Ako vytvoriť tabuľu projektových žiadostí v ClickUp

Delegovanie úloh alebo žiadosť o pomoc môže niekedy spôsobiť, že sa ľudia budú cítiť nepríjemne. Či už je to úzkosť z toho, že sa pýtate nesprávnym spôsobom, alebo obavy z toho, čo si môže myslieť niekto iný, je to bežná výzva na pracovisku.

Dokonca aj tí, ktorí majú dobré skúsenosti s rozdávaním úloh, by mohli ťažiť z toho, že strávia menej času komunikovaním podrobností. Môže byť vyčerpávajúce sledovať všetko, o čom ste diskutovali v e-mailoch, správach a stretnutiach – najmä keď stratíte prehľad o prílohe, detaile alebo otázke.

V tomto článku vás prevedieme tým, ako v ClickUp vytvoriť tabuľu žiadostí o projekt, vďaka ktorej bude delegovanie rýchle a bezbolestné.

Aké stĺpce zahrniete do panela žiadostí o projekt?

Pri vytváraní dosky projektových požiadaviek v ClickUp, cieľom je ušetriť čas. Mali by ste si ujasniť, komu projekt prideľujete, kedy ho chcete zrealizovať, aká je úroveň priority, ako aj to, kto podáva žiadosť. Môžete to rýchlo urobiť pridaním stĺpcov nadobúdateľa, dátum splatnosti, prioritoua vytvoril na vašu tabuľu.

Ak sa pýtate, prečo vytvoril stĺpec je dôležitý, a to z dvoch dôvodov. Pomáha vašim spoluhráčom vedieť, koho sa majú opýtať, ak narazia na otázku. Tiež im dáva vedieť, komu sa hlásia, ak máte viacero ľudí, ktorí priraďujú projekty.

Nemôžete zmeniť, kto sa objaví v vytvoril takže ak vytvárate úlohu v mene niekoho iného, ​​môžete si to poznačiť do popisu.

Okrem toho si môžete všimnúť nadobúdateľa stĺpec štandardne obsahuje jeden názov. Ak chcete na úlohu zapojiť viac ako jednu osobu, môžete zapnúť viacerých priradených. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu svojho profilu v ľavom dolnom rohu a prejdite na nastavenie, vyberte Kliknite na položku Aplikáciea zapnite Viacerí poverení in možnostiach.

Ak chcete do projektu zapojiť niekoho iného, ​​kto na ňom aktívne nepracuje, môžete ho pridať ako pozorovateľ, alebo ak chcete, aby si vaši spoluhráči úlohy nárokovali sami, môžete jednoducho nechať stĺpec prázdny.

Súvisiace: ClickUp vs. Asana: Čo je lepšie pre projektový manažment?

Okrem štyroch vyššie uvedených stĺpcov ClickUp ponúka mnoho ďalších, ktoré vám pomôžu komunikovať špecifiká projektu. Napríklad, ak sú vaše úlohy časovo citlivé, môžete použiť dátum vytvorenia stĺpec ukazuje, ako dlho sedí. Môžete tiež použiť časový odhad aby ste svojich spoluhráčov informovali o tom, ako dlho môže projekt trvať.

Ak chcete zistiť, ktoré stĺpce by ste chceli použiť, popremýšľajte o tom, ako váš tím už rozdáva úlohy, vyberte, čo funguje, a prispôsobte si nástenku tak, aby vyhovovala vašim potrebám.

Ako nastaviť nástenku projektových žiadostí v ClickUp

Prvým krokom pri vytváraní panela žiadostí o projekt je vytvorenie nového zoznamu vo vašom pracovnom priestore. Ak to chcete urobiť, umiestnite kurzor myši na názov vášho pracovného priestoru na bočnom paneli a kliknite na tlačidlo Pridať. Pomenujte svoj zoznam podľa toho.

Potom vložte stĺpce, ktoré chcete použiť, ak tam ešte nie sú. Keď vyberiete možnosť pridať v pravom hornom rohu zoznamu, nájdete ich dlhý zoznam. Majte na pamäti, menej je viac. Ak na svoju nástenku pridáte príliš veľa informácií, môže to nakoniec zmiasť vašich spolupracovníkov – najmä tých, ktorí sú noví v softvéri na riadenie projektov.

Budete tiež chcieť použiť minimálny prístup k stavom. Ak chcete upraviť svoje stavy, umiestnite kurzor myši na Robiť alebo na ľubovoľnej stavovej karte na nástenke, kliknite na tri bodky napravo a prejdite na Spravovať stavy. Vyberte zvykom a vytvorte si tie, ktoré by ste chceli použiť na komunikáciu so svojím tímom.

Príklad používa robiť, prebiehaa kompletný, ale ak chcete, môžete byť kreatívnejší. Ak tabuľu používate na prihlasovanie projektov, možno budete chcieť použiť otvorené namiesto toho-do and have an pridelených stav dať sebe a ostatným vedieť, že je na ňom niekto iný, aj keď ešte nezačali pracovať.

Môžete tiež použiť možnosti ako zaseknutý komunikovať spoluhráč potrebuje pomoc, príp na počkanie rýchlo oznámiť, že projekt neprebieha ani nie je dokončený.

Ako pracovať v rámci rady projektových žiadostí

Myšlienkou rady projektových žiadostí je obmedziť komunikáciu pri delegovaní úloh. Nie, že nebudete zdieľať podrobnosti alebo odpovedať na otázky, ale robíte to všetko na jednom mieste, takže vy a váš tím viete, kde nájdete informácie.

Podrobnosti v stĺpcoch poskytujú nadobúdateľovi rýchly prehľad o očakávaniach projektu. Okrem toho môžete do úlohy vložiť podrobné poznámky kliknutím na jej názov.

Tu nájdete miesto, kde môžete opísať úlohu svojmu spoluhráčovi, pripojiť súbory a komunikovať tam a späť v komentároch.

Do projektu môžete pridať aj pozorovateľa kliknutím na symbol oka v pravom hornom rohu. Ak to urobíte, je to podobné, ako keď niekomu pošlete kópiu e-mailu.

Keď váš spoluhráč začne pracovať na úlohe, zmení stav na prebieha ukázať, že prebieha a kompletný keď skončia. ClickUp automaticky skryje dokončené úlohy, ale môžete si ich kedykoľvek zobraziť kliknutím predstavenie zatvorené v pravom hornom rohu.

Majte na pamäti, že ktokoľvek môže priradiť projekty v ClickUp, takže vaša tabuľa žiadostí o projekt bude fungovať oboma spôsobmi. Týmto spôsobom, ak máte kolegu, ktorý potrebuje vašu pomoc s niečím, môže vytvoriť úlohu aj pre vás.

Súvisiace: Čo je ClickUp? Najlepšie funkcie projektového manažmentu

Ak pracujete s veľkým tímom a vaša tabuľa žiadostí o projekt je príliš zaneprázdnená, možno budete chcieť vytvoriť samostatné pre každé oddelenie. Môžete tiež vytvoriť nástenky projektových žiadostí pre jednotlivých ľudí, ak má vaša spoločnosť veľa úloh alebo ak niekto potrebuje extra kúsok individuálneho zamerania.

Okrem toho, ak zistíte, že máte vo svojom tíme nejakých vizuálnych ľudí, možno budete chcieť pridať pohľad na tabuľu ktorý používa kartový systém namiesto zoznamu.

Zamerajte sa pomocou rady projektových žiadostí

Vytvorenie dosky so žiadosťou o projekt je rýchly projekt, do ktorého sa môžu zapojiť začiatočníci aj skúsení používatelia ClickUp. Používanie jedného pomôže nielen obmedziť preskakovanie medzi e-mailami a správami pri delegovaní úloh, ale môže tiež znížiť množstvo času, ktorý strávite na stretnutiach, či už plánovaných alebo nie.

Len nezabudnite vysvetliť svojmu tímu, ako to funguje, a dajte mu vedieť, že aj oni môžu požiadať vás alebo jeden druhého o pomoc, keď ju budú potrebovať.

ClickUp vs. Pojem: Čo je lepšie pre spoluprácu na projekte?

ClickUp a Notion sú dva z najlepších nástrojov na spoluprácu na projekte. Zistite, čo je pre vás lepšie.

Prečítajte si ďalej

O autorovi