoré pravidelne používate, a odstránite súbory cookie a záznamy histórie zo stránok, ktoré už nepoužívate.

Rôzne prehliadače umiestňujú svoje nástroje na správu údajov na rôzne miesta, ale zvyčajne je možné pristupovať k obom cez ikonu zoskupených alebo plochých bodiek v pravom hornom rohu hlavného panela s nástrojmi v blízkosti vyhľadávania bar. Vymazanie súborov cookie zaberie viac času ako vymazanie histórie, pretože súbory cookie majú väčší vplyv na váš zážitok z prehliadania.

Väčšina položiek v tomto zozname súvisí s vaším prenosným alebo stolným počítačom. Každé zariadenie, ktoré pristupuje na internet, má však súbory cookie a históriu. Nezabudnite teda vymazať vyrovnávaciu pamäť prehliadača aj na tabletoch a smartfónoch.

4. Vyčistite súbory na pevnom disku a cloudových diskoch

Priestor je obmedzený – dokonca aj digitálny priestor. Ak necháte na svojom počítači hromadiť sa nepotrebné súbory, môže sa tým zmenšiť priestor dostupný pre veci, ako sú aplikácie, systémové programy a hry (ak máte radi také veci).

Môžete udržiavať dostatočne čistú pracovnú plochu a priečinky, ktoré používate najčastejšie, môžu byť v poriadku, ale kedy ste naposledy prechádzali priečinkom na prevzatie alebo odpadkovým košom? Tieto často zanedbávané miesta môžu zaberať veľa miesta v pamäti vašich zariadení.

Je ľahké si myslieť, že cloudové jednotky majú neobmedzený priestor a nechať ich voľne bežať. Väčšina ľudí pristupuje k cloudovému úložisku prostredníctvom modelov predplatného, ​​ktoré majú obmedzenia úložiska. Väčšina ľudí má k dispozícii viac priestoru, než kedy budú môcť využiť, no aj keď vám nedochádza miesto, zorganizovanie teraz vám môže neskôr ušetriť čas.

5. Uistite sa, že vaše fyzické dokumenty sú v poriadku

Žijeme čoraz viac digitálnym životom, ale niektoré dokumenty pravdepodobne stále prichádzajú poštou. Aj keď sa celý tento čas venuje udržiavaniu vašej organizácie digitálnych súborov, uistite sa, že sa vám fyzické papiere nevymknú z rúk.

Založte, čo sa dá, skartujte, čo treba skartovať, a uistite sa, že všetky vaše účty sú zaplatené!

6. Nikdy nie je priskoro myslieť na svoje dane

Pokiaľ máte k dispozícii fyzické dokumenty, nikdy nie je príliš skoro premýšľať o svojich daniach. To platí najmä vtedy, ak ste samostatne zárobkovo činná osoba alebo máte zmluvné vedľajšie koncerty a potrebujete pozornejšie sledovať príjmy a výdavky.

Toto nie je miesto pre finančné a daňové poradenstvo; dúfam, že máte svoj vlastný systém. Bez ohľadu na to, aký je tento systém, pomalé pracovné dni môžu byť presne to, čo účtovník nariadil, aby všetky vaše kačice držali v rade.

Súvisiace: Dôvody, prečo by ste mali investovať do účtovného softvéru na voľnej nohe

7. Získajte náskok pred predplatným softvéru

Ak máte predplatné vecí, ako je antivírusový softvér, textový procesor a tabuľkový softvér a iné obsahu, zvážte využitie tohto času na zistenie, kedy vyprší platnosť týchto odberov a či ich môžete obnoviť skoro.

Je pravdepodobné, že dostanete upozornenie, keď sa blíži dátum ukončenia vášho predplatného, ​​ale kontrola pred prijatím týchto upozornení vám môže pomôcť vyhnúť sa výpadkom služby. Okrem toho, obnovenie predplatného skôr alebo na dlhšie obdobie vám zvyčajne môže ušetriť peniaze.

8. Aktualizujte profesionálne sociálne stránky

Ak chcete rozvíjať svoju prítomnosť na profesionálnych stránkach sociálnych médií, ako je LinkedIn, nemusíte byť v honbe za prácou. Udržiavanie a pozitívna prítomnosť na týchto platformách môže pomôcť zvýšiť vašu osobnú hodnotu a hodnotu spoločností, v ktorých pracujete okolo.

Akékoľvek a všetky stránky sociálnych médií môžu a mali by byť využívané pre váš profesionálny pokrok, ale určite nedovoľte, aby to bola výhovorka na to, aby ste na nich strácali čas. Tento čas môžete využiť konštruktívne zapojením a rozširovaním vašej siete, zaznamenávaním nedávnych úspechov a účasťou na prieskumoch verejnej mienky a konverzáciách.

9. Plánujte a myslite dopredu

Mať malé prestoje pri vykonávaní úloh, ako sú tieto, je normálne. Ale ak sa vám to opakuje, možno je čas zamyslieť sa nad tým, prečo to tak je. Skúste tento čas využiť na naplnenie svojho harmonogramu do budúcnosti, aby ste nakoniec príliš nesedeli na rukách.

Ak dostávate výplatu za hodinu, môže byť lákavé nechať tento čas prázdny. Ak však nájdete viac vecí, ktoré by ste mohli robiť, zvážte prevzatie viacerých úloh alebo povinností (samozrejme len za kompenzáciu).

Dostať sa do práce!

Časy, keď nemáte čo robiť, sú najlepšie časy na veci, ktoré bežne odkladáte. Ak nemáte v pláne žiadne termíny, hovory alebo stretnutia, môže byť ťažké vymyslieť produktívne úlohy. Ale zamyslite sa trochu a vždy je tu ešte jedna vec, ktorú môžete urobiť.

8 najlepších aplikácií, ktoré môžete použiť na uprednostnenie úloh v práci

Chcete zvýšiť svoju produktivitu v práci a urobiť viac tým, že sa zameriate na svoje úlohy? Tu je niekoľko aplikácií, ktoré vám s tým môžu pomôcť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi