Ako používať rýchle poznámky s aplikáciou Outlook pre lepšie e-maily

Kontrola e-mailov je súčasťou každodennej pracovnej rutiny väčšiny profesionálov. Preto sa oplatí nájsť spôsoby, ako tento proces urýchliť a urobiť z neho menej stresu.

Jedným zo spôsobov, ako si môžete uľahčiť život, je použiť Microsoft Sticky Notes na vašom e-mailovom účte Outlook. Poďme zistiť ako.

Začnite používať rýchle poznámky Microsoft Sticky Notes v programe Outlook

Podľa Prieskum spoločnosti Adobe za rok 2018Američania trávia e-mailmi približne 3,1 hodiny denne. Takto môžete pomocou vstavaných poznámok v programe Outlook urýchliť svoju e-mailovú korešpondenciu.

Ako už názov napovedá, ide o aplikáciu na písanie poznámok, ktorú môžete použiť na rôzne účely. Ale skôr, ako si doň budete môcť robiť poznámky, musíte ho najskôr nastaviť.

Je dôležité vedieť, že to funguje iba pre Windows 10 a 11. Začať:

1. Stiahnite si aplikáciu Sticky Notes z obchodu Microsoft Store.
2. Prihláste sa do aplikácie Sticky Notes pomocou svojho konta Microsoft.
3. Prihláste sa do svojho účtu Outlook.
4. Vyberte možnosť Poznámky v ponuke na ľavej strane.
instagram viewer
5. Kliknite na Nová poznámka vytvoriť jeden.
6. Dvakrát kliknite na existujúcu poznámku a upravte ju.
7. Kliknite na tri bodky na vymazanie alebo zmenu farby konkrétnej poznámky.

Všetky poznámky, ktoré tu vytvoríte, budú synchronizované s aplikáciou Sticky Notes, ktorú ste si stiahli z obchodu Microsoft Store. Navyše, ak chcete získať prístup k týmto poznámkam na svojich mobilných zariadeniach (či už Android alebo iPhone), budete si musieť stiahnuť Microsoft OneNote. Po nastavení aplikácie sa poznámky automaticky zosynchronizujú aj tam.

Takto k nim budete mať prístup kedykoľvek a kdekoľvek chcete.

Keď ho máte nastavený, môžete ho začať používať na rôzne účely. Niektoré kreatívne spôsoby použitia sú uvedené nižšie.

Stiahnuť ▼: Sticky Notes for Windows (Zadarmo)

Stiahnuť ▼: Microsoft OneNote pre Android | iOS (Zadarmo)

Robte si poznámky, aby ste ušetrili čas

Prvá a najjednoduchšia vec, ktorú môžete s touto aplikáciou urobiť, je robiť si s ňou poznámky na stretnutia, e-maily, dôležité veci, ktoré treba zahrnúť do e-mailu a ďalšie.

Navyše, ak často dostávate zdĺhavú spätnú väzbu v e-mailoch a zvyčajne tam a späť skontrolujte, či áno Vyriešili ste všetko pred odoslaním projektu, Sticky Notes vám môžu ušetriť čas navyše úsilie. Pridanie týchto komentárov vo forme odrážok do vašich poznámok môže byť skvelým spôsobom, ako sa vyhnúť týmto problémom.

Okrem toho môžete tieto poznámky použiť aj na sledovanie spätnej väzby, ktorú dostanete na zlepšenie svojej práce. Napríklad nemusí byť možné, aby ste na konci prešli celé vlákna e-mailu pre každý z predložených projektov, aby ste ich mohli skontrolovať.

Preto zhrňte spätnú väzbu, ktorú dostanete po dokončení každej úlohy, do niekoľkých riadkov a pridajte ich do svojich poznámok. Do konca mesiaca budete mať celý zoznam vecí, na ktorých musíte zapracovať alebo ktoré ste už zlepšili.

Okrem toho si môžete uchovávať poznámky k e-mailom, ktoré odosielate týždenne, s ďalšími informáciami, ako je meno a e-mailová adresa príjemcu a účel e-mailu. Po dokončení odosielania stačí prečiarknuť zoznam. Môže vám k tomu výrazne pomôcť prevziať kontrolu nad svojou doručenou poštou.

Pridať pripomenutia

Pomocou rýchlych poznámok môžete pridať pripomienky malých vecí, ktoré musíte dnes urobiť a nechcete sa obťažovať pridávaním do kalendára.

Môžete si tiež nastaviť pripomienky týkajúce sa e-mailov, ktoré musíte dnes odoslať, sledovania, rozhovorov alebo stretnutí, ktorých sa musíte zúčastniť.

Na e-maily odpovedajte rýchlejšie

Mnoho ľudí strávi minúty, ak nie hodiny, premýšľaním o tom, ako odpovedať na e-mail. Často nám zaberá veľkú časť času.

Sticky Notes sú ideálnym miestom na pridávanie rýchlych jednoduchých riadkov, ktoré môžete použiť na odpovedanie na rôzne typy e-mailov. Všetko, čo musíte urobiť, je skopírovať a vložiť text odtiaľto.

Platí to najmä vtedy, ak pravidelne dostávate podobné otázky v rôznych formách. Môžete len vytvoriť šablónu, ktorú pre ne použijete, a podľa potreby zmeniť podrobnosti.

Vytvárajte šablóny na rôzne účely

Okrem odpovedí na otázky musíme písať e-maily aj pri viacerých iných príležitostiach. Zakaždým prechádzame rovnakým procesom myslenia, aby sme zaistili, že konečný výsledok bude profesionálny.

Preto si vytvorte vopred pripravené e-mailové šablóny pre takéto udalosti, aby ste nestrácali dostatok času len premýšľaním o tom, čo napísať. Namiesto toho ho skopírujte a prilepte zo svojich poznámok. Tu sú niektoré z príležitostí, na ktoré by ste mali mať vopred pripravený e-mail:

• Ospravedlnenie prostredníctvom e-mailu.
• Poďakovanie svojmu šéfovi alebo kolegovi.
• Prijatie nového projektu.
• Žiadosť o nemocenskú dovolenku.
• Žiadosť o predĺženie termínu.
• Sledovanie e-mailov.
• Žiadosť o aktualizácie projektu od spolupracovníkov.

Udržujte si kontrolný zoznam e-mailov

Ak sa venujete predaju, hľadáte si novú prácu alebo pracujete ako dodávateľ a potrebujete posielať e-maily pravidelne môžete experimentovať a zistiť, ktoré z vašich e-mailov prinášajú skvelé výsledky a ktoré padať na zem. Nakoniec analyzujte podrobnosti, ktoré ste v nich pokryli.

Na základe toho si vo svojich Sticky Notes vytvorte kontrolný zoznam toho, čo zahrnúť do e-mailov a čomu sa vyhnúť. Každý z nových e-mailov, ktoré napíšete, môžete pred odoslaním skontrolovať pomocou tohto kontrolného zoznamu, aby ste zaistili lepšie výsledky. Napríklad:

1. Oslovuje môj predmet priamo príjemcu?
2. Pozdravil som príjemcu?
3. Je na začiatku dobrý háčik?
4. Sú moje úmysly s týmto e-mailom jasné?
5. Prečítal som to?
6. Priložil som základné dokumenty alebo odkazy?
7. Obsahuje dobrú výzvu na akciu?
8. Je odhlásenie dosť dobré?

Uchovajte si zoznam riadkov predmetov pripravených na použitie

Podobne ako pri e-mailových šablónach si môžete viesť aj zoznam silné tematické línie aby ste si uľahčili prácu a urýchlili proces. Aby ste si boli istí, že ich nájdete presne na chvíľu, môžete ich kategorizovať tučným písmom a používať ich, ako chcete.

Napríklad,

• Ďakujem [Celé meno]
• Zmätok v mojom poslednom e-maile
• S potešením prijímam nový projekt

Rýchle poznámky v programe Outlook, ktoré vám uľahčia život

E-maily môžu zaberať veľa času, ale je to niečo, čo jednoducho nemôžeme ignorovať. Použitie nástroja, ako sú Sticky Notes, vám preto môže pomôcť odosielať a reagovať na ne rýchlejšie ako predtým.

Ďalším vynikajúcim doplnkom je synchronizácia všetkých vašich poznámok s OneNote v mobile a aplikáciou Sticky Notes v systéme Windows.

Ak ešte stále nepoznáte funkcie Microsoft OneNote, zvážte aj čítanie o nich.

12 málo známych funkcií Microsoft OneNote, ktoré si zamilujete

Prečítajte si ďalej

O autorovi