7 spôsobov, ako prekonať závislosť od e-mailu a zvýšiť produktivitu

Vaša e-mailová schránka je jedným z najzákernejších pohlcovačov času vášho dňa. Aj keď viete, že ste nedostali žiadne správy (pretože ste to práve skontrolovali), nemôžete odolať nutkaniu obnoviť sa a zistiť, či neprišlo niečo nové.

Hoci sa tento návyk na obsedantnú kontrolu schránky zdá neškodný a niekedy dokonca nevyhnutný, je ako každá iná závislosť; môže to negatívne ovplyvniť vašu pohodu a produktivitu. Tento článok obsahuje niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu uniknúť z doručenej pošty.

1. Dávkujte svoju e-mailovú aktivitu

Namiesto toho, aby ste sa stali obeťou volania sirény z vašej e-mailovej schránky a nakoniec bezduchého prechádzať správami, získať späť kontrolu nad svojím zameraním a časom dávkovaním e-mailovej aktivity.

Dávkovanie úloh je praktická a efektívna technika riadenia času, ktorú môžete použiť takmer na akúkoľvek úlohu, vrátane kontroly, čítania a odpovedania na e-maily. Základnou myšlienkou je naplánovať si konkrétne časové bloky pre podobné aktivity, v tomto prípade čokoľvek súvisiace s e-mailom. Takže namiesto toho, aby ste si kontrolovali doručenú poštu každých pár minút (alebo hodín, ak máte šťastie), by ste si mali nastaviť niekoľkokrát, ideálne raz alebo dvakrát, počas dňa, aby ste skontrolovali správy a odpovedali na ne.

Tento prístup vám umožňuje zostať sústredený na dôležité úlohy dňa a pomáha vám byť pri používaní e-mailu cieľavedomejší. Ak potrebujete trochu pomôcť začať, skúste použiť e-mailovú aplikáciu, napr bumerang. Tento nástroj sa môže pochváliť niekoľkými funkciami, ktoré vám pomôžu zjednodušiť prácu s e-mailom, ale pre túto diskusiu je najdôležitejšia Pozastaviť doručenú poštu, ktorá vám umožňuje pozastaviť prichádzajúce správy a naplánovať si ich doručenie do doručenej pošty.

2. Odhláste sa z odberu nepotrebných e-mailov

Nie všetky e-mailové pingy sú rovnaké. V skutočnosti je väčšina z nich len hluk, ktorý slúži len na to, aby vás odvrátil od dôležitejších správ a odviedli vašu najlepšiu prácu.

Jedným zo spôsobov, ako skrotiť svoju závislosť od e-mailov, je v prvom rade znížiť počet e-mailov, ktoré dostávate, odhlásením sa zo všetkých nepotrebných zoznamov e-mailov.

Naozaj potrebujete dostávať aktualizácie z tohto bulletinu, ktorý ste si predplatili pred rokmi? Alebo čo poviete na tie propagačné e-maily od spoločností, ktoré si ani nepamätáte, že ste sa prihlásili?

Ak si nepamätáte, prečo dostávate e-mail, je pravdepodobné, že vám neslúži, takže kliknite na tlačidlo Zrušiť odber a vyčistite si doručenú poštu znížiť preťaženie e-mailom. Môžete použiť nástroje ako Rozvinúť. ja ak potrebujete pomoc s odhlásením z viacerých e-mailových zoznamov naraz.

3. Nekontrolujte si doručenú poštu hneď ráno

Keďže pravdepodobne používate svoj telefón ako budík, je príliš jednoduché prevrátiť sa a hneď ráno skontrolovať e-mail. Avšak kontrola e-mailovej schránky pred spaním alebo prvou vecou ráno je a zvyk na smartfóny, ktorý ničí vašu produktivitu a prispieva k vašej závislosti na e-mailoch.

Ranné rituály udávajú tón celému vášmu dňu, takže namiesto toho, aby ste ráno začínali v reaktívnom režime kontrolujte správy a odpovedajte na ne, stanovte si zámer pre svoj deň tým, že budete robiť veci, ktoré vás vyživujú blahobyt. Vytvorte si produktívnu rannú rutinu ktorý vám umožní začať deň podľa vašich predstáv.

4. Zakázať odznaky upozornení a upozornení

Keď už hovoríme o tom, že ste v reaktívnom režime, e-mailové upozornenia a odznaky upozornení sú spoľahlivý spôsob prispôsobte svoj mozog, aby neustále hľadal nové správy, podobne ako Pavlovove psy sliniace pri zvuku zvon.

Tieto upozornenia sú navrhnuté tak, aby upútali vašu pozornosť a spustili Pavlovovu reakciu kompulzívnej kontroly. Aj keď nemôžete ovládať, kedy vám ľudia posielajú e-maily, môžete ovládať, ako vás vaše zariadenia upozorňujú na nové správy. To znamená, že si nájdite čas na prispôsobenie e-mailových upozornení tak, aby čo najlepšie vyhovovali vašim potrebám, a ušetrite si zdravý rozum.

5. Usporiadajte si doručenú poštu pomocou štítkov

Usporiadanie e-mailovej schránky vám môže pomôcť prevziať kontrolu nad e-mailom, namiesto toho, aby ste ho nechali ovládať vás. Autor: zoskupovanie podobných e-mailov pomocou štítkov, môžete ľahko nájsť správy, ktoré potrebujete, bez toho, aby ste museli listovať nekonečným zoznamom správ.

Tento systém tiež uľahčuje triedenie vašich e-mailov, takže môžete rýchlo skenovať a mazať všetky nedôležité správy. Používanie farieb na štítkoch Gmailu tiež uľahčuje vizuálne oddelenie rôznych typov správ na prvý pohľad.

Svoju závislosť od e-mailu môžete obmedziť pomocou iných komunikačných nástrojov, najmä ak pracujete na vzdialenom pracovisku, ktoré sa zvyčajne vo veľkej miere spolieha na virtuálnu komunikáciu.

Napríklad Slack je vynikajúci nástroj na odosielanie správ v reálnom čase a spoluprácu s vaším tímom, zatiaľ čo aplikácie ako Twist využívajú asynchrónnu komunikáciu, čo vám dáva slobodu odpovedať na správy sami čas.

Možno sa vám však nepodarí úplne uniknúť e-mailu, pretože má stále svoje jedinečné výhody. Môžete však využiť aplikácie ako napr Spike, aby ste zlepšili svoje e-mailové skúsenosti a produktivitu. Tento nástroj vám umožňuje konsolidovať všetky správy z rôznych e-mailových účtov na jednom mieste, ako aj triediť, vyhľadávať a plánovať správy.

7. Daj si pauzu

V najvážnejších prípadoch závislosti od e-mailu možno budete musieť úplne odísť zo svojej doručenej pošty a dať si pauzu od e-mailov. To môže byť náročné, ak sa v práci spoliehate na e-mail, no môže to byť potrebné, aby ste sa zbavili závislosti.

Ak sa však nemôžete úplne vzdialiť od e-mailu, môžete ho odstrániť zo všetkých svojich osobných zariadení a skontrolovať ho iba na pracovných zariadeniach. To vám umožní nakresliť jasnú čiaru medzi vašim pracovným a osobným životom a uniknúť z toho „vždy zapnuté“ očakávania moderného pracoviska.

Prekonajte svoju závislosť od e-mailu a zlepšite svoju pohodu a produktivitu

Žijeme v dobe, kedy je komunikácia okamžitá, neustála a vždy dostupná na dosah ruky. Aj keď to môže byť s mierou dobrá vec, môže to viesť aj k závislosti na e-mailoch a všetkým nepriaznivým účinkom, ktoré s tým súvisia.

V ideálnom prípade by vaša e-mailová schránka mala slúžiť skôr ako prostriedok na dosiahnutie produktívnejšieho cieľa a nie ako neustály zdroj stresu. Ak teda väčšinu času trávite v doručenej pošte, je čas urobiť krok späť, prehodnotiť svoj vzťah k e-mailu a urobiť nejaké zmeny. Použite vyššie uvedené tipy a aplikácie, ktoré vám pomôžu zbaviť sa závislosti od e-mailov a získať späť kontrolu nad svojím dňom.

6 tipov, ako prinútiť ľudí, aby otvárali a čítali vaše e-maily

Prečítajte si ďalej

O autorovi