Úlohy programu Outlook vs. Microsoft To Do: Čo je lepšie?

Microsoft má dve aplikácie na správu úloh. Microsoft To Do je predinštalovaný na počítačoch so systémom Windows a je dostupný aj online. Jeho e-mailový a kalendárový klient, Outlook, tiež obsahuje robustnú funkciu Úlohy.

Čo je však lepšie na spravovanie zoznamu úloh? Konkurencia je bližšie, ako by ste si mysleli. Tento článok porovnáva aplikácie Microsoft To Do a Microsoft Outlook ako aplikácie na správu úloh, aby ste zistili, ktorá voľba je lepšia.

Najdostupnejšie

To Do, čo bol Wunderlist, je bezplatná aplikácia, ktorá je súčasťou Windows 10 a 11. K Microsoft To Do môžete pristupovať aj vo svojom prehliadači. Pre Outlook, funkcia Úloha je dostupná iba v prémiovej počítačovej aplikácii. V bezplatnej webovej verzii sa namiesto toho integruje s To Do.

Pre postihnutých sú obaja priateľskí Vstavané čítačky obrazovky systému Windows. Text a ikony Outlooku sú menšie. To môže byť frustrujúce pre ľudí so zrakovým postihnutím alebo problémami s obratnosťou. Môžete si ich však zväčšiť v nastaveniach systému Windows.

Predvolené hodnoty úloh sú jasnejšie a väčšie. Použitie farieb a grafiky nad textom tiež uľahčuje zaostrenie. Príjemná výhoda pre ľudí s problémami duševného zdravia, ktoré ovplyvňujú pozornosť. Zjednodušené ponuky tiež zrýchľujú navigáciu v čítačke obrazovky, pretože je potrebné prechádzať menej.

Obe aplikácie majú bezplatné mobilné verzie pre Android a iOS. Aplikácie sú z hľadiska dostupnosti rovnaké a obsahujú veľa rovnakých funkcií ako verzie pre počítače. Obe aplikácie tiež obsahujú widgety domovskej stránky pre rýchly prístup.

Vo verzii aplikácie Outlook však aspekt Úlohy chýba. Všetky položky vytvorené v Úlohách sa skopírujú do Kalendára ako udalosti. Tieto udalosti kalendára môžete zobraziť v aplikácii Outlook, ale nemôžete použiť správy o priebehu ani iné funkcie špecifické pre úlohy.

Na uľahčenie používania má rozloženie Outlooku veľa možností a viacvrstvové ponuky. To Do je oveľa jednoduchšie naučiť sa a riadiť. Jeho efektívny dizajn a zjednodušené funkcie sa ľahko orientujú. Je to jednoduché aj pre počítačového nováčika.

víťaz: Robiť

Najlepšie pre skupinové projekty

Outlook je silný nástroj spolupráce na riadenie projektov. Integruje sa s kalendárom Outlook a Outlook Mail. Vďaka tomu je priraďovanie kontaktov a plánovanie jednoduché.

Získate tiež veľa podrobností o postupe každej úlohy. Môžete sledovať podľa odpracovaných hodín, percent dokončenia a stavov, ako napríklad „čakanie na niekoho iného“. Ak zdieľate úlohu iba s jednou ďalšou osobou, budete dostávať aktuálne informácie o zmenách tejto osoby.

Outlook vám tiež umožňuje odosielať požiadavky na úlohy. To je, keď pošlete e-mail kontaktu, požiadate ho o spustenie úlohy a automaticky ho k nej priradíte. Podľa vlastného uváženia si môžete ponechať kópiu úlohy a získať aktualizáciu, keď bude na konci označená ako dokončená.

Nakoniec, Outlook má rýchle tlačidlo na odosielanie správ o stave. Tieto sumarizujú nastavenia stavu úlohy v e-maile. Tento e-mail môžete odoslať priamo z okna úlohy a pripojiť akékoľvek ďalšie poznámky, ktoré chcete.

To Do má tiež niekoľko dobrých nástrojov na spoluprácu. K úlohe môžete priradiť ostatných prostredníctvom odkazu na zdieľanie. Môžete zdieľať prístup k vytvorenému zoznamu alebo iba ku konkrétnej úlohe. To uľahčuje kontrolu prístupu.

Ak sú ľudia, s ktorými chcete zdieľať, vo vašom zozname kontaktov, je to ešte jednoduchšie. Keď zdieľate zoznam, To Do vygeneruje zoznam vašich kontaktov Windows Mail. Môžete tiež vyhľadávať kontakty z OneNotu.

To Do má výhodu aj pri zložitých projektoch. Umožňuje vám rozdeliť úlohu na kroky. To môže zlepšiť motiváciu a urobiť úlohu akčnejšou. Úlohy programu Outlook neobsahujú funkciu Kroky.

víťaz: Úlohy programu Outlook

Najlepšia organizácia

Funkcia Úlohy programu Microsoft Outlook je vzhľadom na svoju organizáciu skutočne špecifická. Či je to dobrá vec alebo nie, závisí od toho, ako pracujete. Úlohy programu Outlook podporujú priečinky s podpriečinkami a automatizované systémy triedenia. To Do má jednoduchší prístup.

V Outlooku môžete použiť Pravidlá na odosielanie určitých e-mailov alebo udalostí kalendára do konkrétneho priečinka Úlohy. Umožňuje vám tiež nastaviť konkrétne úrovne priority. Úlohy môžete farebne odlíšiť aj pomocou kategórií.

To Do ponúka všetky rovnaké funkcie ako Outlook, no zjednodušuje ich. To Do má priečinky, ale nie podpriečinky. Umožňuje vám označiť prioritu, ale je obmedzená na binárny systém: položky s hviezdičkou sú dôležité, položky bez nie.

To Do podporuje aj kategórie vo forme vyhľadávateľných hashtagov. Pridaním hashtagu kdekoľvek v úlohe sa vytvorí kategória s rovnakým názvom. Najlepšia funkcia To Do, ktorá Outlooku chýba, je Môj deň vlastnosť.

My Day je inteligentný priečinok v Microsoft To Do. Ide o jednodňovú agendu, ktorú môžete vyplniť manuálne alebo si vybrať z návrhov úloh. Návrhy sa zamerajú na úlohy, ktoré majú byť čoskoro dokončené, označené ako dôležité, alebo na tie, ktorých ste sa nejaký čas nedotkli.

Táto inteligentná agenda predbieha úlohy programu Outlook, ale je veľmi blízko. Ak chcete alebo potrebujete ďalšiu úroveň podrobností, použite radšej Outlook.

víťaz: Robiť

Najlepšie prispôsobenie

Úlohy aj Outlook vám umožňujú pripojiť súbory a prepojiť úlohu s e-mailom. V časti Úlohy musíte označiť e-mail a potom presunúť úlohu z označených e-mailov do ľubovoľného zoznamu. Obidve vám tiež umožňujú pridávať textové poznámky k úlohe a pripájať k úlohe mediálne súbory.

Iba Outlook vám umožňuje používať formátovanie RTF a obrázky v popise úlohy. Tieto dizajnové prvky sú však estetické, takže ich pridanie do každej úlohy môže byť stratou času. Okrem toho musíte kliknúť na úlohu, aby ste ich videli.

Pripájanie súborov je užitočnejšie. Iba Outlook vám umožňuje navzájom prepojiť úlohy. Urobíte to pomocou možnosti Pripojiť položku programu Outlook. Táto kľúčová schopnosť prepojiť súvisiace úlohy v úlohe chýba.

Prispôsobenie To Do je väčšinou estetické. Môžete si vybrať farbu pozadia zoznamu a vytvoriť vlastné zoznamy. Môžete tiež vybrať základné vzory triedenia, napríklad podľa dátumu splatnosti alebo podľa dátumu vytvorenia.

To Do tiež generuje rôzne inteligentné zoznamy, ako sú označené e-maily a Priradené mne. Môžete ich zapnúť alebo vypnúť. Pre tých, ktorí potrebujú doladiť svoje úlohy, je jasným víťazom Outlook.

víťaz: Úlohy programu Outlook

Najlepšia produktívna aplikácia od spoločnosti Microsoft

Pre osobné použitie a projekty malého rozsahu, To Do funguje dobre. Celkovo však vyhráva robustnejší zoznam funkcií Outlooku. Extra detaily podporujú vyššiu úroveň profesionality a prispôsobenie na vysokej úrovni je neprekonateľné.

Najmä ak riadite zložitý projekt, Microsoft Outlook je vašou najlepšou voľbou pre aplikáciu na správu úloh.

Ako používať Microsoft Outlook na riadenie projektov

Prečítajte si ďalej

O autorovi