Ako používať overenie údajov v Tabuľkách Google

Ak chcete znížiť pravdepodobnosť chyby v tabuľke Tabuliek Google tým, že prijmete iba platné údaje, potom je overenie údajov presne to, čo hľadáte. Pomocou overenia údajov môžete Tabuľkám Google prikázať, aby akceptovali iba určitý druh alebo rozsah údajov pre bunky, alebo aby varovali používateľa, keď zadá neplatné údaje.

Overenie údajov je jednoduché na použitie, ale vyžaduje si pochopenie pojmov, aby sa správne používali. Čítajte ďalej a zistite, čo je overovanie údajov a ako ho môžete použiť v Tabuľkách Google na zlepšenie svojich tabuliek.

Čo je overenie údajov v Tabuľkách Google?

Overenie údajov je funkcia Tabuliek Google, ktorá vám umožňuje obmedziť druh vstupu, ktorý môžu používatelia zadávať do konkrétnych buniek. Môžete buď použiť overenie údajov, aby ste používateľovi poskytli varovanie, keď zadá neplatné údaje, alebo môžete neplatné údaje úplne odmietnuť.

Pomocou overovania údajov môžete vylepšiť tabuľky, ktoré sú určené na použitie inými ľuďmi. Môžete obmedziť hodnotu, ktorú môžu zadať, alebo napríklad vytvoriť rozbaľovací zoznam položiek, z ktorých si môžu vybrať. Nakoniec môžete ako kritériá overenia údajov zadať aj vlastný vzorec. Týmto spôsobom Tabuľky Google odmietnu hodnotu, ak nespĺňa vlastnú rovnicu.

Ako používať overenie údajov v Tabuľkách Google

Overenie údajov je v Tabuľkách Google jednoduché. Základné kroky na používanie overovania údajov sú uvedené nižšie:

1. Vyberte bunku alebo rozsah buniek, pre ktorý chcete použiť overenie údajov.
2. Choďte na Údaje menu a potom vyberte Overovanie dát.
3. Zadajte svoje kritériá.
4. Kliknite Uložiť.

Skôr než prejdeme k príkladom, v ktorých nasadíme overovanie údajov, pozrime sa bližšie na prvky overovania údajov.

• Rozsah buniek: Toto je rozsah, v ktorom vstupné údaje prejdú kritériami overenia údajov. Môže to byť jedna bunka alebo rozsah buniek.
• Kritériá: Toto je kritérium, pri ktorom uvádzate, aký druh údajov je platný. Platným typom údajov môže byť číslo, text, dátum, zoznam, začiarkavacie políčko alebo vlastný vzorec.
• Na neplatné údaje: Označuje reakciu Tabuliek Google na neplatné údaje. Môžete si vybrať buď nechať neplatné údaje prejsť a zobraziť upozornenie, alebo odmietnuť neplatné údaje a zobraziť upozornenie.
• Vzhľad: Tu môžete zadať text pomoci pri overovaní. Tento text sa zobrazí, keď používateľ zadá do bunky neplatné údaje.

Teraz, keď už viete, o čom je nastavenie overovania údajov, pozrime sa na overenie údajov v praxi na niekoľkých príkladoch.

Príklad overenia údajov 1: Nastavenie limitu číselnej hodnoty

V tomto príklade máme vzorovú tabuľku určenú na zhromažďovanie informácií o tom, ktoré knihy sa používateľovi páčili najviac. Tabuľka obsahuje stĺpec obsahujúci názvy kníh a ďalší stĺpec, ktorý čaká na vstup používateľa. Používateľ by mal ohodnotiť každú knihu z 10.

Keďže hodnotenie je na stupnici 10 a nemáme čas kontrolovať každý vstup, cieľom je obmedziť hodnoty, ktoré môže používateľ zadať, na 1-10. Používateľ by nemal mať možnosť dať knihe hodnotenie nižšie ako 1 alebo vyššie ako 10. To si vyžaduje overenie údajov.

1. Vyberte bunky, v ktorých chcete použiť overenie údajov. To budú bunky B2 do B7 v tomto príklade.
2. Choďte na Údaje menu a vyberte Overovanie dát. Zobrazí sa okno Overenie údajov.
3. Pre Kritériá, vyberte číslo a medzi.
4. Zadajte početný limit podľa vlastného výberu. V tomto príklade zadáme 1 a 10.
5. Skontrolujte Odmietnuť vstup. To prinúti používateľa zadať platné údaje.
6. Skontrolujte Zobraziť pomocný text overenia.
7. Zadajte text pomoci na overenie, aby ste informovali používateľa, aký druh údajov sa očakáva.
8. Kliknite Uložiť.

Teraz je vaša tabuľka pripravená na používateľské údaje. Ako test skúste jednu z kníh ohodnotiť hodnotou vyššou ako 10 alebo menšou ako 1. Mali by ste dostať chybu a vaše údaje by mali byť odmietnuté. Ak teraz zadáte hodnotu medzi 1 a 10, zadanie bude akceptované. Je to ako hodinky!

Príklad overenia údajov 2: Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu

Jedným z populárnych spôsobov použitia overovania údajov je vytváranie rozbaľovacích zoznamov v Tabuľkách Google. Môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam, aby ste dali používateľovi na výber medzi položkami, ktoré ste vybrali ako platné údaje.

V tomto príklade máme mená niektorých študentov v tabuľke a cieľom je vytvoriť rozbaľovací zoznam, kde si používateľ môže vybrať svoj odbor.

1. Vyberte bunky, v ktorých chcete mať rozbaľovací zoznam. To budú bunky B2 do B7 v tomto príklade.
2. Choďte na Údaje menu a vyberte Overovanie dát. Otvorí sa ponuka Overenie údajov.
3. V kritériách vyberte Zoznam položiek.
4. Do textového poľa zadajte zoznam položiek. Položky môžete oddeliť čiarkou (,). V tomto príklade sme zadali položky nižšie:

   Medicína, farmácia, biológia, aplikovaná matematika

5. Skontrolujte Zobraziť rozbaľovací zoznam v bunke.
6. Skontrolujte Odmietnuť vstup.
7. Skontrolujte Zobraziť pomocný text overenia.
8. Zadajte text pomocníka pre overenie.
9. Kliknite Uložiť.

V každej bunke si všimnete malú šípku. Teraz môžete kliknúť na bunky a vybrať si z rozbaľovacieho zoznamu. Ak sa pokúsite zadať hodnotu, ktorá nie je v zozname, vaša hodnota bude odmietnutá. Stále však môžete zadať položky zo zoznamu.

Ak chcete k položkám vo svojom zozname pridať odrážky, prečítajte si náš článok o ako pridať odrážky v Tabuľkách Google.

Príklad overenia údajov 3: Nastavenie limitu dĺžky textu

Overenie údajov pomocou vlastných vzorcov môžete použiť na dosiahnutie najrôznejších vecí v Tabuľkách Google. Vlastné vzorce vám umožňujú nastaviť kritériá, ktoré nie sú súčasťou žiadneho z typov kritérií zabudovaných do overovania údajov v Tabuľkách Google.

Ako príklad si vytvorte bunku, ktorá v nej povoľuje iba 5 znakov alebo menej. Urobíme to pomocou overenia údajov.

1. Vyberte bunku. To bude D1 v tomto príklade.
2. Ísť do Údaje a potom vyberte Overovanie dát.
3. V kritériách vyberte Vlastný vzorec.
4. Pre vlastný vzorec zadajte vzorec nižšie:

   =LEN(D1)<5

   Tento vzorec používa funkciu LEN na počítanie znakov v bunke a vráti hodnotu true, ak je dĺžka menšia ako 5 znakov.
5. Skontrolujte Odmietnuť vstup.
6. Kliknite Uložiť.

Ak teraz zadáte názov dlhší ako 5 znakov, Tabuľky Google ho odmietnu a budete to musieť skúsiť znova. Môžete použiť funkcia automatického dopĺňania aplikujte toto overenie údajov na iné bunky.

Overte svoje údaje pomocou Tabuliek Google

Overenie údajov je nástroj, ktorý vám umožňuje obmedziť to, čo vy alebo iný používateľ môžete zadať do konkrétnych buniek. Týmto spôsobom môže byť validácia údajov užitočná pri vytváraní prieskumov na akceptovanie iba platných údajov alebo vo vašich vlastných tabuľkách na zvýšenie presnosti.

Existuje mnoho typov kritérií, ktoré môžete nastaviť pomocou overenia údajov v Tabuľkách Google a údajov typ, ktorý chcete, nie je zabudovaný do overenia údajov v Tabuľkách Google, môžete nastaviť vlastné kritériá vzorec. Teraz viete, ako používať overenie údajov v Tabuľkách Google. Buďte si istí, že menej neplatných údajov uľahčí a spresní vašu analýzu!

8 najlepších spôsobov, ako používať Tabuľky Google ako profesionál

Prečítajte si ďalej

O autorovi