Ako používať časové blokovanie na obmedzenie rušivých e-mailov a správ

Efektívna komunikácia je na pracovisku dôležitá, ale niekedy sa môže stať rozptýlením, keď sa snažíte sústrediť. Je ľahké si myslieť, že na každý e-mail alebo správu musíme okamžite odpovedať, čo sa niekedy zmení na plnohodnotnú konverzáciu, na ktorú naozaj nemáte čas.

V tomto článku vás prevedieme tým, ako môžete časovo zablokovať komunikáciu, aby ste sa mohli sústrediť na danú úlohu.

1. Časové blokovanie vašej doručenej pošty

Ak budete neustále klikať do svojej doručenej pošty zakaždým, keď dostanete e-mail, veľa toho neurobíte. Nielenže si krátite čas na prečítanie e-mailu a prípadnú odpoveď na e-mail, ale tiež vám zaberie čas na opätovné zameranie.

Možno budete chcieť vyskúšať čas blokovania.

Myšlienkou blokovania vašej doručenej pošty je kontrolovať e-maily iba vo vyhradených časových úsekoch počas dňa. Týmto spôsobom sa môžete sústrediť na danú úlohu po dlhšiu dobu s minimálnymi prerušeniami.

Aj keď sa možno budete chcieť pozrieť na odosielateľa a predmet v upozornení, aby vám neušlo nič dôležité, nepodniknete žiadne kroky a okamžite prejdete do doručenej pošty. Vaša myseľ zostáva pri danej úlohe, pretože viete, že sa k e-mailu dostanete neskôr – pokiaľ to, samozrejme, nie je naliehavé a nepotrebujete mu venovať pozornosť.

Ako si zvyknete na rutinu neotvárania a okamžitej odpovede, zvyknú si na to aj vaši klienti alebo spolupracovníci. V skutočnosti môžete dokonca poskytnúť lepšie odpovede, pretože sa zameriate na komunikáciu a nebudete sa ponáhľať späť k položke, na ktorej pracujete.

Každú návštevu doručenej pošty môžete začať tak, že najskôr skontrolujete staršie správy. Čokoľvek, čo je odpad alebo nevyžiadaná pošta, sa okamžite vysporiadajte. Ak nevyžaduje odpoveď, zapíšte si všetky úlohy a zapíšte ich.

Ak odosielateľ potrebuje iba rýchlu odpoveď, môžete mu tiež odpovedať, keď ste tam, ale ak potrebuje odpoveď odpoveď, ktorá bude trvať dlhšie ako čas, ktorý ste si vyhradili, označte e-mail alebo vytvorte pripomienku, aby ste sa k nemu vrátili neskôr. Cieľom, ktorý treba mať na pamäti, je udržujte v priečinku doručenej pošty nulové neprečítané správy a vyhnite sa tomu, aby ste ten istý e-mail riešili dvakrát.

Pri blokovaní vašej doručenej pošty budete chcieť zvážiť aj načasovanie a frekvenciu. To sa bude líšiť od osoby k osobe na základe ich objemu e-mailov, úlohy, ktorú majú, a ich plánu.

2. Časové blokovanie vašej pošty na odoslanie

V prípade e-mailov, ktoré si vyžadujú dlhšiu odpoveď, alebo e-mailov, ktoré potrebujete poslať sami, si na to radšej zablokujte čas, než aby ste trávili veľkú časť produktívneho času v schránke na odoslanie. Chce to trochu cviku, ale ak áno presné vo vašich e-mailoch, strávite menej času ich písaním.

Začnite každú reláciu odoslanej pošty vyriešením najdôležitejších správ a po uplynutí času sa zamerajte na svoje iné úlohy. To, že môžete niekomu odpovedať hneď, neznamená, že musíte vždy. Samozrejme, existujú výnimky, ale prerušenie vašej pozornosti, aby ste odpovedali na správy, ktoré nie sú naliehavé, sa pridáva.

Je tu tiež zváženie, či správa vôbec vyžaduje odpoveď. Je ľahké cítiť sa povinní odpovedať, ale ak sa vás odosielateľ v skutočnosti na nič nepýta alebo nevyžaduje váš vstup, môže stačiť jednoduché poďakovanie v závislosti od toho, kto ho poslal.

To, či odpoviete na každý prijatý e-mail alebo nie, je vecou etikety na pracovisku a vášho vzťahu s odosielateľom. Niektorí ľudia radšej nedostanú žiadnu odpoveď, než aby otvorili dvojslovnú ďakovnú správu, iní možno ocenia poznámku.

3. Časový limit vašich správ

Čítanie správ a odpoveď na ne nezaberie ani zďaleka toľko času ako e-maily – najmä preto, že je prijateľnejšie odpovedať jedným slovom alebo strategickým emotikonom alebo dokonca gifom. Sčítajú sa však.

Zaradenie vášho messengeru do plánu môže pomôcť obmedziť prerušenia. Čas blokovania vašich správ sa trochu líši od vašich e-mailov, pretože odpoveď na ne nebude trvať dlho. Namiesto toho možno budete chcieť zablokovať čas, aby ste sa mohli sústrediť na svoje úlohy, a nechať prichádzajúce správy čakať, kým sa relácia neskončí.

Ak používate Slack, môžete ukázať, že sa na to sústredíte pomocou stavu Slack namiesto odloženia, ak stále chcete sledovať upozornenia. Ak však nakoniec použijete odloženie, ľudia môžu správu aj tak odoslať a oznámiť vám, že je naliehavá.

Ak posielate správy svojmu kolegovi a zdá sa vám, že sa konverzácia naťahuje, možno budete chcieť svojho spolupracovníka pozvať, aby vám zavolal, aby vám to vysvetlil, pretože telefonovanie môže byť rýchlejšie.

4. Stanovenie hraníc pre elektronickú komunikáciu

V prvom rade to nie je obľúbená pripomienka každého, ale všimnete si jej nárast produktivitu, ak si ušetríte kontrolu svojich osobných správ, kým si nedáte prestávku alebo si nejaké nedáte prestoje.

Telefóny Apple aj Android majú vysoko prispôsobiteľné nastavenia zaostrenia, ktoré vám s tým môžu pomôcť a umožňujú vám stlmiť určité aplikácie, keď zapnete režim Nerušiť. Týmto spôsobom môžete stlmiť aplikácie a texty, ktoré by vás mohli rozptyľovať, no hovory môžete nechať zapnuté, ak sa s vami niekto potrebuje spojiť.

Podobné nastavenia nájdete aj vo svojom počítači. Napríklad Upozornenia panel v systéme iOS Systémové preferencie umožňuje naplánovať režim Nerušiť a zapínať a vypínať aplikácie.

Samozrejme, niektorí ľudia a situácie si budú vyžadovať vašu okamžitú pozornosť, ale niektoré veci môžu počkať, kým ich budete riešiť v relácii produktivity. To sa bude líšiť od človeka k človeku, ale skúste prísť s vlastným súborom pravidiel o tom, komu a čomu dovolíte prelomiť vaše zameranie.

Obmedzte svoje rozptýlenie

S množstvom e-mailov a upozornení, ktoré dostanete za deň, je ľahké sa nechať rozptyľovať pri pokuse sústrediť sa. Ak zistíte, že je to bežné, vyskúšajte jeden alebo viacero z týchto tipov, aby ste zistili, čo vám vyhovuje.

4 najlepšie tipy na zníženie preťaženia e-mailov

Prečítajte si ďalej

O autorovi