Ako produktívne pracovať so vzdialeným tímom vo viacerých časových pásmach

Mať globálny tím môže byť prospešné, ale na čo by vám bolo dobré využiť bohatý a rôznorodý fond talentov, ak nemáte efektívny plán na využitie tohto talentu?

Ako fungujete synchronizovane so vzdialeným kolegom, ktorý sa pripravuje na spánok na Filipínach, a ďalším, ktorý práve začína svoj deň v Spojenom kráľovstve? Poďme sa ponoriť do niekoľkých spôsobov, ako čo najlepšie využiť váš vzdialený tím.

Výhody a nevýhody globálneho vzdialeného tímu

Mať globálny tím vám dá príležitosť získať množstvo vedomostí a kultúrnych skúseností. Spoluprácou s ľuďmi z celého sveta môžete získať širšiu perspektívu a prehľad, ktoré podnietia inovácie na vašom pracovisku. To nie je všetko; možnosť prekračovať hranice tiež znamená, že máte ľudí, ktorí pracujú 24 hodín denne bez potreby nočných zmien.

Niektoré problémy však prichádzajú s tímom pracujúcim na diaľku vo viacerých časových pásmach a je dôležité, aby ste si ich boli vedomí. To vám umožňuje vytvoriť efektívnu stratégiu práce na diaľku a nájsť správne nástroje, ktoré maximálne využijú silné stránky vášho tímu. Niektoré z týchto výziev zahŕňajú:

• Obmedzené možnosti plánovania stretnutí, ktoré fungujú pre každého.
• Nedostatok angažovanosť z dôvodu nedostatku osobnej interakcie.
• Strata motivácie a pracovného uspokojenia v dôsledku vzdialená pracovná osamelosť.
• Oneskorené odpovede na e-maily a inú komunikáciu.
• Viac ľudí pracuje v nevhodných hodinách a zvyšuje sa očakávanie dostupnosti.

Aj keď globálne tímy musia čeliť niekoľkým prekážkam, veríme, že klady výrazne prevažujú nad zápormi. Ak súhlasíte, možno budete chcieť nastaviť niektoré procesy a využiť správne nástroje, ktoré vám pomôžu prekonať problémy spojené s prácou s kolegami z viacerých časových pásiem.

Ako pracovať so vzdialeným tímom v rôznych časových pásmach

1. Upravte svoj proces registrácie

Neexistuje univerzálna odpoveď na prijímanie nových zamestnancov, ale na talenty sa nesmiete sústrediť len vtedy, keď máte globálny tím. Investujte čas do zlepšiť proces registrácie najať ľudí, ktorí už poznajú kultúru práce na diaľku, alebo tých, ktorým môžete dôverovať, aby pracovali s minimálnym dohľadom.

Okrem toho zvážte čas strávený vysvetľovaním, ako váš vzdialený tím funguje a aké máte od neho očakávania. To zahŕňa podrobné komunikačné procesy a nástroje, ktoré budú potrebovať na vykonávanie svojej práce. Nezabudnite byť konkrétni o pracovnom čase, aby boli všetci od začiatku na rovnakej vlne.

Pracovná samostatnosť, proaktivita, flexibilita, iniciatíva a výborná komunikácia sú životne dôležité zručnosti, na ktoré treba dávať pozor.

2. Použite prevodníky časových pásiem

Nemusíte plytvať svojimi kognitívnymi zdrojmi zapamätávaním si rôznych časových pásiem alebo googlením, koľko je hodín vo vašom polohu kolegu vždy, keď si chcete naplánovať stretnutie, pretože je k dispozícii dobrý výber online nástrojov, ktoré vám pomôžu ty to robíš.

Tieto digitálne riešenia vám pomôžu previesť časové pásma pred naplánovaním konferenčných hovorov, videorozhovorov alebo inej životne dôležitej komunikácie. Všetci si tak uvedomia časové rozdiely a vyhnú sa prípadným konfliktom.

Váš tím môže napríklad použiť Timezone.io aby ste videli, koľko je hodín na mieste toho druhého. Tento nástroj zobrazuje profilový obrázok, meno a aktuálny čas každého na jednej stránke, čo vám umožňuje rýchlo identifikovať, v ktorom časovom pásme sa nachádza.

3. Podporujte asynchrónnu komunikáciu

Asynchrónna komunikácia spôsobil revolúciu v spôsobe práce vzdialených tímov. Tento prístup umožňuje členom tímu využiť flexibilitu modelu práce na diaľku, aby mohli pracovať počas svojho maximálneho času produktívne hodiny dňa bez tlaku byť neustále k dispozícii alebo odpovedať na správy okamžite.

Tento prístup eliminuje problémy spojené s koordináciou plánov vo viacerých časových pásmach. Tiež výrazne znižuje vyrušovanie z upozornení na správy počas pracovnej doby a mimo nej, umožňuje členom tímu sústrediť sa na svoje úlohy, byť produktívnejší a dosiahnuť lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Môžeš použiť asynchrónne komunikačné nástroje Páči sa mi to Voodle, Yac, alebo Twist zostať v kontakte so svojimi kolegami bez toho, aby ste prerušili ich pracovné postupy. Tieto nástroje vám umožňujú vymieňať si nápady, poskytovať spätnú väzbu, vysvetľovať komplikované koncepty, spolupracovať na projektoch a poskytovať aktualizácie bez neustáleho pingovania ľudí alebo plánovania dlhých stretnutí.

Môžete tiež použiť e-mailovú aplikáciu, napr Spike naplánovať menej naliehavé e-maily kolegom v iných časových pásmach mimo ich pracovnej doby. Okrem toho môžete vytvoriť internú wiki na ukladanie všetkých relevantných informácií o spoločnosti vrátane poznámok zo stretnutí, návodov, zásad spoločnosti a ďalších. To umožňuje všetkým členom vášho tímu, bez ohľadu na ich polohu a čas, prístup k informáciám, ktoré potrebujú, aby mohli vykonávať svoju prácu čo najlepšie.

Nástroje projektového manažmentu ako napr Asana a Trello pomáha tímom zostať organizovaný, na správnej ceste a zodpovedný pri práci na projektoch so vzdialenými kolegami v rôznych časových pásmach. Tieto nástroje sú vhodné pre asynchrónnu prácu, pretože vám umožňujú vytvárať a prideľovať úlohy, nastavovať termíny, sledovať priebeh a ukladať všetky informácie súvisiace s projektom na jednom mieste.

Prichádzajú tiež s funkciami, ako je komentovanie, ktoré uľahčujú spoluprácu a zabezpečujú, aby boli všetci na rovnakej stránke. Týmto spôsobom môžu členovia tímu v rôznych krajinách a časových pásmach ľahko vidieť, na čom ostatní pracujú, poskytnúť spätnú väzbu, a vyriešiť problémy po prihlásení do svojich účtov bez neustálej komunikácie prostredníctvom e-mailu alebo iných správ platformy.

5. Osvojte si zdieľané kalendáre a aplikácie na plánovanie

Zdieľané kalendáre a plánovacie aplikácie pomáhajú vzdialeným tímom koordinovať ich plány, plánovať nadchádzajúce udalosti a vyhýbať sa e-mailom tam a späť, keď sa snažia nájsť čas, ktorý vyhovuje všetkým.

Napríklad, Calendly umožňuje vzdialeným kolegom zdieľať svoju dostupnosť a plánovať si schôdzky navzájom bez toho, aby museli manuálne koordinovať plány. Každý tak jednoducho uvidí, kedy sú ostatní na štátnom sviatku, zaneprázdnení alebo voľno na rozhovor. Tieto informácie môžete použiť aj na nájdenie prekrývajúcich sa hodín na naplánovanie skupinových hovorov alebo stretnutí so všetkými členmi tímu, keď to potrebujete.

Calendly navyše umožňuje integráciu s ďalšími populárnymi nástrojmi, ako sú Slack, Microsoft Teams, Webex a ďalšie, vďaka čomu je používanie pre vzdialené tímy ešte jednoduchšie.

Prekonajte výzvy časového pásma a maximalizujte produktivitu svojho tímu

Niekoľko prekážok by vás nemalo odradiť od využívania mnohých výhod, ktoré prináša práca so vzdialeným tímom v rôznych časových pásmach.

So správnym prístupom a nástrojmi uvedenými vyššie môžete prekonať problémy práce s diaľkovým ovládaním tím roztrúsených po celom svete a žať odmeny zvýšenej produktivity, kreativity a inovácie.

5 najlepších nástrojov na zlepšenie skúseností na vzdialenom pracovisku

Prečítajte si ďalej

O autorovi