6 kreatívnych spôsobov používania formulárov Google v práci

Google Forms je softvér na vytváranie prieskumov, ktorý je súčasťou služby Google Workspace a má široký potenciál využitia. Je navrhnutý tak, aby bol užívateľsky prívetivý a jednoduchý na vytváranie a zdieľanie prieskumov v práci, a môže tvoriť dôležitú súčasť vašej sady nástrojov na pracovisku.

Nezáleží na tom, či s touto aplikáciou začínate alebo ju používate pravidelne. Tu sa pozrieme na to, čo sú Google Forms a ako ich kreatívne používať v práci.

Čo sú Formuláre Google?

Google Forms je softvér na prieskum, ktorý vám to umožňuje vytvárať rôzne prieskumy a zdieľajte ich so svojím tímom. Pri vytváraní formulára máte na výber niekoľko možností, takže získate odpovede, ktoré potrebujete. Patria sem odpovede na odseky a textové odpovede, začiarkavacie políčka a výber z viacerých možností, mriežky, nahrávanie súborov a číselné škály.

Môžeš nahrajte obrázky do formulára, aby vynikla, a pridajte prispievateľov, aby ste mohli spolupracovať s ostatnými na odpovediach, ktoré dostanete. Po vyplnení formulára už stačí len kliknúť

Odoslať v pravom hornom rohu obrazovky a vyberte, či ho chcete šíriť e-mailom, odkazom alebo použiť kód na vloženie.

1. Získajte spätnú väzbu o nových procesoch

Keď sa v práci implementujú nové procesy, často nastane obdobie, keď sa ľudia musia prispôsobiť, a niekedy to môže odhaliť niektoré problémy alebo ťažkosti, ktoré predtým neboli označené. V týchto prípadoch možno budete chcieť získať spätnú väzbu o tom, ako sa veci majú.

Vytvorenie formulára Google na tento účel dáva zamestnancom príležitosť vyjadriť svoj názor. Je to však aj príležitosť na nápravu akýchkoľvek problémov skôr, ako sa rozšíria.

Pri tomto type prieskumu možno budete chcieť zvážiť použitie nižšie uvedených funkcií Formulárov:

• Lineárna mierka—pridanie hodnotení alebo možností súhlasu/nesúhlasu.
• Začiarkavacie políčka-získať predstavu o obľúbených alebo nevýhodných vlastnostiach.
• Stručná odpoveď alebo Odsek— pre podrobné informácie.

2. Požiadajte o nápady na projekt

Počas počiatočnej fázy plánovania projektu je dôležité získať perspektívy zamestnancov od vašej cieľovej skupiny. To, že niečo dáva vášmu projektovému tímu zmysel, ešte neznamená, že to bude fungovať pre každého. Navyše môžu existovať prospešné nápady, o ktorých ste neuvažovali.

Ak chcete nápady, mali by ste sa uistiť, že formulár Google umožňuje voľné textové odpovede, nie obmedzovať odpovede na viac možností. Z toho dôvodu, Stručná odpoveď alebo Odsek sú ideálne možnosti formátu.

Majte však na pamäti, že ak posielate formulár širokému publiku, budete sa musieť prehrabať množstvom informácií. V závislosti od rozsahu vášho projektu môže byť tento typ prieskumu vhodnejší pre malú skupinu ľudí.

3. Zefektívniť komunikáciu

Vo väčších spoločnostiach, kde je viacero oddelení, budete chcieť čo najviac zefektívniť komunikáciu. V opačnom prípade môžete zistiť, že zamestnanci sú bombardovaní e-mailmi a aktualizáciami z týchto rôznych oddelení bez skutočného poriadku.

Ak to chcete urobiť, budete chcieť vytvoriť štandardnú šablónu formulára Google, do ktorej budú oddelenia odosielať svoju komunikáciu. Potom môžete raz za dva týždne alebo mesačne skompilovať tieto informácie do jedného e-mailu, ktorý pošlete tímu.

Budete mať možnosť zobraziť všetky informácie z Odpovede kartu vo formulári Google a podľa potreby ju skopírujte a prilepte.

4. Formuláre žiadostí pre zamestnancov

Existuje mnoho dôvodov, prečo môžu zamestnanci potrebovať vyplniť formulár, aby o niečo požiadali. Môže ísť o nové vybavenie, podporu, stretnutia s inými oddeleniami a oveľa viac.

Namiesto používania služby Dokumenty Google pre tieto žiadosti môžete vytvoriť formulár Google. To vám umožní viesť lepšie záznamy o tom, kto čo požaduje, a uchovávať informácie na jednom mieste, namiesto toho, aby boli rozložené vo viacerých dokumentoch.

Formuláre žiadostí sú najvhodnejšie pre kombináciu Viacero možností, Začiarkavacie políčka, Stručná odpoveďa Odsek, ale môžete použiť aj Dátum a Zaškrtávacie políčko možnosti v závislosti od požadovaných informácií.

5. Odoslať IT otázky a problémy

Vaše pracovisko už môže mať nastavenú telefónnu linku alebo e-mail na riešenie problémov súvisiacich s IT, ale používanie formulárov Google na správu týchto informácií sa môže ukázať ako veľmi užitočné. Nielenže budete môcť nastaviť konkrétne otázky, ktoré vám pomôžu získať informácie o probléme, ale budete môcť vidieť aj trendy.

Môžete napríklad zahrnúť Viacero možností otázky ako:

• Obnovili ste stránku alebo reštartovali počítač?
• Máte problémy s internetovým pripojením?
• Je to prvýkrát, čo máte tento problém?

A potom nechajte v spodnej časti priestor pre a Stručná odpoveď alebo Odsek, aby zamestnanci napísali viac podrobností o probléme, s ktorým sa stretávajú.

6. Zhromažďovanie údajov

Možno budete musieť zhromaždiť údaje o konkrétnych oblastiach vašej spoločnosti a o tom, ako veci fungujú. Môže ísť o to, ako sa zamestnanci pozerajú na pohodu v práci, alebo ako vyzerá pracovné zaťaženie na týždennej báze. Nech už je dôvod akýkoľvek, formulár Google je rýchly a jednoduchý spôsob, ako to urobiť bez toho, aby ste museli organizovať časovo náročné stretnutia alebo pracovné skupiny. Umožňuje vám tiež reagovať na veci proaktívne, a nie reaktívne.

Na tento účel budete chcieť použiť otázky, ktoré dávajú číselné odpovede, aby ste mohli hladko porovnávať údaje, namiesto toho, aby ste museli pracovať s množstvom textu. Pre tento dôvod, Lineárna mierka, viacnásobný výber, a Začiarkavacie políčka sú najlepšie možnosti.

Môžete tiež zahrnúť Stručná odpoveď alebo Odsek ak vás zaujímajú kvalitatívne údaje, ale opäť si uvedomte, aké veľké je vaše cieľové publikum a čo to môže znamenať pre písanie správ.

Využívanie formulárov Google na maximum

Formuláre Google môžete použiť prakticky z akéhokoľvek dôvodu, keď potrebujete odpovede od iných ľudí. Výberom formulára môžete ušetriť čas na stretnutiach a vytváraní viacerých samostatných dokumentov na pracovisku.

Ak ste ešte nevyskúšali Formuláre Google pre niektoré príklady vyššie, vyskúšajte to a zistite, či je to niečo, čo sa hodí k vašim cieľom.

9 pokročilých tipov a trikov pre formuláre Google

Prečítajte si ďalej

O autorovi