Kompletný sprievodca plánovaním vášho pracovného týždňa

Ako sa cítite v pondelok ráno – ste svieži po víkende a máte chuť ísť? Alebo sa možno cítite vystrašení z budúceho týždňa.

Či tak alebo onak, predzásobenie vášho pracovného týždňa maximálne využije vaše doplnené zásoby energie a zároveň budete riešiť svoju pracovnú záťaž priamo. Zaviažete sa na viac hodín na začiatku týždňa, kým sa ku koncu zmenšíte, keď budete unavení a menej produktívni.

Ako vyzerá plán práce s predstihom?

Predzásobenie vášho týždňa je vítanou alternatívou k ľubovoľnej práci 8 hodín denne. Namiesto nasledovania tradičného rozvrhu od 9:00 do 17:00, ktorý bol mnohým zamestnancom vnútený od začiatku 20. storočia, má rozvrh hodín dopredu väčšiu flexibilitu.

Stále odpracujete 40 hodín práce (ak si to vyžadujete vy alebo váš zamestnávateľ), ale vaše hodiny sú vyvážené, takže na začiatku týždňa ste zaneprázdnenejší ako na konci.

Typickým príkladom by bolo:

• Pondelok: 12 hodín
• utorok: 10 hodín
• Streda: 8 hodín
• štvrtok: 6 hodín
• Piatok: 4 hodiny

Spolu = 40 hodín

Neváhajte experimentovať s variáciami, ak vyššie uvedený plán úplne nezodpovedá vášmu rytmu.

Pre koho nie je predzásobenie vhodné?

Predzásobenie nie je pre každého. Zvyčajne to funguje najlepšie v rolách na voľnej nohe alebo platených vzdialených rolách, kde máte určitú kontrolu nad svojim rozvrhom. Ak váš zamestnávateľ vyžaduje, aby ste odpracovali stanovené hodiny, experimentovanie s alternatívnymi rozvrhmi nemusí byť možné.

Problém môže byť aj vtedy, ak máte sklon k prepracovaniu. Ak sa vám podarí vtesnať 12 hodín práce do pondelka a utorka, možno budete v pokušení napchať si rovnakú záťaž až do piatku, celkovo 60 hodín za týždeň. Pamätajte: toto nie je cieľom predbežného naplnenia vášho rozvrhu a je to rýchla cesta vykazujúce známky vyhorenia.

Aké sú výhody predzásobenia vášho pracovného plánu?

Ale ak ste schopní vykonať prechod – aké sú výhody?

1. Najnáročnejšie úlohy budete riešiť na začiatku týždňa, keď budete mať po oddychovom víkende vrchol energie.
2. Ak sa produktivita neskôr zníži, pustíte sa do menej hodín a menej intenzívnych úloh.
3. Keď sa život stane a potrebujete si naplánovať schôdzky a aktivity mimo práce, budete mať dostatok času na to, aby ste si vyhradili štvrtky a piatky.
4. Alebo využite čo najviac voľného času vyhradeného v piatok a robte niečo, čo máte radi. Vyrazte skoro na víkend, užite si prestoje s priateľmi alebo rodinou, vyzdvihnite svoje deti skoro zo škôlky – robte všetko, čo je správne pre rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Predzásobenie každý deň aj vo vašom pracovnom týždni

Ak svoj pracovný plán produktívne prepracujete, nie je potrebné prestať s týždenným rozvrhom. Čo tak analyzovať aj to, ako trávite jednotlivé dni?

Veľa ľudí sa do pracovného dňa zahreje dávkou prokrastinácie. Namiesto toho, aby ste uviazli pri najdôležitejšej úlohe dňa, je ľahké nechať sa odviesť odpovedaním na e-maily, účasťou na skorej schôdzi alebo vytváraním sietí na sociálnych médiách. Ak sa dostanete na obed a budete mať pocit, že ste ledva niečo stihli, zvážte, či si svoje dni vopred nevyhradíte.

"Ráno ako prvé zjedzte živú žabu a po zvyšok dňa sa vám nestane nič horšie." - Mark Twain

Tento citát je známy v kruhoch produktivity a zdôrazňuje dôležitosť dokončenia vašej najpodstatnejšej úlohy ako prvého dňa dňa (a týždňa).

Pomocou Metóda Ivy Lee, napíšete si zoznam šiestich najdôležitejších úloh, ktoré chcete nasledujúci deň splniť. Zoraďte ich podľa priority. Na začiatku nasledujúceho dňa prejdete svojou najdôležitejšou úlohou (takpovediac zjedením žaby). S druhou úlohou nezačnete, kým nedokončíte prvú. Pridajte všetky zostávajúce úlohy do zajtrajšieho zoznamu.

Pomocou týchto aplikácií si môžete usporiadať svoj plán práce s predstihom

Predzásobenie si vyžaduje veľa disciplíny a zručností v oblasti riadenia času. Bez toho, aby ste sledovali svoje hodiny, je ľahké sa prepracovať. Ak zistíte, že v piatok robíte osemhodinový pracovný deň, predzásobenie nefunguje podľa plánu – buď nenačítali ste si na začiatku týždňa dostatočne hodiny alebo ste prestrelili a pracovali viac, ako ste mali plánované.

Nasledujúce aplikácie vám pomôžu mať svoj rozvrh pod kontrolou.

Či už ide o chatovanie s klientmi alebo kolegami, schôdzky vám zaberú celý týždeň a znížia vašu produktivitu. Získajte späť kontrolu nad tým, kedy sa vaše stretnutia v reálnom čase uskutočnia pomocou Calendly. Nastavíte hodiny, počas ktorých sa môžete stretnúť, a vaši spoluúčastníci nezískajú prístup k vášmu zablokovanému času.

Ak plánujete pracovať do piatkového poludnia, váš rozvrh Calendly ľuďom neumožní rezervovať si s vami stretnutie neskôr. A ak uprednostňujete dni bez stretnutí, je to tiež v poriadku!

Časové dávkovanie je vynikajúcim doplnkom k vopred naplánovanému rozvrhu. Vyčleníte si množstvo času, ktorý budete venovať úlohe, a pomocou Toggl budete sledovať svoje hodiny.

Skvelá vec na Toggl je, že nemusíte nastavovať informácie o klientovi a projekte pred načasovaním svojej práce (hoci môžete). Namiesto toho stačí stlačiť tlačidlo časovača a hodiny začnú tikať. Po dokončení pridáte popis práce.

Asana je zázračný nástroj na správu úloh a dobre sa spája s metódou Ivy Lee. Pridajte úlohy a projekty, ktoré chcete splniť, a nastavte si termín, aby ste sa mohli zodpovedať za dokončenie práce.

Pridajte množstvo úloh a projektov na začiatku týždňa, ktorý je naplánovaný na začiatok, a zobrazte ich vo formáte zoznamu, nástenky, časovej osi alebo kalendára. Toto je praktický spôsob, ako skontrolovať, či ste si do konca týždňa nenechali príliš veľa práce.

Snažíte sa zohnúť a dokončiť svoju prácu, aj keď ste si odložili hodiny? Použite Pomodor a zaviažte sa k Technika Pomodoro, populárny hack produktivity.

Nastavíte si časovač a budete pracovať v 25-minútových šprintoch a potom si urobíte 5-minútovú prestávku. Cyklus opakujte trikrát, potom si urobte dlhšiu 15 až 30-minútovú prestávku. Budete prekvapení, koľko toho dosiahnete, keď hodiny tikajú!

Skúste veľkosť predzásobiť

Potrebujete vdýchnuť nový život svojmu pracovnému programu? Predzásobenie je vynikajúce, ak máte do konca týždňa klesajúcu hladinu energie. Rozlúčte sa s akoukoľvek panikou v piatok večer, ktorú ste predtým zažili, keď sa snažíte dodržať termíny pred víkendom.

Namiesto toho váš vážený plán znamená, že najnaliehavejšie úlohy ste dokončili pred niekoľkými dňami. Všetci si zaslúžime pracovať vlastným tempom, takže skúste experimentovať s alternatívnymi pracovnými rozvrhmi, aby ste našli rytmus, ktorý vám vyhovuje.

Kompletný sprievodca pracovným plánom 9/80

Prečítajte si ďalej

O autorovi