Ako efektívne uľahčiť stretnutie tímu na diaľku

Či už ste manažér, máte vedúcu úlohu vo vašej spoločnosti alebo pracujete na projekte, je pravdepodobné, že budete musieť uľahčiť tímové stretnutia. Veľkým plusom je, že môžete usporiadať svoje vlastné stretnutie, ako uznáte za vhodné.

Napriek tomu existujú určité veľké rozdiely medzi osobnými stretnutiami a stretnutiami na diaľku, čo môže spôsobiť alebo narušiť ich účinnosť. Tu sa pozrieme na niektoré ťažkosti pri uľahčovaní stretnutí tímu na diaľku a na to, ako ich môžete prekonať, aby ste ich mohli efektívne viesť.

Výhody a nevýhody sprostredkovania stretnutí na diaľku

Vďaka aplikáciám na videokonferencie, ako sú Google Meet, Zoom a Microsoft Teams, sú schôdze online veľmi populárne. Kliknutím na tlačidlo ste pripravení vyraziť. Virtuálne vedenie tímových stretnutí má mnoho výhod vrátane:

• Jednoduchý prístup k digitálnym materiálom, ktoré potrebujete zdieľať.
• Schopnosť nahrávať relácie.
• Nie sú potrebné žiadne časové úvahy pri cestovaní.
• Žiadne problémy s rezerváciou miestností na stretnutia.
• Môžete sa stretnúť s kolegami a externými zainteresovanými stranami z celého sveta.

A oveľa viac. Pri tejto metóde však existujú aj určité prekážky, ktoré môžu brániť produktivite. Niektoré príklady môžu byť:

• Technické problémy so zvukom a videom.
• Únava z videokonferencií.
• Komunikačné problémy, keď je veľa účastníkov.
• Oneskorená alebo nedostatočná reakcia tímu v dôsledku normálneho vizuálneho a sluchového oneskorenia.
• Narušenie vizuálnych signálov a reči tela.

Sú niektoré aspekty konverzácie tvárou v tvár, ktoré sa jednoducho nedajú virtuálne replikovať. Dobrou správou je, že túto skúsenosť môžete optimalizovať pomocou niekoľkých účinných tipov a trikov.

1. Vytvárajte organické diskusie s programom

Mať plán na každé tímové stretnutie je nevyhnutnosťou, bez ohľadu na to, ako sa uskutoční. Agenda je jednoducho štruktúrovaný prehľad toho, čo je potrebné prediskutovať. Vo všeobecnosti sa tieto zdieľajú s vašimi účastníkmi pred reláciou. Môžete to urobiť prostredníctvom e-mailu alebo pomocou aplikácií, ako je Google Workspace zahrnúť agendu do pozvánky v kalendári.

Ak však chcete spustiť efektívne stretnutie na diaľku, mali by ste sa vyhýbať tomu, aby ste všetkým vypisovali aktualizácie a pripomienky. Namiesto toho musí byť vaša agenda pútavá a vyvolávať diskusiu. Tu je niekoľko nápadov:

• Nájdite si čas na tímovú registráciu, ktorá nesúvisí s prácou.
• Začnite s témou otvorenej diskusie, o ktorej viete, že na ňu bude mať váš tím názory.
• Zahrňte iba body, ktoré chcete, aby ľudia komentovali.
• Udržujte program krátky (ľudia sa môžu sústrediť len obmedzený čas).

Nemusíte to všetko robiť zakaždým, ale určite podporia organickú konverzáciu, čím viac ich budete robiť.

2. Využite oddychové miestnosti

Tímové stretnutia sa zvyčajne sústreďujú na konkrétnu agendu a sú zamerané na zblíženie tímu ako celku. Napriek tomu je osviežujúce občas tieto tradície porušiť a vyskúšať niečo nové.

Zoom, Microsoft Teams a Google Meet majú možnosť vytvárať oddelené miestnosti. Ide o mini zasadacie miestnosti v rámci stretnutia, takže váš tím môže diskutovať o veciach v menších skupinách.

Je to užitočné, ak máte väčší tím alebo sa stretávate s viacerými tímami naraz. Tiež rieši problém spomenutý vyššie o tom, že kolegovia majú problémy s komunikáciou, keď je veľa účastníkov.

Oddelené miestnosti nie sú vždy vhodné, napríklad ak máte menej členov tímu. Mali by ste sa tiež uistiť, že akákoľvek diskusia, ktorá sa uskutoční, je nevyhnutná, a nie len na vyplnenie času. Keď sa všetci vrátia do hlavnej zasadacej miestnosti, môžete požiadať o spätnú väzbu k diskusiám svojich kolegov. Je to preto, aby ste mohli zhromaždiť hlavné body a posunúť ich vpred.

3. Prezentujte informácie pomocou zdieľanej obrazovky

Jednou z ťažkostí pri zdieľaní informácií na diaľku je, že niekedy ľudia jednoducho nerozumejú tomu, čo hovoríte. Preto namiesto toho, aby ste svojmu tímu len povedali, čo má robiť, prečo mu to neukázať? Zdieľanie obrazovky v aplikáciách na videokonferencie má množstvo výhod vrátane:

• Poskytuje vizuál pre váš tím.
• Účty pre rôzne štýly učenia.
• Dá vášmu tímu možnosť sledovať procesy.
• Pridáva ďalšiu vrstvu informácií nad rámec sluchového vysvetlenia.

To však neznamená, že by ste mali zdieľať svoju agendu na obrazovke, pretože je nepravdepodobné, že by to upútalo pozornosť vášho tímu. Namiesto toho zvážte, ktoré body programu je potrebné ďalej vysvetliť alebo ktoré potrebujú sprievodné dôkazy. Niektoré príklady môžu byť:

• Ak ste zistili, že vaši zamestnanci nerobia úlohu správne, ukážte im, ako postupovať podľa konkrétneho procesu.
• Prezentácia údajov a výskumu.
• Možnosti školenia.

4. Kedy organizovať stretnutie vs. Odoslanie e-mailu

Bolo ich veľa uskutočnené štúdie, ktoré dospeli k záveru, že nadmerné stretnutia poškodzujú produktivitu zamestnancov, ich pohodu a motiváciu. Koľkokrát ste sa zúčastnili videohovoru, ktorý mohol byť len e-mailom?

Keď organizujete stretnutie, v podstate prerušujete pracovný tok a koncentráciu svojho tímu. Z tohto dôvodu sa musíte uistiť, že obsah je potrebný. Videohovory by mali byť vyhradené pre hĺbkovú diskusiu, spoluprácu a povzbudzovanie tímovej angažovanosti. To, že virtuálne stretnutia sa dajú ľahko rezervovať a zúčastniť sa, neznamená, že by ste sa na ne mali spoliehať.

Tu je niekoľko príkladov, v ktorých sa môžete rozhodnúť pre alternatívy videokonferencie:

• Žiadosť o spätnú väzbu od odoslanie formulára Google.
• Využite aplikáciu messenger alebo aplikácie asynchrónnej komunikácie pre aktualizácie stavu tímu.
• Pošlite e-mail s najnovšími aktualizáciami alebo novinkami (ktoré nepotrebujú diskusiu).

Niekedy si vaši kolegovia chcú oddýchnuť od písania a namiesto toho sa porozprávať s ľuďmi. Je to určite na zváženie, ale neplytvajte tým na stretnutiach, kde sú všetci stlmení a počúvajú, ako hovoríte.

Efektívne stretnutia na diaľku si vyžadujú plánovanie

Organizovanie stretnutí cez videokonferenčné aplikácie si vyžaduje mierne odlišné plánovanie v porovnaní s osobnými. Ťažkosti vznikajú najmä vtedy, keď chýba ohľaduplnosť voči účastníkom.

Každé stretnutie na diaľku však môže byť efektívne s komplexným programom, ktorý produktívne využíva čas. To znamená skúmať témy diskusie, ktoré skutočne zaujímajú všetkých zúčastnených, a jednoducho sa držať toho, čo sa vyžaduje. S tu uvedenými tipmi budete mať množstvo praktických spôsobov, ako organizovať stretnutia na diaľku, aby boli efektívne a relevantné pre všetkých zúčastnených.

Ako začať používať Zoom avatarov na zábavné stretnutia

Prečítajte si ďalej