Ako pridať alebo odstrániť digitálny podpis v súboroch Microsoft Office

Všetci podpisujeme dokumenty na rôzne účely, ako sú úradné listy, nájomné zmluvy nášho bytu, dokumenty o projektoch, ktoré zdieľame so spolupracovníkmi, a žiadosti o úver.

Je však jednoduchšie a často bezpečnejšie umiestniť svoje podpisy na dokumenty, ak sú vyhotovené digitálne. Súbory balíka Microsoft Office ako Word, Excel a PowerPoint vám umožňujú jednoducho pridávať digitálne podpisy. Pozrime sa, ako sa to robí.

Čo je digitálny podpis a prečo ho pridať?

Digitálny podpis je typ elektronického podpisu, ktorý sa používa na overenie pravosti a integrity digitálnych informácií, ako sú e-maily, transakcie kreditnými kartami a dokumenty. Súbory Microsoft Word a Excel môžu byť digitálne podpísané a existuje mnoho spôsobov, ako môžete podpísať súbory PDF tiež.

Ak digitálne podpisujete dokument, potvrdí to, že informácie v dokumente pochádzajú od vás a od podpísania neboli zmenené. Je to teda ako virtuálny odtlačok prsta alebo elektronická reprezentácia vášho vlastnoručného podpisu.

Aj keď ich je veľa

aplikácie na online podpisovanie dokumentov, Microsoft Office vám umožňuje vytvárať digitálne podpisy v súboroch Word, Excel a PowerPoint. Nemusíte vytlačiť dokument, podpísať perom a potom ho naskenovať a odoslať. Stačí vytvoriť digitálny podpis v súbore balíka Office a poslať ho e-mailom.

Pridanie digitálneho podpisu pomáha urobiť dokument autentickým a oficiálnym. Zabezpečuje tiež neodvolateľnosť, čo znamená, že všetkým stranám preukáže pôvod podpísaného obsahu.

Okrem toho, podľa spoločnosti Microsoft, podpisy v súboroch Microsoft Word, Microsoft Excel alebo Microsoft PowerPoint, ktoré sú označené časovou pečiatkou zabezpečeným serverom časových pečiatok, za určitých okolností majú platnosť a notárske overenie.

Ako urobiť digitálny podpis oficiálnym

Na potvrdenie vašej identity a jej oficiálnosť potrebujete certifikát digitálneho podpisu. Keď odošlete digitálne podpísaný súbor balíka Microsoft Office, digitálny certifikát je v ňom zahrnutý spolu s verejným kľúčom.

Digitálne certifikáty vydáva certifikačná autorita (CA). Certifikát je zvyčajne platný jeden rok, po uplynutí ktorého si podpisovateľ musí obnoviť alebo získať nový podpisový certifikát, aby vytvoril identitu.

Ak si certifikát nechcete kupovať alebo potrebujete dokument ihneď podpísať, môžete si certifikát vytvoriť aj vy. V systéme Windows proces vytvárania certifikátu závisí od verzie systému Windows, ktorú používate – Windows 10, 8, 7, Vista alebo XP.

Ak sa chcete dozvedieť viac o službách digitálnych certifikátov alebo pokyny na vytvorenie certifikátu, navštívte túto stránku podpory spoločnosti Microsoft.

Ako pridať digitálny podpis do súboru Microsoft Office

Do súborov programu Word, Excel a PowerPoint môžete pridať digitálne podpisy. Ak chcete pridať digitálny podpis, musíte mať otvorený súbor dokumentu Word alebo Excel. Proces pre Word a Excel je podobný, takže poďme preskúmať, ako pridať digitálny podpis do súboru Word.

1. V otvorenom súbore programu Word, napríklad, na koniec, kde podpisujete dokument, umiestnite ukazovateľ na miesto, kde chcete vytvoriť digitálny podpis.
2. Klikni na Vložiť tab. Zoznam riadka podpisu bude v skupine textov vpravo hore.
3. Kliknite Podpis balíka Microsoft Office Linka. Otvorí sa karta nastavenia podpisu, do ktorej môžete vyplniť niekoľko polí.
4. Pridajte relevantné informácie v dialógovom okne Nastavenie podpisu: Navrhovaný signatár: (toto by bolo vaše meno), Titul signatára: (vaše označenie) a E-mailová adresa podpisovateľa: (vaša e-mailová adresa, ak ju chcete uviesť).
5. Pod pokynmi pre podpisovateľa bude predvolený pokyn: Pred podpísaním tohto dokumentu si overte správnosť obsahu, ktorý podpisujete. Tento pokyn je možné zmeniť a nižšie budú dve možnosti, ktoré môžete nastaviť zaškrtnutím začiarkavacie políčka: Povoliť podpisovateľovi pridávať komentáre v dialógovom okne Podpísať a Zobraziť dátum podpisu v podpise riadok.
6. Po vyplnení údajov kliknite OK. Teraz budete môcť vidieť riadok podpisu s vaším menom a titulom pod ním.

Teraz sa pozrime, ako pridať podpis na riadok podpisu.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši riadok podpisu v súbore. Potom vyberte Podpísať z menu.
2. Svoj podpis môžete pridať tromi spôsobmi:
   • Ak chcete pridať svoj vytlačený znak, jednoducho zadajte svoje meno vedľa X symbol.
   • Ak máte obrázok svojho podpisu, kliknite na Vyberte Podpisový obrázok tab a kliknite Vyberte Obrázok— Otvorí sa Prieskumník a môžete pridať obrázok svojho podpisu prehľadávaním počítača.
   • Po tretie, ak máte počítač Tablet PC, môžete pridať aj vlastnoručný podpis podpísaním vedľa X na podpisovom riadku.
3. Môžete tiež pridať podrobnosti o podpisovateľovi (čo by ste boli vy), ako je vaša rola a adresa miesta výroby, kliknutím na Podrobnosti tlačidlo.
4. Potom na konci kliknite na Podpísať na spodku.
5. Dostanete výzvu na potvrdenie podpisu. Potom sa váš podpis objaví v riadku podpisu vo vašom dokumente. Teraz môžete odoslať svoj digitálne podpísaný dokument.

Ako odstrániť digitálny podpis

Odstránenie digitálneho podpisu je otázkou niekoľkých kliknutí.

1. Otvorte súbor Microsoft Word alebo Excel s digitálnym podpisom.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na Riadok podpisu.
3. Kliknite Odstrániť podpis. Zobrazí sa výzva na potvrdenie vymazania podpisu.

Váš digitálny podpis bude z dokumentu odstránený. Úpravou dokumentu sa z neho odstránia aj podpisy.

Ako pridať alebo odstrániť neviditeľný digitálny podpis

Na rozdiel od viditeľného podpisu, neviditeľný digitálny podpis nepridáva do dokumentu žiadne značky ani text. Namiesto toho neviditeľný podpis pridáva do súboru dokumentu iba metadáta, aby sa zabezpečila pravosť dokumentu bez toho, aby sa zmenil jeho obsah.

Do súboru Microsoft Office môžete pridať neviditeľný digitálny podpis pomocou nasledujúcich krokov:

1. Otvorte dokument programu Word, Excel alebo PowerPoint a kliknite Súbor. The Info sekcia sa otvorí.
2. Vyberte Ochrana dokumentu.
3. Potom z rozbaľovacej ponuky vyberte Pridajte digitálny podpis.
4. Otvorí sa schránka na digitálny podpis. V dialógovom okne zadajte účel podpísania dokumentu.
5. Potom kliknite Podpísať.
6. The Info časť potom ukáže, že dokument bol podpísaný a označený ako konečný.

Keď je súbor digitálne podpísaný, stane sa dokumentom iba na čítanie, aby sa zabránilo ďalším zmenám.

Je tiež jednoduché odstrániť neviditeľný digitálny podpis.

1. Otvorte súbor s neviditeľným digitálnym podpisom. Navrchu uvidíte dve správy – jednu, že dokument je označený ako konečný, a druhú, ktorá hovorí, že dokument obsahuje platné podpisy.
2. Na druhom Podpisy riadok správy, kliknite na Zobraziť podpisy. The Podpisy tabla sa otvorí na pravej strane dokumentu.
3. Kliknite na šípka vedľa názvu podpisu.
4. Potom kliknite Odstrániť podpis z rozbaľovacej ponuky.
5. Nakoniec kliknite Áno na výzvu, ktorá sa zobrazí. A váš neviditeľný digitálny podpis bude odstránený.

Poskytnite svojim kancelárskym dokumentom pravosť a bezpečnosť pomocou digitálneho podpisu

Digitálne podpisy dodávajú vašim dokumentom vrstvu dôveryhodnosti a autentickosti. Vzbudzuje dôveru vo vašich spolupracovníkov a príjemcov vašich dokumentov.

Navyše máte pokoj, že vaše dokumenty sú v bezpečí a nie je možné s nimi manipulovať. Uľahčite a zabezpečte svoje oficiálne a osobné transakcie pridaním digitálnych podpisov do súborov balíka Microsoft Office.

Ako digitálne podpísať dokument Microsoft Word

Prečítajte si ďalej

O autorovi