4 tipy na zvýšenie produktivity na kontrolu doručenej pošty

Všetci sme tam boli. Keď dostanete e-mail od spolupracovníka, ktorý vás odvedie od danej úlohy, sústredíte sa na danú úlohu. Je zvedavé, že naň kliknete, aby ste videli, ako môžete pomôcť, ale v skutočnosti to nie je niečo, čo potrebuje okamžitú reakciu.

Napriek tomu si možno kladiete otázku, či by ste sa k nim mali vrátiť teraz, alebo sa pokúsiť znovu získať pozornosť – čo môže byť obzvlášť náročné, keď sa to často objavuje počas dňa.

V tomto článku vás prevedieme niekoľkými tipmi, ktoré vám môžu pomôcť zostať produktívnymi pri kontrole e-mailov.

1. Obmedzte počet kontrol svojej doručenej pošty denne

Ak sa preklikávate do svojej doručenej pošty zakaždým, keď dostanete e-mail – alebo ho očakávate –, neustále sa sústreďujete. Mali by ste zvážiť aj čas, ktorý vám po prerušení trvá, kým sa vrátite do práce, najmä ak na každý e-mail odpovedáte okamžite.

Aj keď sa môžete cítiť zaneprázdnení, toto tam a späť nemusí byť tým najproduktívnejším spôsobom práce. Chcete skontrolovať svoje doručenej pošty s úmyslom vyprázdniť zoznam e-mailov.

Ak vaša práca skutočne nevyžaduje okamžitú odpoveď na všetky e-maily, skúste obmedziť počet kontrol doručenej pošty denne. Ako návrh, možno budete chcieť kontrolovať a uprednostňovať svoje e-maily dvakrát až trikrát denne – raz, keď prídete do práce, raz po obedňajšej prestávke a možno hodinu predtým, ako skončíte deň.

Najlepšie je však vymyslieť si rutinu, ktorá bude vyhovovať vášmu rozvrhu a tým, s ktorými pracujete. Aj keď môžete okamžite odpovedať, neznamená to, že musíte vždy, najmä ak sa sústredíte na dôležitú úlohu alebo konečný termín.

Samozrejme, budete mať ľudí, ku ktorým sa budete musieť vrátiť skôr ako neskôr, či už to bude váš šéf, klient alebo prioritný spolupracovník. Keď si skontrolujete svoju doručenú poštu, urobte svoju odpoveď na ňu prioritou. Môžete tiež zapnúť upozornenia, keď vám daná osoba pošle e-mail v režime Nerušiť – alebo jednoducho upraviť, koľkokrát vaša doručená pošta kontroluje novú poštu.

Je len na vás, či chcete upraviť nastavenia upozornení tak, aby sa niektoré e-maily úplne stlmili. Aby ste však nezmeškali niečo mimoriadne dôležité, možno sa budete chcieť pozrieť na príjemcu a predmet v upozornení a rýchlo sa vrátiť na správnu cestu, ak môže počkať.

2. Vyhnite sa tomu, aby ste dvakrát riešili ten istý e-mail

Už ste niekedy otvorili a prečítali ten istý e-mail viackrát, aby ste sa osviežili predtým, ako začnete konať? Môže to byť strata času a sústredenia.

Môžete tomu zabrániť tak, že pri každom otvorení niektorého z nich vykonáte akciu. Rozhodnite sa, či vyžaduje odpoveď, môžete ju uložiť alebo archivovať, alebo či ide o nevyžiadanú poštu alebo niečo, čo môžete jednoducho odstrániť.

To, že sa na ňu rozhodnete odpovedať, neznamená, že sa to musí stať hneď, ale pridajte príznak alebo nejaký druh pripomienky, aby ste vedeli, že to máte urobiť, keď budete nabudúce riešiť svoje e-maily.

Vaša doručená pošta môže mať aj funkciu e-mailových pripomienok. Spark vám napríklad umožňuje odložiť správy na určitý čas a pripomenie vám ich v konkrétny dátum a čas. Umožňuje vám tiež nastaviť pripomienku na sledovanie odoslaného e-mailu, ak ste ešte nedostali odpoveď od príjemcu.

Čokoľvek vo vašej doručenej pošte, čo nevyžaduje odpoveď, súbor, nevyžiadanú poštu alebo to ihneď vyhodiť do koša – väčšina poskytovateľov e-mailu to veľmi zjednodušuje, takže je najlepšie to urobiť a dokončiť.

Pomáha tiež vymyslieť si pre seba nejaké pravidlá na základe množstva e-mailov, ktoré dostávate. Napríklad, kto je prioritou a váš čas odozvy. Ostatní si na to tiež zvyknú a zistia, že im dáte skvelú odozvu, len nie hneď.

Ak zistíte, že existuje e-mail, ktorý odkladáte, použite jesť žabú metódu aby sa to podarilo.

3. Zrušte odber zbytočných bulletinov a marketingových e-mailov

Je pravdepodobné, že za deň dostanete dostatok upozornení bez pridaného hluku z bulletinov a marketingových e-mailov. Je ľahké nechať to skĺznuť a nechať ich hromadiť sa vo vašej doručenej pošte, pretože ste zaneprázdnení.

Preosiať ich je však ďalšou úlohou, ktorá vám uberie sústredenie a produktivitu. To platí najmä vtedy, ak odosielateľ napísal e-mail dostatočne dobre na to, aby ste si ho preklikali a prečítali bez toho, aby ste skutočne vedeli, prečo ste.

Odhláste sa z odberu, pokiaľ nejde o niečo, s čím sa skutočne chystáte konať, napríklad čítať obsah tvorcu alebo využívať predaj spoločnosti. Ušetrite čas a energiu, ktorú by ste vložili do týchto e-mailov, a vložte ich do niečoho zmysluplnejšieho alebo relaxačnejšieho.

Ak máte bulletiny a marketingové e-maily, ktoré radi čítate, možno budete chcieť vyskúšať poskytovateľa e-mailov, ako je Spark, ktorý ponúka inteligentnú schránku.

Funkcia Smart Inbox oddeľuje informačné bulletiny a správy zo služieb od osobných e-mailov. Stlmí tiež upozornenia od neznámych ľudí a automatické správy.

4. Blokovať nevyžiadané e-maily – adresy a domény

Pokiaľ ide o filtrovanie nevyžiadanej pošty, niektorí poskytovatelia e-mailových služieb odvádzajú lepšiu prácu ako iní. Dokonca ani taká populárna voľba, ako je Outlook, nie je dokonalá, čo umožňuje prechod nevyžiadanej pošty.

Ak vám však niekto posiela spam, môžete jeho e-mailovú adresu zablokovať. Môžete tiež zablokovať celú doménu, ak zistíte, že dostávate e-maily od rôznych používateľských mien, ale rovnakej webovej adresy.

Ak používate Outlook, túto funkciu nájdete v Nevyžiadaná pošta časť Mail v časti Nastavenia a Zobraziť všetky nastavenia Outlooku. Gmail je ďalší poskytovateľ, ktorý vám to umožňuje jednoducho blokovať e-mailové adresy a spoločnosti.

Ak používate iného poskytovateľa e-mailu, skontrolujte túto funkciu vyhľadávaním blokovať e-mailovú doménu a názov poskytovateľa, ktorého používate.

Majte na pamäti, že je najlepšie nekliknúť na zrušenie odberu v spamovom e-maile, pretože by vás to mohlo priviesť na povrchnú stránku, kde chcete získať svoje osobné informácie. V skutočnosti s nimi vôbec nekomunikujte, pokiaľ ich neoznačíte ako spam alebo ich neodstránite.

Zvýšte svoju produktivitu obmedzením e-mailov

E-mail je užitočný nástroj v komunikácii. Môže sa však stať rozptýlením, keď nevenujeme veľkú pozornosť.

Ak zistíte, že v doručenej pošte trávite veľa času, čo tak vyskúšať jeden alebo viacero z týchto tipov, aby ste zistili, či vám to pomáha?

Ako prevziať kontrolu nad svojou e-mailovou schránkou a zostať produktívny

Neustála kontrola e-mailov vám môže zabrať veľa času. Tieto tipy vám pomôžu ovládať doručenú poštu a urobiť viac.

Prečítajte si ďalej

O autorovi