Kľúčom k úspešnej spolupráci je komunikácia. Nielen uistiť sa, že dostatočne komunikujete, ale aj zabezpečiť, aby ste to nepreháňali.
Pravdepodobne ste tam boli. Máte pocit, že ste na otázku odpovedali viackrát alebo že o tom istom projekte prebieha viac ako jedna konverzácia. Na druhej strane môže byť pre vás rušivé prijímať rovnaké správy pri opakovaní.
Ak sa chcete dozvedieť, ako sa môžete vyhnúť nadmernej komunikácii, čítajte ďalej. Tu sa dozviete, ako tráviť menej času komunikáciou – a viac času prácou – s ClickUp.
Ako znížiť počet e-mailov pomocou úloh ClickUp
Ak chcete delegovať alebo zdieľať úlohy, nemusíte vytvoriť dokonalý e-mail. Nemusíte sa ani prehrabávať niťou odpovedí s ľuďmi, ktorí sa pripojili a odišli. Všetko, čo potrebujete, je vynikajúci softvér na riadenie projektov.
Je ich veľa výhody šetrenia času pri používaní softvéru na riadenie projektov. Jedna z najlepších výhod používania ClickUp pomôže to znížiť počet e-mailov, ktoré odosielate a prijímate v súvislosti s úlohami alebo zadaniami.
Je to preto, že svojim spolupracovníkom poskytujete od začiatku podrobný prehľad základných informácií. Nielen oni, ale ktokoľvek s prístupom k úlohe.
Môže to byť celé vaše oddelenie, celá vaša spoločnosť alebo dokonca malý tím, ktorý spoločne rieši projekty. To však neznamená, že všetci budú dostávať upozornenia.
Potrebných spolupracovníkov môžete rýchlo priviesť do slučky tak, že ich pridáte ako pozorovateľa pomocou ikony oka na karte úlohy. Na rozdiel od toho, že niekto pošle kópiu e-mailu, ako divák bude odteraz automaticky dostávať všetky aktualizácie. Okrem toho uvidia staršie informácie, aj keď ich do úlohy pridáte neskôr.
Hlavnou výhodou používania úloh v ClickUp je to, že keď sa niekto prvýkrát pozrie na úlohu, okamžite vidí základné informácie. Je tiež menej pravdepodobné, že vynecháte pridávanie podrobností, pretože každá úloha, ktorú vytvoríte, v podstate začína šablónou zloženou zo stĺpcov vo vašom zozname.
Ako ďalej znižovať počet e-mailov pomocou popisov úloh ClickUp
Okrem názvu úlohy, termínu, priority a ďalších položiek, ktoré by ste zvyčajne zahrnuli, ClickUp ponúka množstvo priestorov na spoluprácu. Najpozoruhodnejšie pre nahradenie e-mailov so žiadosťou o projekt je pole popisu, ktoré sa nachádza na kartách úloh.
Pole popisu je presne také, ako to znie, no ponúka viac než len miesto na prilepenie textu. Tu môžete pridať jedinečné špecifiká projektu, ktoré by sa inak nezmestili do stĺpcov, a obliecť ich pomocou príkazov.
Pri použití tohto priestoru sa dôležité informácie tiež neuložia do doručenej pošty spolupracovníka alebo do mimoriadne dlhého vlákna, pretože zostanú uložené – aj keď ich upravíte alebo pridáte. Toto pole navyše ponúka históriu verzií, ktorá vám v prípade potreby umožňuje vrátiť sa k predchádzajúcim vydaniam popisu.
Ako tráviť menej času na stretnutiach pomocou ClickUp
ClickUp ponúka množstvo užitočných zobrazení ktoré vám pomôžu zorganizovať vaše projekty a spolupracovať s ostatnými. Jedným z týchto pohľadov je Chat.
Pridaním zobrazenia rozhovoru do svojho zoznamu môžete vy a vaši spolupracovníci komunikovať o podrobnostiach projektu v reálnom čase. Navyše, každý bude vedieť, kam sa má neskôr odvolať na vlákno, ak si bude potrebovať zopakovať.
V rámci chatu ClickUp môžete spomenúť iných ľudí, aby ste im poslali upozornenie, alebo všetkých, ktorí používajú @watchers. Ak spomeniete úlohu, môžete na ňu vytvoriť priamy odkaz. Môžete tiež získať viac do hĺbky pomocou príkazov, záznamov obrazovky alebo pridávania súborov.
Užitočnou funkciou v zobrazení rozhovoru je priraďovanie komentárov ostatným. Ak má niekto otázku alebo komentár, na ktorý môže odpovedať jeho kolega, môžete ho upozorniť – alebo si ho priradiť ako pripomienku na neskôr.
Rovnako ako Slack, môžete odpovedať vo vlákne, ak chcete mať vo veciach poriadok a poriadok. Vďaka tejto rozmanitosti funkcií môžete použiť zobrazenie rozhovoru na nahradenie stretnutí špecifických pre projekt alebo denných samostatných stretnutí. Ďalšou výhodou dostupnosti tohto messengeru priamo vo vašom projektovom priestore je to, že vám pomôže minimalizovať nesúvisiace chatrče.
Ako zefektívniť komunikáciu v ClickUp
Existuje mnoho spôsobov, ako môžete komunikovať so svojimi spolupracovníkmi. Môžete tak urobiť cez messenger, SMS, e-mail, rýchly hovor alebo krátku návštevu. Neskôr, keď sa budete potrebovať zopakovať, môžete si zapamätať, s ktorou aplikáciou ste sa rozprávali alebo kde ste si to zapísali.
Sekcia komentárov ClickUp pomáha eliminovať potrebu listovať viacerými aplikáciami a médiami, pretože všetko je v jednom softvéri. Ak máte otázku týkajúcu sa konkrétnej úlohy, môžete ju položiť priamo na príslušnej karte.
Podobne ako v zobrazení rozhovoru môžete spomenúť iných ľudí, spomenúť úlohy, priradiť ľuďom komentáre a použiť príkazy, nahrávky obrazovky alebo pridať súbory na pomoc pri vysvetľovaní. Okrem toho môžete v komentároch vytvárať nové dokumenty, na ktorých môžete vy a vaši spolupracovníci spolupracovať.
Ako rýchlo spolupracovať v dokumentoch ClickUp
Spolupráca na dokumentoch ClickUp funguje podobne ako Dokumenty Google. Môžete ich ponechať ako súkromné alebo pozvať svojich spolupracovníkov, aby prispievali na stránku.
Tu môžete na stránke pracovať pomocou príkazov na pridávanie textu a prvkov. Môžete tiež komentovať tam a späť so svojimi spolupracovníkmi, ak nechcete robiť zmeny naraz.
Počas práce môžete v reálnom čase vidieť kurzor a úpravy svojho spolupracovníka. Ak sa chcete uistiť, že niečo vidia, môžete upozorniť na konkrétne riadky v priestore a klásť otázky alebo komunikovať nápady.
Navyše, keď ste vy a váš kolega pripravení, môžete ho exportovať ako PDF, ak ho chcete zdieľať mimo ClickUp.
Strávte menej času pohybom tam a späť s ClickUp
Vďaka mnohým komunikačným nástrojom vám ClickUp pomôže znížiť počet opakovaných projektov spolupráce a delegovania. Zistíte tiež, že strávite oveľa menej času listovaním medzi aplikáciami a prehrabávaním sa v konverzáciách, aby ste našli potrebné informácie.
Či už hľadáte rýchly spôsob, ako komunikovať s celým svojím tímom na projektoch, alebo s konkrétnymi ľuďmi na úlohách, ste to pravé miesto. Ak nadmerná komunikácia brzdí váš pokrok, prečo to neskúsiť?
