Vedenie distribuovaného tímu môže byť náročné. Ako zabezpečujete spoluprácu, keď máte členov tímu v rôznych časových pásmach? A má každý zdroje, ktoré potrebuje na produktívnu prácu a dosahovanie cieľov tímu?
Aj keď je pri spravovaní vzdialenej pracovnej sily veľa vecí, na ktoré treba myslieť, mnohé výzvy možno zmierniť, keď na udržanie pripojenia použijete systém riadenia projektov monday.com. Ale keďže ide o platformu s nespočetnými možnosťami, pomáha poznať niekoľko osvedčených postupov, takže vášmu vzdialenému tímu sa bude dariť kdekoľvek. Tu je osem najlepších.
1. Správa rozvrhu tímu
Vzdialení zamestnanci môžu sídliť v rôznych časových pásmach, čo sťažuje sledovanie toho, kto je online a v akom čase. Dokonca aj pre tých, ktorí sídlia lokálne, krása práce na diaľku znamená, že členovia vášho tímu sa môžu radšej prihlásiť, keď sa cítia najproduktívnejší. Niektoré môžu byť nočné sovy, zatiaľ čo iné môžu vstať skoro a začať pracovať ešte pred východom slnka.
Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na kalkulačky časových pásiem alebo sa snažili sledovať plány každého vo vašej hlave, použite
pondelok zmapovať to všetko čierne na bielom. Použite sekciu aktualizácie vášho týždenného plánu na zaznamenanie absencií alebo vyžiadanie zmien zmien.2. Použite adresár spoločnosti
V závislosti od veľkosti vašej organizácie môžete mať stovky alebo dokonca tisíce zamestnancov pracujúcich na rôznych miestach. Vytvorte si firemný adresár, aby ste boli všetci v kontakte a spolupracovať na monday.com.
Pridáte členov tímu podľa ich roly a potom pridáte stĺpec, v ktorom sa zobrazí ich profilový obrázok, kontaktné informácie a miestne časové pásmo. Ešte lepšie je, ak sa prekliknete do zobrazenia mapy a zobrazíte ich globálnu polohu.
3. Organizovanie stretnutí
Vzdialené video stretnutia môže byť nevyhnutné pre dobiehanie tímu, ale môže byť zložité ich koordinovať, keď sa členovia tímu nachádzajú v rôznych časových pásmach. Je tiež dôležité, aby tieto osobné interakcie nebránili produktivite.
Pomocou monday.com vytvorte nástenku stretnutia s riadkovými položkami na popis témy stretnutia. Aby veci prebehli hladko, nahrajte program schôdze vopred a priraďte akcie konkrétnym členom tímu. Každý tak vie, čo treba prediskutovať a môže si vopred pripraviť vlastné slová a dokumentáciu.
Po skončení stretnutia pridajte súhrn najdôležitejších momentov stretnutia, aby mal každý aktuálny prehľad o tom, o čom sa diskutovalo, vrátane akčných bodov podľa potreby. A ak sa to niekomu nepodarilo? Monday.com sa integruje s Zoom, takže môžete pridať záznam stretnutia pre svoj tím, aby ste si to neskôr stihli.
4. Nastavenie knižnice tímových prostriedkov
Vzdialení zamestnanci potrebujú prístup k zdieľaným zdrojom, ako sú napríklad pokyny na budovanie značky spoločnosti, šablóny a dokumenty týkajúce sa registrácie zamestnancov. Ale prehľadávanie zdieľaného disku alebo priečinkov v priečinkoch e-mailov, aby ste našli ten správny dokument, môže byť časovo náročné.
Namiesto toho si vytvorte knižnicu zdrojov na Monday.com a pridajte všetky relevantné súbory a odkazy na jedno centrálne miesto. Ku každému dokumentu môžete pridať aj komentáre, takže členovia tímu môžu klásť otázky alebo poskytovať spätnú väzbu bez toho, aby museli hľadať správnu osobu, ktorú by mohli kontaktovať.
5. Sledujte tímové ciele
Udržiavanie transparentnosti je kľúčom k úspešnému vedeniu vzdialeného tímu. Keď každý vidí, ako sa tímu darí a čo je ešte potrebné dosiahnuť, môže zostať sústredený a motivovaný.
Použite funkciu sledovania cieľov portálu monday.com na nastavenie cieľov a kľúčových výsledkov (OKR) pre váš tím. Používajte miniaplikácie, ako je displej batérie alebo grafy, aby každý videl, ako blízko ste k dosiahnutiu svojich cieľov.
6. Používanie automatizácie
Monday.com ponúka celý rad funkcií na automatizáciu úloh a udržiavanie vášho tímu v spojení, aj keď nie ste v kancelárii. Automatizácie uľahčujú maximalizáciu efektivity bez narušenia vášho pracovného toku. Môžu byť nastavené tak, aby robili veci, ako je odosielanie pripomienok, aktualizácia stavov a priraďovanie úloh.
Môžete napríklad vytvoriť automatizáciu, ktorá pošle správu členovi tímu, keď mu bola priradená úloha. Alebo môžete nastaviť automatizáciu na aktualizáciu stavu úlohy, keď ju niekto komentuje. Využite čo najviac zo schopnosti platformy prispôsobiť automatizáciu, aby ste mohli vykonávať akcie ako napr presúvanie položiek do samostatného pracovného postupu alebo spúšťanie špeciálneho upozornenia pre váš tím iba jedným kliknite.
Ak chcete nastaviť automatizáciu monday.com, vyberte spúšťač, napríklad zmenu stavu alebo osobu priradenú k položke. Vaše spúšťače budú potrebovať priradenú podmienku a potom vyberiete akčný bod, ako je napríklad upozornenie na Slack kanál alebo odoslanie e-mailu.
7. Používanie tímových šablón
Zjednodušte spôsob práce členov tímu vytvorením série tímových šablón pre úlohy, ktoré pravidelne vykonávajú. Napríklad, ak váš tím organizuje týždenné stavové stretnutia, môžete vytvoriť šablónu schôdze s programom a formátom schôdze. Členovia tímu tak môžu každý týždeň vyplniť príslušné údaje bez toho, aby museli začínať od nuly.
Môžete tiež vytvoriť šablóny na registráciu nových členov tímu, projektové plány a marketingové kampane.
8. Funkcie rýchleho vyhľadávania
Produktivita je pri práci na diaľku všetko. Je ľahké byť preťažený práve tými nástrojmi na komunikáciu a spoluprácu, ktoré mali zjednodušiť naše úlohy. Ak chcete každý deň ušetriť veľa času, zvyknite si na používanie nasledujúcich funkcií:
- Rýchle vyhľadávanie: použitie CTRL/CMD + K pre prístup k rýchlemu vyhľadávaniu a okamžite sa ponorte do nedávno otvorených tabúľ.
- Výber dávky: odtiaľto uchopte viacero predmetov pomocou funkcie výberu dávky na hracej ploche. Kliknite na pole akcie naľavo od ľubovoľnej položky a potom podržte SHIFT kliknite na ďalšie pole na samostatnej položke.
Využitím funkcií pondelka, ako sú šablóny, automatizácia a rýchle vyhľadávanie, môžete zefektívniť pracovný tok svojho tímu a zvýšiť produktivitu.
Ak ešte nepoužívate pondelok, oplatí sa pozrieť aj ďalšie nástroje na riadenie projektov, ako sú Asana a Trello. Najdôležitejšie je nájsť nástroj, ktorý bude fungovať pre vás a váš tím. So správnym systémom môžete úspešne riadiť svoj vzdialený tím bez ohľadu na to, kde na svete sa nachádza.