Únava funkcií: Ako sa vyhnúť preťaženiu softvérom na riadenie projektov

Nájdenie správneho softvéru na riadenie projektov môže byť problém. S každou voľbou prichádza dlhý zoznam vlastností a funkcií s rôznymi názvami a niekedy aj nejasným účelom.

Pri porovnávaní je ľahké byť ohromený, ale nemusí to tak byť. V tomto článku vás prevedieme niekoľkými tipmi na zníženie únavy funkcií, pokiaľ ide o výber správneho softvéru na správu projektov pre vás.

1. Pred vyskúšaním alebo kúpou si naplánujte softvér na riadenie projektov

Už ste sa rozhodli vyskúšať softvér na riadenie projektov alebo o tom aspoň uvažujete. S toľkými vynikajúcimi možnosťami si urobíte obrovskú láskavosť tým, že načrtnete, čo by ste s tým chceli robiť, skôr než sa pozriete na možnosti a funkcie každého softvéru.

Nielenže vám to pomôže nájsť ten správny softvér, ale pomôže vám to identifikovať a vylúčiť tie nesprávne.

Zamyslite sa nad tým, ako teraz vy a vaši kolegovia komunikujete úlohy. Chcete, aby softvér nahradil určité typy e-mailov, stretnutí a poznámok? Aké typy podrobností zvyčajne zahŕňate a aký je proces, v ktorom prideľujete úlohy?

Ďalšou dôležitou súčasťou načrtnutia toho, ako ho budete používať, je identifikácia toho, kto ho bude používať. Koľko ľudí máte vo svojom tíme? Aké roly a povolenia budete potrebovať pre účet každého člena tímu? Budete musieť zahrnúť účty hostí pre klientov alebo dodávateľov?

Môžete tiež zvážiť, či budete v rámci svojho softvéru potrebovať súkromné ​​pracovné priestory. Môžete napríklad nastaviť zoznamy, ktoré vytvoríte vo svojich pracovných priestoroch ClickUp, ako predvolene zdieľané alebo súkromné ​​a môžete ich kedykoľvek prepínať. Opačná predstava je, že stránky sú súkromné, kým ich nezdieľate s hosťami, pokiaľ nejdete o tímový účet.

Aj keď sa veľa softvéru na riadenie projektov môže zdať rovnakých, zodpovedanie týchto otázok vám pomôže pochopiť, ktoré funkcie budete musieť hľadať v rámci svojho rozpočtu.

2. Rozhodnite sa, ktoré funkcie potrebujete, na základe toho, čo už robíte

Tu môžu byť veci trochu zložitejšie. V softvéri na riadenie projektov existuje veľa možností a každý softvér má dlhý zoznam funkcií.

Tu treba mať na pamäti, že menej je viac. Môžete dokonca načrtnúť opakujúce sa úlohy alebo pracovné postupy len s tabuľkou a niekoľkými kontrolnými zoznamami, ako je znázornené v príklade s použitím Notion nižšie. Všetko závisí od toho, ako vy a váš tím spolupracujete.

Použitie sledovania času ako príkladu, len preto, že to môžete urobiť v niektorom softvéri na riadenie projektov, neznamená, že by ste mali. Ak už máte metódu sledovania času, ktorá funguje, alebo práve nesledujete svoj čas, a to je v poriadku, prečo by ste si mali zvoliť metódu so sledovaním pred jedným bez?

Váš softvér na riadenie projektov by nemal pridávať žiadne problémy do vašich každodenných úloh. V prvom rade je to nástroj, ktorý môžete použiť efektívne komunikovať projekty, takže si premyslite, akým spôsobom to momentálne robíte a ktoré funkcie by boli najužitočnejšie.

Je ľahké nechať sa rozptyľovať ďalšími funkciami, nielen preto, že trávite čas ich nastavovaním a nepoužívaním, ale zaplnia váš pracovný priestor. To nás privádza k ďalšiemu bodu.

3. Ak je to okázalé, rozhodnite sa, či je to udržateľné

Ak určitá funkcia upúta vašu pozornosť a vy sa rozhodnete, že ju chcete použiť, opýtajte sa sami seba, či je to niečo, čo budete dlhodobo udržiavať. Napríklad miniaplikácie Llama farm a batérie od Monday.com sú celkom zábavnými doplnkami na palubnej doske, pretože vďaka nim sú vaše ciele trochu herné, ale vzrušenie môže ľahko vyprchať.

V skutočnosti sa možno budete chcieť vyhnúť prehliadaniu miniaplikácií, pretože pondelok, ClickUp, Notion a Asana sú skvelé možnosti aj bez nich. Na obrázku nižšie je jednoduchý príklad a rada projektových žiadostí pomocou niektorých z mnohých funkcií dostupných v neplatenej verzii ClickUp.

Najlepšie je vybrať si softvér na riadenie projektov na základe jeho základov a nie zvončekov a píšťaliek – najmä ak vám uberú len na produktivite.

Ďalšou položkou, ktorú treba poznamenať, sú integrácie. Rovnako ako widgety, je pravdepodobné, že softvér môžete používať aj bez nich. Ak sa vám však páči, že sa integruje s iným softvérom, pozrite sa na to, aké úlohy môže dokončiť, skôr ako to necháte rozhodnúť. Integrácia môže byť len ďalším upozornením alebo krokom.

4. Niektoré užitočné základné funkcie, ktoré treba hľadať

Predtým, ako sa dostaneme k základom, je dôležité poznamenať, že pri porovnávaní funkcií softvéru na riadenie projektov navštevujete každú webovú stránku samostatne. Každý softvér môže pre tú istú funkciu používať iný systém názvov, takže sa zdá, že druhý softvér pri priamom porovnaní nemá špecifickú schopnosť. Konkurencia to môže nazvať inak.

Najlepším príkladom je Notion. Aj keď nenájdete rozsiahly zoznam každého obsahu, môžete na svoje stránky pridať úlohy, stavy alebo nástenky. Pomocou blokov môžete vytvoriť efektívny systém riadenia projektov.

Bez ohľadu na názov, niektoré užitočné základy, ktoré budete chcieť sledovať, sú:

• Úlohy, stránky alebo impulzy—Nezáleží na tom, akú terminológiu softvér používa, toto sú prázdne karty v softvéri na riadenie projektov kde môžete pri vytváraní pridať popis, termín, prioritu, príjemcu a prílohy zadanie.
• Komunikačné nástroje– namiesto prepínania tam a späť medzi softvérom na riadenie projektov a e-mailom nástroje na komentovanie, odpovedanie a označovanie ostatných sú mimoriadne užitočné pri spolupráci alebo delegovaní projektov.
• Stavy— súčasťou toho, čo robí nástroje na riadenie projektov skvelými, je to, že vy a váš tím si môžete navzájom povedať, že na niečom pracujete, bez verejného oznámenia.
• Pripomienky—pravdepodobne ich budete chcieť upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám, ale budete vďační, že budete mať pripomienky v softvéri na riadenie projektov, najmä vo chvíľach, keď ich budete potrebovať.
• Čisté rozhranie—čistý, minimalistický dizajn vám pomôže sústrediť sa na najdôležitejšie úlohy.

Nedovoľte, aby funkcie prekážali funkcii

Softvér na riadenie projektov sa môže na prvý pohľad zdať odstrašujúci, ale nemusí to tak byť. Ak do toho pôjdete s plánom a budete sa ho držať, nájdete ten najlepší pre vás a váš tím.

Najlepšie zo všetkého je, že väčšina spoločností zaoberajúcich sa softvérom na riadenie projektov ponúka bezplatnú skúšobnú verziu, takže si ju môžete vyskúšať skôr, ako čokoľvek zaplatíte. Čo tak vyskúšať niekoľko vytvorením jednej projektovej dosky v každej?

ClickUp vs. Asana: Čo je lepšie pre projektový manažment?

Existuje veľa možností pre softvér na riadenie projektov, tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu vybrať si medzi Asanou a ClickUp.

Prečítajte si ďalej

O autorovi