Ako zjednodušiť a vyčistiť neporiadok v cloudovom úložisku

Vďaka pohodliu cloudového úložiska je ľahké umiestniť doň všetky súbory bez rozmýšľania. Čoskoro sa však z vášho účtu Google Drive, Dropbox, OneDrive alebo iného cloudového úložiska stane neporiadok bez organizačnej stratégie.

Ak potrebujete urobiť poriadok vo svojom cloudovom úložisku a zjednodušiť nastavenie, tu je návod, ako to všetko dostať pod kontrolu.

1. Odstráňte veľké a nepotrebné súbory

Skôr ako začnete presúvať súbory, je dobré zbaviť sa všetkých súborov, ktoré už nepotrebujete. Prvým krokom k udržaniu čistoty vášho cloudového úložiska je vybratie súborov, ktoré už nepatria.

Ak máte všetky svoje cloudové súbory synchronizované s počítačom, jednoduchým spôsobom, ako nájsť najväčšie súbory vo vnútri, je použiť správcu miesta na disku. V systéme Windows TreeSize zadarmo je skvelá voľba. Ak používate Mac, OmniDiskSweeper je solídna bezplatná možnosť.

Pomocou týchto aplikácií vyberte priečinok cloudového úložiska a zoradí vaše súbory od najväčšieho po najmenšie. Ak narazíte na staré videá, ktoré už nepotrebujete synchronizovať, alebo na stiahnuté súbory, o ktorých ste nevedeli, že sú v cloude, odstráňte ich alebo ich podľa potreby presuňte z cloudového úložiska.

Ak nesynchronizujete všetky svoje cloudové súbory s počítačom, väčšina nástrojov cloudového úložiska vám umožní zoradiť ich podľa veľkosti vo svojich webových aplikáciách. Ďalšou možnosťou je použitie ich nástrojov na zobrazenie využitia úložiska, ktoré zvyčajne zvýrazní veľké súbory.

V neskoršom kroku môžete naraziť na ďalšie nepotrebné súbory, ktoré ste v tomto prechode vynechali. To je v poriadku; akonáhle sa zbavíte nízko visiaceho ovocia, môžete prejsť na nový plán správy cloudového úložiska.

2. Rozhodnite sa, aké súbory idú do ktorej služby

Ak nepotrebujete uchovávať veľa súborov v cloudovom úložisku alebo platíte za inovovaný plán s vašou obľúbenou službou, pravdepodobne sa budete držať jednej služby cloudového úložiska. V takýchto prípadoch môžete tento krok preskočiť.

V opačnom prípade by ste sa mali ďalej zamyslieť nad usporiadaním súborov medzi službami. Prihlásením sa do viacerých bezplatné služby cloudového úložiska, získate nielen viac miesta, ale aj jednoduchý spôsob, ako rozdeliť súbory podľa typu. Môžete sa napríklad rozhodnúť ponechať si fotografie vo OneDrive, dokumenty v Dropboxe a videá na Disku Google.

Inštalácia viacerých aplikácií na správu týchto súborov nie je príliš nepríjemná a budete vedieť, kde hľadať v závislosti od toho, čo potrebujete. To tiež pomáha zabrániť tomu, aby sa váš obsah uložený v ktorejkoľvek službe stal ohromujúcim.

V tejto príručke sa zameriavame na všeobecné tipy na organizáciu, ale venovali sme sa aj tomu ako urobiť poriadok na Disku Google ak hľadáte konkrétnejšiu pomoc.

3. Definujte jasnú štruktúru priečinkov

Podobne, ako keď si spravovanie súborov v počítači, vytvorenie systému priečinkov, ktorý vám vyhovuje, je zásadným krokom v procese čistenia cloudového úložiska. Vďaka výkonným funkciám vyhľadávania môžete zakaždým vyhľadať, čo potrebujete, a vzdať sa správnej organizácie. Ale pre trvalý pokoj v cloudovom úložisku sú priečinky oveľa lepšie.

Ak chcete prísť s najlepším prístupom pre vás, zamyslite sa nad tým, ako zvyknete hľadať súbory, a vytvorte si priečinky tak, aby sa v tomto smere prirodzene vyvíjali.

Tu je niekoľko nápadov, ktoré vás prinútia premýšľať:

• Ak ste študent, vytvorte priečinok pre každý ročník a v ňom nový priečinok pre každý semester. Každý semestrálny priečinok potom môže mať priečinok na triedu.
• Ak v jednej cloudovej službe uchovávate viacero typov súborov, začnite s koreňovými priečinkami pre každý typ súboru (video, fotografie, dokumenty, zvuk). V nich vytvorte podpriečinky jedinečné pre každý z nich. Zvuk môžete usporiadať napríklad podľa interpreta, video podľa dĺžky, fotografie podľa predmetu a dokumenty napríklad podľa dátumu.
• Usporiadanie podľa dátumu a času je efektívna metóda, ak vám nič iné nevyhovuje. Vytvorte priečinok na každý rok a potom podpriečinky na mesiace. Pre správne triedenie použite formát RRRR-MM-DD.

Nastavenie priečinka si môžete prispôsobiť neskôr, ale je dôležité rozhodnúť sa pre niečo už teraz, aby ste vedeli, kam umiestniť súbory v ďalšom kroku. Pozrite si naše návod na efektívne používanie kategórií priečinkov a značiek pre viac usmernení.

Tipy pri vytváraní priečinkov

Výber správneho počtu priečinkov je balansovanie. Nechcete mať príliš veľa priečinkov s malým počtom súborov, ale tiež nechcete mať malý počet priečinkov s množstvom súborov v každom z nich. Nechcete, aby priečinky siahali do hĺbky desiatok úrovní, pretože v takýchto prípadoch je ľahké sa stratiť.

Toto je niečo iné, čo budete pravdepodobne musieť časom upraviť. Zostatok by mal byť jasnejší, keď do nich presuniete svoje údaje. Zmeňte to, ak sa vám zdá, že niečo nefunguje.

Je užitočné vytvoriť priečinok s názvom Starý v akomkoľvek adresári, kde by ste mohli chcieť archivovať údaje. Čokoľvek umiestnené v tomto priečinku je stále dostupné, ale nezaťažuje hlavné zobrazenie.

Ak chcete upraviť podľa priority, môžete pred názov priečinka pridať podčiarknutie (_) a umiestniť ho tak na začiatok poradia ABC, alebo umiestniť „z“ pred jeho názov, čím sa presunie nadol.

4. Presuňte súbory do správnych priečinkov a premenujte ich

Teraz prichádza časovo náročná časť: prechádzanie vašich existujúcich cloudových súborov a výber, kam ich umiestniť. V tomto kroku prečešte všetko vo svojom cloudovom úložisku a presuňte každú položku do jej nového domova. Ak si nie ste niečím istí, vytvorte priečinok „Nevybavené“ a urobte si ďalší priechod neskôr. Neváhajte a odstráňte všetko, čo ste zmeškali vo svojom predchádzajúcom lístku.

Toto je tiež vhodný čas na to, aby ste sa uistili, že vaše súbory majú jasné názvy. Uistite sa, že súbory obsahujú slová, ktoré by ste použili na ich vyhľadávanie, a zmeňte všetky predvolené názvy. Generické mená ako IMG-8275 nezobrazia sa pri vyhľadávaní a nebudú pre vás nič znamenať pri prechádzaní vašimi súbormi. Nájdite si čas na zmenu tohto názvu na Jánova promócia 2017 stojí za to.

Pri súboroch, ktoré chcete v priečinku čisto triediť, zvážte ich konvenciu pomenovania ako pri priečinkoch. Napríklad formát ## Interpret — Track funguje dobre pre hudbu.

Ak máte stovky alebo tisíce súborov, môže to chvíľu trvať, takže sa ich nebojte rozložiť na niekoľko dní.

5. Označiť hviezdičkou alebo pridať skratky do kľúčových priečinkov

Je pravdepodobné, že pravidelne pracujete s malým počtom priečinkov. Ak sa chcete vyhnúť tomu, aby ste k nim museli zakaždým prechádzať, môžete ich označiť hviezdičkou alebo vytvoriť skratku pre rýchly prístup.

Ak pracujete v cloudovom úložisku prostredníctvom webovej lokality alebo aplikácií, označenie súborov a priečinkov hviezdičkou vám umožní zobraziť najdôležitejšie informácie na jednom mieste. Keďže sa pri synchronizácii súborov neprekladajú do úložiska vášho počítača, mali by ste na ne vytvoriť rýchly odkaz na bočnom paneli Prieskumníka alebo Findera.

S týmto systémom sa dostanete k priečinkom, ktoré neustále používate, niekoľkými kliknutiami, zatiaľ čo všetko ostatné je logicky usporiadané, keď to potrebujete.

Ak chcete dosiahnuť úspech, držte sa plánu organizácie

Gratulujeme k usporiadaniu neporiadku v cloudovom úložisku! To môže byť skľučujúca práca, ak máte roky vytvorené súbory, ale vaša práca nie je dokončená, keď dokončíte počiatočné zjednodušenie.

Odolajte pokušeniu znova začať hádzať svoje súbory na hromadu. Nájdite si čas na správne zoradenie každej položky do svojej novej hierarchie hneď po jej pridaní a v budúcnosti sa to nestane veľkou úlohou. Rýchla údržba na týždennej báze by sa mala postarať o všetkých opozdilcov.

Teraz, keď ste zjednodušili svoje súbory v cloude, uistite sa, že tieto účty cloudového úložiska sú chránené správnym zabezpečením.

10 tipov, ako udržať svoje cloudové úložisko v bezpečí

Prečítajte si ďalej