8 bežných komunikačných chýb, ktorým sa treba vyhnúť vo virtuálnych tímoch (a čo robiť namiesto toho)

Po zmene spôsobu fungovania vašej organizácie je dôležité, aby ste si našli čas na podporu dobrej komunikačnej kultúry vo vašom virtuálnom pracovnom priestore. Je to preto, že spôsob, akým ste zvykli komunikovať s kolegami v tradičnom kancelárskom prostredí, sa nemusí nevyhnutne preniesť do virtuálneho sveta.

Preto je prepísanie vašej komunikačnej príručky kľúčom k úspechu vo virtuálnom tíme a jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je vedieť, čo nerobiť.

1. Používanie e-mailu ako primárneho spôsobu komunikácie

Hoci e-mail stále zohráva svoju úlohu na dnešnom vzdialenom pracovisku, nemal by byť vaším primárnym spôsobom komunikácie. Môžete rýchlo stratiť prehľad o správach, keď sú pochované vo vašej doručenej pošte, čo vedie k zníženiu produktivity.

E-mail môžete stále používať na komunikáciu s klientmi a cieľových potenciálnych zákazníkov. Existujú však aj iné praktické komunikačné nástroje ktoré sú vhodnejšie na odosielanie správ a spoluprácu s vašimi vzdialenými kolegami.

Nástroje na odosielanie okamžitých správ ako napr

Slack sú dobré pre rýchle konverzácie tam a späť a vytváranie kanálov pre konkrétne témy alebo projekty. Môžete tiež využiť aplikácie na odosielanie správ, napr Twist komunikovať asynchrónne, zatiaľ čo nástroje projektového manažmentu ako Trello alebo Asana vám umožní vytvárať, priraďovať a sledovať úlohy.

2. Neschopnosť plánovať rozdiely v časových pásmach

V tradičnom kancelárskom prostredí ľudia zvyčajne pracujú v rovnakom priestore a počas rovnakého pracovného času. Keď však máte členov virtuálneho tímu v rôznych časových pásmach, veci sa môžu skomplikovať, pokiaľ to neplánujete.

Musíte si uvedomiť časové rozdiely a nájsť prekrývajúce sa hodiny na plánovanie stretnutí. Na dosiahnutie tohto cieľa si však nemusíte zapamätať časové pásma alebo miesta svojich kolegov. Môžete použiť prevodníky časových pásiem napr Timezone.io alebo aplikácie zdieľaného kalendára, napr Calendly pomôcť naplánovať a spravovať časy stretnutí. To vám umožní zablokovať čas, ktorý je vhodný pre každého.

3. Nadmerné spoliehanie sa len na textovú komunikáciu

Iba textová komunikácia je bez neverbálnych podnetov, ako je reč tela, očný kontakt a výrazy tváre, čo môže ľahko viesť k nesprávnym interpretáciám a konfliktom. Vo virtuálnom prostredí je nevyhnutné používať rôzne komunikačné médiá, aby ste vyjadrili svoj názor, vrátane nástrojov pre videokonferencie, ako sú Google Meet alebo Zoom.

Vzhľadom na to, že sa možno nebudete môcť fyzicky stretnúť, tieto nástroje ponúkajú ďalšiu najlepšiu vec, pretože vám umožňujú vidieť a počuť svojich kolegov. Okrem vytvárania osobnejších spojení videohovory tiež lepšie vysvetľujú zložité úlohy.

Nie vždy sa však môžete zapojiť do videohovoru, najmä ak pracujete s ľuďmi v iných časových pásmach. V takom prípade môžete použiť asynchrónny video nástroj, napr Voodle na nahrávanie a odosielanie video správ.

4. Očakávanie, že každý bude neustále k dispozícii

V dôsledku všetkých komunikačných nástrojov na dosah ruky a prijatia zásad práce na diaľku sú hranice medzi pracovným a osobným životom čoraz nejasnejšie. To viedlo k vzniku „vždy zapnutá“ kultúra práce: nerealistické očakávania, že ľudia by mali byť kedykoľvek k dispozícii, aby mohli odpovedať na správy súvisiace s prácou alebo reagovať na pracovné požiadavky.

Aby ste tomu zabránili, musíte si stanoviť určité hranice. Toto zahŕňa vytvorenie prispôsobeného plánu práce na diaľku, nastavenie dostupnosti v komunikačných nástrojoch na vašom pracovisku a vypnutie upozornení na správy, ktoré nie sú naliehavé mimo pracovného času.

5. Nedbať na kultúrne/náboženské rozdiely

Vzhľadom na to, že práca na diaľku vám umožňuje získavať talenty z rôznych kútov sveta, musíte uvedomte si kultúrne a náboženské rozdiely, ktoré môžu nepriaznivo ovplyvniť komunikáciu a tím dynamika.

Ľudia z odlišných kultúr a náboženstiev môžu napríklad dodržiavať určité sviatky a v týchto časoch môžu byť nedostupní v práci alebo mať iný pracovný čas. Možno teda budete musieť sledovať tieto dni a podľa toho upraviť termíny alebo komunikačné plány.

6. Nevytvára priestor pre neformálne rozhovory

V prostredí práce z domu môže byť ľahké prehliadnuť potrebu sociálnej interakcie medzi kolegami. však vzdialená pracovná osamelosť je vážny problém, ktorý môže znížiť produktivitu a spokojnosť s prácou.

Aby ste tomu zabránili, musíte nájsť spôsoby, ako podporiť neformálne rozhovory. Môžete to dosiahnuť vytvorením virtuálnych príležitostí na chladenie vody. Napríklad vytvorenie osobitnej skupiny pre neformálne konverzácie v nástroji na četovanie na pracovisku. Tu hovoríte o témach, ktoré nesúvisia s prácou, ako sú víkendové plány, obľúbená relácia alebo koníčky.

Pomocou nich môžete ďalej zvýšiť angažovanosť vo svojom tíme nápady na prestávku na kávu.

7. Príliš veľa stretnutí

Aj keď je dôležité pravidelne sa prihlasovať so svojím tímom, so stretnutiami to nechcete preháňať. Realita je taká, že niektoré stretnutia nestoja za váš čas a môžu dokonca poškodiť vašu produktivitu.

Takže predtým, ako si naplánujete ďalšie stretnutie, opýtajte sa sami seba, či je to naozaj potrebné a či neexistujú iné spôsoby, ako oznámiť svoju správu. Keď sa rozhodnete usporiadať schôdzu, snažte sa zabezpečiť, aby bola čo najproduktívnejšia, a to tak, že vytvoríte agendu a budete ju zdieľať vopred, bude stručná a budú sa na nej zúčastňovať iba potrební ľudia.

Okrem toho poverte niekoho, aby riadne zdokumentoval zápisnice zo schôdze a uložil ich na centrálne miesto, kde k nim má prístup každý. Pomôže to znížiť potrebu budúcich stretnutí, na ktorých sa bude diskutovať o tom, čo sa stalo na predchádzajúcich stretnutiach.

8. Neuznávanie míľnikov a oslavovanie úspechov

Uznanie a oslava úspechov vášho tímu je nevyhnutná pre zvýšenie morálky a angažovanosti. Práca z domu nie je dôvodom na prehliadanie tejto životne dôležitej teambuildingovej aktivity.

Môžete sa spoľahnúť na nástroje na rozpoznávanie zamestnancov, napr Bonusovo oslavovať úspechy vášho tímu a oceňovať individuálne úspechy. Môžete ho tiež integrovať do svojho pracovného priestoru Slack, takže členovia tímu môžu ľahšie udeľovať a prijímať pochvaly.

Vyhnite sa týmto chybám, aby ste zlepšili tímovú komunikáciu na diaľku

Aj keď prostredie práce na diaľku má svoje výzvy, ponúka aj veľa príležitostí na rast a úspech. Z veľkej časti sa stále učíme, ako sa najlepšie orientovať v tomto novom spôsobe práce.

Poznanie týchto bežných úskalí vám môže pomôcť vyhnúť sa im a vytvoriť úspešné vzdialené pracovné prostredie pre vás a váš tím.

5 nástrojov na prekonanie problémov vzdialenej tímovej komunikácie

Prečítajte si ďalej

O autorovi