Ako prestať zabúdať na veci v práci

Predstavte si toto: je pondelok ráno. V duchu ste si zapísali všetky svoje úlohy na daný deň a tešíte sa, že dokážete dosiahnuť svoje ciele. Ale do poludnia ste zabudli polovicu vecí, ktoré ste mali urobiť, čo vo vás vyvoláva pocit frustrácie.

Je to scenár, ktorý všetci veľmi dobre poznáme. Mať prácu často znamená mať veľa úloh, ktoré musíte splniť za deň. A snažiť sa zapamätať si všetky tie úlohy môže byť práca sama o sebe.

Ak máte tendenciu zabúdať robiť veci v práci, môžete to zmeniť. Tento článok vám poskytne niekoľko užitočných tipov, ktoré vám pomôžu prestať zabúdať na veci v práci, aby ste sa na konci dňa cítili lepšie. Tu je návod, ako si udržať prehľad o tom, čo musíte urobiť:

1. Použite kontrolné zoznamy

Vytvorte kontrolné zoznamy pre opakujúce sa úlohy a pre jednorazové úlohy. Pre opakujúce sa úlohy použite aplikáciu, ktorá vám umožní zaškrtnúť a zrušiť začiarknutie položiek, aby ste sa vyhli vytváraniu zoznamu zakaždým.

Pre jednorazové úlohy si vytvorte ručne písaný zoznam a majte ho na viditeľnom a ľahko dostupnom mieste na stole. Skúste použiť jeden poznámkový blok a vyhoďte všetky strany s poznámkami, ktoré ste dokončili.

2. Vytvorte si zoznam úloh na nasledujúci deň

Zoznamy úloh nie sú žiadnou novinkou, ale zmena hry vytvára zoznam úloh deň pred vaším pracovným dňom. Večer, keď ste oddýchnutí, premýšľajte o tom, čo musíte stihnúť nasledujúci deň a zapíšte si to.

Bonusový tip: vytvorte si „veľkú päťku“ svojich piatich hlavných cieľov alebo úloh na nasledujúci deň. Zvýraznite alebo oddeľte tieto úlohy od zvyšku svojho zoznamu, pretože toto sú položky, ktoré budete uprednostňovať. Aj keď sa niečo objaví, budete vedieť, že to nesmie zasahovať do úloh na tomto zozname.

3. Potvrďte svoj zoznam úloh

Skôr ako začnete pracovať, prejdite si zoznam, ktorý ste si urobili predošlú noc, aby ste si osviežili myseľ, na čom budete cez deň pracovať.

A ak vám počas dňa pribudne na tanieri viac úloh, položte si otázku, či sú nové úlohy dôležitejšie ako ktorákoľvek z položiek na vašom zozname „veľkej päťky“. Ak áno, nahraďte tieto položky novými úlohami. Ale ak nie, stačí ich pridať do zoznamu a neskôr sa k nim dostanete.

4. Na sledovanie dôležitých e-mailov použite štítky (alebo akýkoľvek iný systém označovania).

Označovanie e-mailov menovkami alebo kategóriami je šikovný spôsob, ako sledovať priebeh e-mailov. Ak môžete do jedného e-mailu pridať viacero štítkov, môžete ho označiť podľa priority, pokroku a projektov a tímov, do ktorých patrí.

Ak napríklad pracujete na úlohe pre „Projekt X“, môžete do e-mailu, ktorý sa týka tejto úlohy, pridať štyri značky: prvý štítok bude pre projekt. Druhé označenie by bolo pre tím, pre ktorý je projekt určený. Tretí štítok by označoval dôležitosť e-mailu a štvrtý štítok by ukazoval, že prebieha.

5. Automatizujte, čo môžete

Využite technológiu, ktorá vám pomôže robiť veci včas. Napríklad môžete plánovať e-maily v programe Outlook, takže môžu byť odoslané neskôr. Ak ste správcom sociálnych médií, naplánujte si všetky svoje príspevky v aplikácii.

Automatizácia úloh vás zbaví tlaku, aby ste nezabudli robiť veci načas, najmä ak musíte dokončiť viacero časovo citlivých úloh.

6. Delegujte, čo môžete

Nemali by ste robiť všetko sami, ak nemusíte. Vaši kolegovia sú tu, aby vám pomohli dosiahnuť spoločný cieľ. Využite silné stránky a schopnosti členov svojho tímu, aby ste si uľahčili svoje zaťaženie delegovaním určitých úloh.

Nezabudnite vopred komunikovať s členmi tímu, aby ste si upevnili priority dňa a zhodnotili, či vám môžu pomôcť.

7. Nastavte si pripomienky na telefóne alebo notebooku

Aplikácia Reminders je neoceniteľným nástrojom pre každého, kto je zábudlivý alebo zaneprázdnený. Použite ho ako ďalší krok k vášmu zoznamu úloh. Ak sa chcete vyhnúť sťahovaniu väčšieho množstva aplikácií, ako už máte, použite tie, s ktorými bolo vaše zariadenie dodané.

Pokiaľ vám aplikácia, ktorú používate, umožňuje nastaviť pripomienky jednorazovo, denne alebo týždenne – podľa vašich potrieb. Nezabudnite si nastaviť budík, ktorý sa spustí spolu s pripomenutím, aby ste ho nezmeškali. A ak sa ponáhľate, použite funkciu hlasových príkazov v telefóne na nastavenie pripomienky v priebehu niekoľkých sekúnd.

8. Použite aplikáciu na sledovanie návykov

Pre opakujúce sa úlohy použite aplikáciu na sledovanie návykov. Aplikácie na sledovanie návykov pomôcť udržať si zodpovednosť. Sú najlepšie pre denné a týždenné priority. Habitica má napríklad cieľ „Pracoval som na najdôležitejšej úlohe dneška“.

Príklady úloh, ktoré môžete pridať, zahŕňajú týždenné stretnutia tímu, kontrolu e-mailov každé ráno a dokonca aj vyčlenenie času na obed. Aj keď sa to môže zdať ako jednoduché veci, ktoré si treba zapamätať, je ľahké na ne zabudnúť, keď stíhate termín.

Stiahnuť ▼: Habitica pre iOS | Google Play (Zadarmo)

9. Nastavte vizuálne pomôcky

Je ťažké zabudnúť na niečo, keď máte všade okolo seba svetlé lepiace papieriky. Preto sú farebné lepiace papieriky skvelým spôsobom, ako mať na pamäti dôležité úlohy.

Nalepte si ich na notebook alebo kalendár. Zoraďte ich v poradí podľa dôležitosti a vždy používajte rovnaké farby pre rovnaké projekty. Pomocou aplikácie Post-it® Notes môžete dokonca prejsť na digitálne vysielanie, aby ste sa vyhli zaplneniu vášho pracovného stola kopou papiera.

Stiahnuť ▼: Post-it® pre Obchod s aplikaciami | Google Play (Zadarmo)

10. Zastavte multitasking!

Ako často ste sa pokúsili urobiť príliš veľa naraz, len aby ste zabudli dokončiť úlohu? Zamerajte sa na dokončenie jednej úlohy a potom prejdite na ďalšiu. Najprv začnite od svojich najväčších priorít a potom sa prepracujte k najmenej dôležitým úlohám.

To zaisťuje, že vaše najdôležitejšie úlohy budú dokončené, aj keď vám dôjde čas alebo sa necháte rozptyľovať stretnutiami na poslednú chvíľu a neplánovanými hovormi.

11. Udržujte svoju myseľ zaangažovanú

Dodajte svojim mozgovým bunkám poludňajšiu podporu rýchlou hrou, aby ste sa vyhli duševnej únave. Vyskúšajte hry založené na prehliadači jednoduchým otvorením novej karty a hraním – napríklad Wordle, logická hra, vďaka ktorej každý deň uhádnete iné slovo.

A ak máte málo času, môžete hrať I/O Pinball, prispôsobená a pútavá hra pinball od spoločnosti Google, ktorá je osviežujúcim spestrením obľúbenej hry z detstva.

12. Daj si pauzu

Zámerne si robte prestávky, aby ste si vyčistili myseľ a oddýchli si. Využite túto príležitosť a prehodnoťte svoj zoznam úloh a zistite, aké úlohy vám zostáva dokončiť.

Ak si na to urobíte čas v uvoľnenom stave, pomôže vám to zapamätať si veci lepšie, na rozdiel od situácie, keď ste pod tlakom pri stole.

13. Nastaviť budíky

Nastavte si jednorazové alebo opakujúce sa budíky, aby ste si pripomenuli, že si máte dať prestávku, zavolať alebo zúčastniť sa stretnutia. Len sa uistite, že ste si nastavili budík tak, aby sa spustil niekoľko minút pred termínom úlohy, aby ste sa mohli pripraviť na to, že sa jej budete venovať.

Napríklad, ak sa blíži stretnutie, môžete si nastaviť budík na 15 minút pred stretnutím, aby ste mohli zabaliť všetko, čím ste práve zaneprázdnení. To vám zabráni v úzkosti, keď je čas zúčastniť sa stretnutia.

Buďte proaktívni a prestaňte zabúdať na veci v práci

Kľúčom k zapamätaniu si úloh, ktoré musíte urobiť, je byť proaktívny. To, že si nájdete čas na prípravu na svoj deň, je rozdiel.

Či už ide o zostavenie zoznamu úloh, naplánovanie e-mailu alebo nastavenie budíka, pár minút strávených organizovaním vám pomôže prevziať kontrolu nad vaším dňom. To vám zase pomôže prestať zabúdať na veci v práci.

Ako vytvoriť produktívny plán práce na diaľku

Prečítajte si ďalej