Ako napísať e-mail s referenčným znakom

Uchádzať sa o novú prácu alebo príležitosť je nervy drásajúce, ale pozitívna referencia postavy zvyšuje vašu sebadôveru a šance na jej získanie. Takže, keď robíte referencie, snažte sa kandidáta podporiť.

Pokiaľ ide o písanie e-mailu s referenčným znakom, logika je rovnaká ako pri liste – len rozloženie je mierne odlišné. Tu sú kľúčové tipy, ktoré treba mať na pamäti, aby ste vy a kandidát urobili dobrý dojem na príjemcu e-mailu.

1. Napíšte referencie o postavách pre kandidátov, ktorých poznáte

Ako výkonný pracovník by ste si napríklad mali vybudovať vzťah so svojím tímom. Nielenže to posilňuje organizáciu, ale tiež uľahčuje písanie e-mailov s referenčnými znakmi.

Počas kladenia skvelé online platformy na budovanie tímu na dobré využitie si poznačte úspechy, vlastnosti a anekdoty pracovníkov. Týmto spôsobom, keď jeden z nich požiada o referenciu postavy, budete vedieť, čo o nich povedať.

Vyhnite sa písaniu odkazov pre ľudí, s ktorými nemáte žiadny alebo minimálny vzťah. Aj keď môžete e-maily vyplniť podrobnosťami od kolegu, nebudete mať osobné skúsenosti, o ktoré by ste sa mohli podeliť. To oslabí referenciu.

2. Získajte presné podrobnosti o príjemcovi a príležitosti e-mailu

Prieskum je nevyhnutný na zostavenie dobrého e-mailu s referenčným charakterom. Požiadajte kandidáta o informácie o tom, na koho sa hlási a na čo.

Potrebujú profesionálne, akademické alebo osobné referencie? Ak je k dispozícii popis práce, môže vám povedať, čo zamestnávateľ hľadá a aké detaily by vášho kandidáta rozžiarili. Názvy spoločností a kontaktov sú tiež ideálne pre nájsť ďalšie informácie prostredníctvom internetového prieskumu.

Na konci dňa musíte prispôsobiť e-mail požiadavkám príležitosti a pokúsiť sa hovoriť priamo s príjemcom bez toho, aby ste boli neformálni.

3. Štruktúrujte znakový referenčný e-mail vpravo

Existuje ideálny spôsob, ako štruktúrovať e-maily pre odkazy na postavy. Dávajte pozor na ich rozloženie a obsah.

Na rozdiel od listu, e-mail nepotrebuje vaše údaje alebo príjemcu v hornej časti. Začnite formálnym pozdravom a prejdite rovno do textu.

Vaše informácie sú uvedené na konci e-mailu. Zatvorte ho pomocou svojej e-mailovej adresy, telefónneho čísla a akýchkoľvek ďalších kontaktných údajov, ktoré považujete za vhodné. Uveďte svoje meno a podpis.

II. Buďte jasní a struční

Pokiaľ ide o celkovú štruktúru e-mailu, starostlivo vyberajte slová. Odkaz na znak musí byť informatívny, ale stručný a ľahko čitateľný.

Pred začatím písania si vyberte kľúčové body, ktoré chcete uviesť. Vložte ich do zoznamu s odrážkami pre každú sekciu, z ktorej sa bude e-mail skladať.

III. Upresnite svoj vzťah s kandidátom

Začnite e-mail s tým, ako poznáte kandidáta a ako dlho. Vysvetlite svoju úlohu a vzťah. Urobte to jednoducho, ale ak sa chcete podeliť o niečo pozitívne, ako je váš prvý dojem z kandidáta, pokojne to urobte niekoľkými slovami.

To znamená, že sa držte profesionálnych detailov. Príjemca referencie nemusí vedieť, kde bol kandidát na dovolenku alebo ako berú kávu.

Zamerajte e-mail na to, čo ich robí dobrými pre rolu, o ktorú sa uchádzajú.

IV. Podrobne popíšte pozitívne vlastnosti kandidáta

Toto je najdôležitejšia časť referencie postavy. Ak ste si urobili prieskum, mali by ste vedieť, čo si daná práca alebo príležitosť vyžaduje a ktorá z vlastností kandidáta vyhovuje.

Ako už bolo spomenuté, príprava môže tento proces značne uľahčiť. Môžete mať napríklad svojich pracovníkov sledovať a dosahovať plány inteligentných cieľov, čo môže slúžiť ako dôkaz ich úspechov a odhodlania.

Nestačí vymenovať víťazné kvality kandidáta. Ak máte anekdoty, ktoré demonštrujú ich schopnosti a úspechy, zakomponujte ich do e-mailu. Ukazuje, že ich činy sú rovnako pozoruhodné ako ich schopnosti a osobnosť.

V. Prispôsobte svoje odporúčanie príležitosti

Posledná časť vášho e-mailu s referenciou postavy by mala byť vaším odporúčaním.

Rovnako ako všetko ostatné, musíte sa uistiť, že to odráža príležitosť. Pomocou jeho požiadaviek, aby vás nasmeroval, presne vysvetlite, prečo je váš pracovník, študent alebo priateľ vhodný.

Nehnevajte sa však na ne. Urobte vyhlásenie, ktoré ide priamo k veci, jasne a stručne, o tom, prečo by mal príjemca vážne uvažovať o kandidátovi.

Vaše prihlasovacie údaje a kontaktné údaje, ktoré nasledujú, by mali vytvoriť e-mail ako vysoko spoľahlivý znakový odkaz.

4. Zvážte použitie šablón referenčných znakov

Ak chcete ďalšie pokyny, ako napísať e-mail s referenčným znakom, preskúmajte vzorky a šablóny na stiahnutie dostupné online. Mnohé z nich sú vo formáte listu, ale môžete ich rýchlo prispôsobiť rozloženiu e-mailu.

Workable má niekoľko šablón, ktoré by vás mohli zaujímať, vrátane referenčného listu zamestnanca, všeobecného odporúčacieho listu a jedného špeciálneho pre učiteľa.

Corporate Finance Institute môže tiež pomôcť so svojou šablónou referenčného listu. Pred stiahnutím tohto bezplatného zdroja sa stačí zaregistrovať na platforme.

Šablóna má malý výber písmen referenčných znakov, niektoré vo Worde a iné vo formáte PDF. Stiahnite si a upravte ich, ako uznáte za vhodné.

Ďalšou webovou stránkou, ktorú si môžete pozrieť, je referenčná príručka pre postavy na stránke The Balance Careers. Obsahuje množstvo tipov, ale aj ukážky a šablóny e-mailov a listov.

Ak veľa pracujete na Worde, pozrite sa na šablónu odporúčacieho listu spoločnosti Microsoft. Môžete si ho stiahnuť zadarmo a vykonať potrebné zmeny.

Pozrite sa, aké kvalitné webové stránky, ako sú tieto, ponúkajú z hľadiska rád a nástrojov. Buďte pripravení vyladiť ich šablóny tak, aby vyhovovali vašim okolnostiam, niektoré viac ako iné.

5. Skontrolujte viackrát svoj referenčný email

Najsľubnejšie aplikácie pre každú príležitosť sú tie, ktoré sú najbližšie k dokonalosti, takže nechcete, aby malá chyba zničila šance vášho kandidáta.

Po dokončení e-mailu s referenčným znakom ho neodosielajte okamžite. Odložte ho na chvíľu bokom a znova ho preskúmajte, hľadajte chyby a nadbytočnosti. Všetko sa musí pekne zmestiť na jednu stránku.

E-mail si niekoľkokrát skontrolujte a pri každom prechode vyhľadajte konkrétne problémy. Požiadajte niekoho iného, ​​aby to skontroloval. Neváhajte a vyberte si ten najlepší nástroj na kontrolu gramatiky a kombinujte jeho schopnosti s vašou pozornosťou k detailom.

Ale nepozeráte sa len na pravopis a gramatiku. Vystihli ste správne meno príjemcu? A čo názov práce? Sú vaše kontaktné údaje správne a aktuálne?

Čím viac e-mail prečesávate, tým viac ho môžete vylepšiť. Nájdete chyby a príležitosti na zlepšenie.

Kandidáti by sa mali snažiť v každej časti svojich žiadostí

Žiariace odporúčanie od zamestnávateľa, kolegu alebo akademika môže urobiť zázraky pre vyhliadky kandidáta. Ak ste ten, kto píše e-mail s referenčným znakom, berte túto úlohu vážne.

Zatiaľ však môžete podporiť iba kandidáta. Sami sa musia snažiť pri plnení cieľov, písaní motivačných listov, darí sa im na pohovoroch a podobne. To znamená, že podpora od vás a online služieb je neoceniteľná.

5 online šablón sprievodných listov, ktoré vám pomôžu rýchlejšie získať prácu snov

Prečítajte si ďalej