6 najlepších nástrojov na prekonanie bežného plytvania časom na pracovisku

Niekoľkým občasným výkyvom počas pracovného dňa sa nedá vyhnúť. Ak sa však tieto rozptýlenia stanú konzistentnými návykmi, môžu poškodiť kvalitu vašej práce a produktivitu.

Zatiaľ čo niektorí zabijaci produktivity sú zjavní, iní sa maskujú ako nevyhnutné úlohy. Ak si nedáte pozor, títo žrúti času sa môžu ľahko vkradnúť do vášho dňa a premrhať hodiny. Rozpoznanie týchto činností a použitie vhodných nástrojov na ich potlačenie vám môže pomôcť získať kontrolu nad svojím časom.

1. Spike na zníženie preťaženia e-mailov

Čítanie e-mailov a odpovedanie na ne je jednou z tých pracovných činností, ktoré sa môžu zdať neškodné, no ak nie sú správne riadené, môžu vám rýchlo pohltiť čas. Preťaženie e-mailom môže byť spôsobené viacerými faktormi, ako je preplnená schránka, nedostatočná organizácia alebo nepoužívanie vhodných nástrojov internej komunikácie. Ak to nezačiarknete, preťaženie e-mailov sa môže stať aj významným zdrojom stresu a úzkosti.

Zadajte Spike, užívateľsky prívetivý, no robustný e-mailový nástroj na spoluprácu, ktorý vám môže pomôcť získať a

manipulujte s preplnenou schránkou a zvýšte svoju produktivitu. Pre začiatok vám Spike umožňuje zjednotiť všetky vaše e-mailové účty na jednom mieste, takže môžete jednoducho spravovať všetky svoje správy z rovnakého ovládacieho panela. Poskytuje tiež množstvo funkcií, ktoré vám pomôžu usporiadať a uprednostniť vaše e-maily, ako napr Prioritná pošta, ktorý oddeľuje dôležité správy od neprioritných e-mailov, čo vám umožňuje sústrediť sa na vašu najdôležitejšiu komunikáciu.

Okrem toho máte úplnú kontrolu nad svojimi e-mailovými upozorneniami. Môžete tiež využiť Spikove funkcie odloženia a pripomenutia, aby ste si vyhradili čas na čítanie a odpovedanie na e-maily (dávka vašej e-mailovej aktivity), namiesto toho, aby ste ich nechali plytvať produktívnymi hodinami pracovný deň.

Stiahnuť ▼: Spike pre Android|iOS | Windows | macOS (k dispozícii sú bezplatné, prémiové účty)

Prehľad najbežnejších plytárov času na pracovisku by nebol úplný bez zmienky o sociálnych sieťach. Môže byť ťažké odolať lákadlu kontroly Facebooku, Twitteru alebo TikToku, no tieto aktivity sa môžu rýchlo preniesť do vášho pracovného dňa bez toho, aby ste si uvedomili, koľko času ste stratili.

Ak sa pri práci snažíte sústrediť, Unpluq je nástroj, ktorý vám môže pomôcť prekonať rušivé aplikácie tým, že vám sťaží ich používanie. Všetko, čo musíte urobiť, je pridať aplikáciu, ktorú chcete zablokovať, a vybrať si bariéru rozptýlenia, napríklad naskenovať QR kód, triasť telefónom po dobu 5 sekúnd alebo klepnúť na 7 tlačidiel. Môžete tiež prispôsobiť úrovne obtiažnosti týchto prekážok.

Unpluq zablokuje všetky upozornenia z aplikácie a zabráni vám ju otvoriť, kým neuplynie nastavený čas, alebo kým vedome nevykonáte bariéru rozptýlenia. Cieľom je pomôcť vám zbaviť sa zvyku bezduchého prezerania kanálov sociálnych médií a namiesto toho sa sústrediť na svoju prácu.

Stiahnuť ▼: Odpojiť pre Android (Zadarmo, ponúka nákupy)

3. IFTTT na automatizáciu opakujúcich sa úloh

Rovnako ako vaša e-mailová aktivita, aj opakujúce sa úlohy sa môžu stať vlkmi v ovčom rúchu vášho pracovného dňa, ktorí sa vkradnú a požierajú váš čas bez toho, aby ste si to uvedomovali. Opakovanie rovnakých úloh môže byť významným zdrojom strateného času a nudy na pracovisku, najmä ak dokážete tieto procesy zautomatizovať, aby ste svoj čas a zručnosti využili na úlohy s vysokou hodnotou.

IFTTT je platforma, ktorá vám umožňuje prepojiť rôzne aplikácie a zariadenia a vytvárať „recepty“, ktoré automatizujú úlohy. Na používanie IFTTT nemusíte byť programátor; všetko, čo potrebujete, je a základné pochopenie tvorby receptu.

Môžete ho napríklad použiť na automatické uverejňovanie denných pripomienok na váš kanál Slack alebo pridajte dokončené úlohy Asana do tabuľky Googlenamiesto toho, aby ste to museli robiť ručne. Môžete použiť jeden z niekoľkých už vytvorených receptov alebo si vytvoriť svoj vlastný na základe vašich špecifických potrieb.

Tento nástroj efektívne automatizuje všedné, opakujúce sa úlohy, ktoré by vám inak uberali čas a energiu.

Stiahnuť ▼: IFTTT pre Android | iOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

4. Yac skrátiť čas strávený na stretnutiach

Stretnutia môžu byť dôležitou súčasťou pracoviska, no môžu sa tiež rýchlo stať stratou času, ak ich neriadite dobre. Vzdialení pracovníci sú obzvlášť postihnutí nepotrebnými stretnutiami, pretože sa stali bežným spôsobom, ako tímy zostať v obraze.

Jedným z hlavných problémov stretnutí, najmä na vzdialených pracoviskách s tímami roztrúsenými po celom svete, je to, že oni vyžadujú, aby boli všetci účastníci online a súčasne dostupní, čo môže byť náročné vzhľadom na časové pásmo rozdiely. A čo viac, synchrónna komunikácia nie je vždy najproduktívnejším spôsobom práce, pretože môže viesť k rozptýleniu a prerušeniam.

Môžeš použiť asynchrónne komunikačné nástroje ako Yac, aby ste skrátili čas strávený na stretnutiach. Yac je chatovacia aplikácia, ktorá vám umožňuje nahrávať a zdieľať hlasové správy s vaším tímom.

Chcete poskytnúť spätnú väzbu k dizajnu alebo vysvetliť proces? Namiesto toho, aby ste začali ďalšie stretnutie Zoom, môžete nahrať rýchlu správu Yac a využiť jeho možnosti zdieľania obrazovky, aby ste ilustrovali svoj názor.

Odoslanie hlasovej správy je rýchlejšie ako písanie a jej asynchrónny charakter znamená, že ľudia si ju môžu vypočuť podľa vlastného uváženia, čo vám pomôže vyhnúť sa zbytočným stretnutiam a ušetriť čas.

Stiahnuť ▼: Yac pre Android | iOS | Windows | macOS (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)

5. RecueTime aby ste sa vyhli multitaskingu a rozpoznali iných požieračov času

Multitasking sa často ponúka ako prostriedok na zvýšenie produktivity, ale výskumu rozpráva iný príbeh. Multitasking môže skutočne viesť k zníženiu produktivity v dôsledku kognitívneho preťaženia. Okrem toho môže byť multitasking významným zdrojom rozptýlenia, čo vedie k tomu, že stratíte pozornosť a trávite viac času úlohami, ktoré nepotrebujete.

RecueTime je aplikácia na sledovanie času, ktorá vám môže pomôcť sledovať, ako trávite čas, a blokovať najväčšie rušivé prvky, aby vám pomohla zvládnuť jednorazové úlohy. Beží na pozadí vašich zariadení, aby sledoval aplikácie a webové stránky, ktoré používate najčastejšie, ako aj to, ako dlho na každej z nich strávite.

Tieto informácie vám môžu pomôcť identifikovať, ktoré úlohy vám zaberajú najviac času a ktoré činnosti spôsobujú, že strácate pozornosť. Tieto informácie potom môžete použiť na odhalenie a odstránenie ďalších požieračov času. RescueTime má tiež a Zamerajte sa na prácu funkcia, ktorá vám umožňuje sústrediť sa na svoju prácu po určitú dobu.

Stiahnuť ▼: RecueTime pre Android | iOS | Windows | macOS (bezplatná skúšobná verzia, k dispozícii je prémiová verzia)

6. Náhlavná súprava ANC na zníženie hluku v pozadí

Nájsť tiché miesto, kde by ste sa mohli sústrediť na svoju prácu, v dnešných otvorených kanceláriách môže byť náročné. Vzdialení pracovníci môžu tiež zápasiť s hlukom domácich zvierat, detí alebo iných ľudí v okolí. Hluk v pozadí môže byť významným rozptýlením, ktoré vám bráni dostať sa do zóny.

Slúchadlá ANC (aktívne potláčanie hluku) môžu byť skvelým spôsobom, ako znížiť hluk v pozadí a zlepšiť svoje zameranie. Tým, že slúchadlá ANC potláčajú zvuk z vášho okolia, vytvárajú pracovný priestor bez hluku, čo vám umožňuje sústrediť sa na danú úlohu.

Získajte späť kontrolu nad svojím časom a zvýšte svoju produktivitu

Postaviť sa do silnej pozície, ktorá vám umožní stihnúť viac za kratší čas, je kľúčom k úspechu v akejkoľvek oblasti. Ak chcete znova získať kontrolu nad svojím časom a zlepšiť svoju produktivitu, musíte byť proaktívni pri rozpoznávaní bežných plytvačov času na pracovisku a hľadaní nástrojov a stratégií na ich odstránenie. Nástroje, ktoré sme spomenuli v tomto článku, vám s tým môžu pomôcť.

Ako sa vyhnúť nadmernému používaniu nástrojov komunikácie a spolupráce

Máte niekedy pocit, že vás ohromí obrovské množstvo nástrojov na spoluprácu, ktoré máte k dispozícii? Tu je návod, ako sa tomu môžete vyhnúť.

Prečítajte si ďalej

O autorovi