4 najlepšie tipy na zníženie preťaženia e-mailov

Trávenie hodín pracovného dňa komunikáciou z väčšej časti nie je najproduktívnejšie využitie vášho času. V ideálnom prípade by vám komunikačné nástroje, ako je e-mail, mali umožniť, aby ste robili čo najlepšie, nie naopak.

Žiaľ, e-mail sa stal všestrannou formou komunikácie, ktorá vám môže ľahko pokaziť deň a okradnúť vás o čas a produktivitu.

V tomto článku si predstavíme niekoľko praktických stratégií a nástrojov na boj proti preťaženiu e-mailom.

Čo je to preťaženie e-mailom a ako to ovplyvňuje vašu produktivitu?

Preťaženie e-mailom je neschopnosť držať krok s počtom e-mailov, ktoré dostanete alebo odošlete. Vyskytuje sa vtedy, keď máte v priečinku doručenej pošty viac správ, ako môžete primerane riešiť.

Aké sú teda znaky toho, že bojujete s preťažením e-mailov?

• Máte pocit, že so svojimi e-mailami neustále zaostávate a zdá sa, že to nikdy nestíhate.
• Pri každej kontrole e-mailu ste vystresovaní, pretože máte veľa správ, ktoré musíte riešiť.
• Dostávate príliš veľa následných e-mailov, pretože máte problém držať krok so svojimi správami.
instagram viewer
• Máte silné nutkanie neustále kontrolovať svoje e-maily, aj keď ste zaneprázdnení inými úlohami alebo keď sa snažíte relaxovať doma.

Nie ste sami, ak pociťujete niektoré z týchto príznakov. Preťaženie e-mailov je bežným problémom, ktorému čelí veľa ľudí, ale ako sme sa sem dostali? Existuje mnoho dôvodov, prečo sa preťaženie e-mailom stalo takým problémom, najmä rozsiahle prijatie e-mailu ako primárneho prostriedku interná komunikácia na pracovisku.

S expanziou vzdialenej pracovnej sily sa to zhoršilo, keďže osobné interakcie sa zmenili na e-mailovú komunikáciu. V neposlednom rade, kultúra práce v reálnom čase a stále zapnutá znamená, že sa od ľudí očakáva, že budú vždy k dispozícii, aby odpovedali na e-maily, a to aj mimo pracovnej doby.

Všetky tieto faktory viedli k situácii, keď ľudia trávia čoraz viac času e-mailom, čo vedie k niekoľkým negatívnym dôsledkom, vrátane:

• Zvýšená hladina stresu
• Ťažkosti udržať koncentráciu
• Ťažkosti s dodržiavaním termínov
• Zvýšené pocity preťaženia
• Poklesla produktivita vďaka prepínaniu kontextu.

Tieto dôsledky sa netýkajú iba jednotlivcov, pretože môžu mať dominový efekt na tím alebo spoločnosť. Ako teda môžete bojovať proti preťaženiu e-mailom a získať kontrolu nad svojím časom a produktivitou?

Najlepšie tipy na riešenie preťaženia e-mailov

1. Hromadná e-mailová aktivita

Dávkovanie úloh je efektívna technika produktivity to znamená zoskupiť podobné úlohy a dokončiť ich v určených časoch. Tento prístup môžete použiť na e-mail dávkovaním všetkých činností súvisiacich s e-mailom do konkrétnych časových úsekov.

Keďže čítanie alebo odpovedanie na e-maily nie je nevyhnutne psychicky náročná úloha, môžete si nastaviť čas mimo vášho produktívneho času, aby ste to urobili, napríklad skoro ráno alebo neskoro popoludní, v závislosti od vášho chronotypu. Táto stratégia vám môže pomôcť vyhnúť sa pokušeniu neustále kontrolovať svoj e-mail a nechať sa vtiahnuť do e-mailového víru.

Môžeš použiť aplikácie na dávkovanie času Páči sa mi to Kalendár Google zablokovať čas na aktivity súvisiace s e-mailom. Môžete si tiež prispôsobiť svoje e-mailové upozornenia, aby prichádzali iba počas časových úsekov vašej e-mailovej aktivity.

2. Odhláste sa z odberu nepotrebných e-mailov

Všetky tie otravné bulletiny a propagačné e-maily, na odber ktorých ste sa pred rokmi prihlásili, ale nikdy ich neprečítali, môžu byť významným zdrojom preťaženia e-mailmi. Odhlásenie sa z odberu týchto e-mailov môže zaplniť vašu doručenú poštu.

Existuje mnoho spôsobov, ako zrušiť odber e-mailov, ale najbežnejším je nájsť odkaz „zrušiť odber“ v spodnej časti e-mailu. Ak ste sa však prihlásili na odber stoviek e-mailov, zrušenie odberu jedného po druhom môže byť skľučujúca úloha. Ak je to tak, je ich veľa nástroje, ktoré vám pomôžu usporiadať vaše e-maily, počítajúc do toho Unroll.me, ktorá vám umožňuje hromadne zrušiť odber e-mailov pomocou niekoľkých kliknutí.

Nakoniec si môžete nastaviť aj samostatný e-mailový účet pre propagačné správy, aby ste odstránili neporiadok v primárnej schránke. Týmto spôsobom obmedzíte prístup k vašej primárnej/pracovnej e-mailovej adrese iba na dôležité správy.

3. Nastavte e-mailové filtre

Filtre efektívne spravujú váš e-mail automatickým triedením správ do konkrétnych priečinkov na základe určitých kritérií. Môžete napríklad nastaviť filter na automatické odstraňovanie e-mailov od konkrétneho odosielateľa skôr, ako sa dostanú do vašej doručenej pošty.

Filtre vám môžu pomôcť efektívnejšie spravovať váš e-mail:

• Pomáha vám zostať organizovaný.
• Zabráňte tomu, aby irelevantné e-maily zahlcovali vašu doručenú poštu.
• Umožňuje vám rýchlo nájsť e-maily na základe konkrétnych kritérií.

Vo svojom e-mailovom klientovi môžete nastaviť filtre; môžete ich napríklad využiť inteligentné filtre Gmailu alebo použite službu filtrovania e-mailov, napr SaneBox.

V ideálnom prípade by e-mail nemal byť jediným komunikačným prostriedkom na vašom pracovisku. E-mail môžete použiť na špecifické účely, napríklad na aktualizáciu klienta o projekte alebo na doručovanie dlhého obsahu.

V mnohých prípadoch môžete použiť iné nástroje internej komunikácie, ako napríklad:

• Slack je aplikácia na odosielanie pracovných správ, ktorá vám umožňuje komunikovať so spolupracovníkmi a tímami. Môžete ho použiť na rôzne účely, ako je zdieľanie súborov, skupinové konverzácie a vytváranie kanálov pre konkrétne projekty.
• Twist je nástroj asynchrónnej komunikácie ktorý umožňuje kolegom vymieňať si správy bez tlaku alebo očakávania okamžitej odpovede. Je ideálny pre tímy, ktoré chcú prekonať neustále vyrušovanie z upozornení a mať väčšiu kontrolu nad svojím časom.
• Asana je nástroj na riadenie projektov, ktorý vám umožňuje sledovať priebeh úloh, zdieľať súbory a komunikovať s členmi tímu. Je to vynikajúci nástroj pre projektovú prácu alebo tímy, ktoré potrebujú spolupracovať na úlohách.
• Spike je e-mailové riešenie typu všetko v jednom, ktoré vám môže pomôcť prekonať preťaženie e-mailom a zvýšiť produktivitu. Spike môžete použiť na integráciu všetkých svojich existujúcich e-mailových účtov, organizáciu doručenej pošty, spoluprácu s kolegami a ďalšie.

Získajte späť kontrolu nad svojou e-mailovou schránkou a zvýšte svoju produktivitu

Preťaženie e-mailom môže byť hlavným zabijakom produktivity. Využitím stratégií a nástrojov uvedených v tomto článku však môžete neporiadok obmedziť svoju doručenú poštu a znova získajte kontrolu nad svojou e-mailovou komunikáciou, čím zvýšite svoju produktivitu v tomto procese.

Ako zabrániť tomu, aby sa vaše e-maily dostali do spamu: 6 tipov

Vaše e-maily sa nemusia pravidelne dostávať do doručenej pošty vašich príjemcov, ak ich blokujú spamové filtre. Tu je návod, ako tomu môžete zabrániť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi