Zoho mail je bezpečná e-mailová služba so zaručeným súkromím a bez reklám. Ponúka e-mailový balík bohatý na funkcie, vďaka čomu je ideálny pre osobné a obchodné prípady. Ak používate Gmail a chcete prejsť na Zoho Mail, uvidíte celý rad nastavení, ktoré môžu byť mätúce.
Môžete si prispôsobiť prostredie prezerania, skladateľ e-mailov, organizovať svoje e-maily pomocou filtrov, vykonávať rýchle akcie s prílohou, spravovať zoznamy spamu a dokonca importovať alebo exportovať e-maily ako EML. Ukážeme vám, ako nakonfigurovať poštu Zoho a plynule prejsť z Gmailu.
Kroky, ktoré je potrebné vykonať pred konfiguráciou Zoho Mail
Pred prispôsobením pošty Zoho sa uistite, že ste správne namapovali vlastnú doménu na záznam MX a nakonfigurovali parametre SPF/DKIM na zabrániť spoofingu e-mailov. Prečítajte si nášho sprievodcu ďalej migráciu z Gmailu na poštu Zoho s vašou vlastnou doménou a dokončite proces.
Keď prejdete na inú e-mailovú službu, poskytovatelia bankových služieb, kreditnej karty, fakturácie, poistenia a iných služieb by mali poznať vašu aktuálnu e-mailovú adresu na účely komunikácie.
Migrácia je pomalý proces, ale z dlhodobého hľadiska budete môcť konsolidovať dôležité e-maily na jednom mieste. Tiež je dobré zvážiť nastavenie automatického posielania ďalej v Gmaile, len aby ste zachytili všetky služby, ktoré ste zmeškali.
Vytváranie e-mailov v aplikácii Zoho Mail
Zoho mail vám ponúka komplexnú sadu nástrojov na písanie e-mailov. Kliknite na Nová pošta otvorte tlačidlo na ľavej table Skladateľ. V predvolenom nastavení sa okno skladateľa otvorí na novej karte (Nastavenia > Napísať > Otvoriť položku Napísať v), ale môžete použiť inline (replikuje funkciu Gmail) alebo nové okno.
Rovnako ako Gmail, aj Zoho má bohaté možnosti formátovania na formátovanie vašej e-mailovej správy. K dispozícii je možnosť vloženia tabuliek (ktorá Gmailu chýba) s nastaviteľnou šírkou a možnosťou okrajov. Môžete dokonca pripojiť e-maily k odchádzajúcim e-mailom (ako EML) pomocou drag-and-drop a odkazovať na staršie správy bez ich prepisovania.
Ak chcete prispôsobiť predvoľby skladateľa, prejdite na Nastavenia > Napísať a zobraziť celý súbor možností. Môžete zmeniť preferovaný smer textu, prispôsobiť písma, automaticky pridať príjemcov do kontaktov a skontrolovať, či sa v správe nenachádzajú pravopisné chyby.
Pridajte veľké prílohy k e-mailom v aplikácii Zoho Mail
Gmail umožňuje prílohy s maximálnou veľkosťou súboru do 25 MB. Pomocou pošty Zoho môžete posielať veľké súbory vašim príjemcom prostredníctvom e-mailov. Veľkosť prílohy závisí od plánu predplatného. Pohybuje sa od 250 MB s plánom Mail Lite po 1 GB s Mail Premium.
Mail prevedie tieto prílohy na odkazy a odošle ich príjemcovi (príjemcom). Ak chcete poslať rovnaký súbor rôznym príjemcom, vyberte súbor z Moja príloha > Obrovské prílohy a pošlite to znova. Pre každú prílohu môžete nastaviť prístupové povolenia.
Obmedzený prístup je vhodný na odosielanie príloh iným používateľom Zoho alebo tým, ktorí majú prepojené účty. Vďaka verejnému prístupu môžete posielať veľké súbory komukoľvek pomocou zabezpečeného a jedinečného odkazu. V predvolenom nastavení majú všetky prílohy Obmedzený prístup. Kliknutím na túto možnosť to urobíte Verejné a vygenerujte odkaz na prílohu.
Ako naplánovať e-mail v Zoho Mail
Možnosť Zoho mail „Odoslať neskôr“ vám umožňuje nastaviť vlastný plán (dátum/čas) pre váš e-mail. Aj keď je táto funkcia zabudovaná aj do Gmailu, Zoho má možnosť nastaviť opakujúce sa e-maily v pravidelných intervaloch.
Napíšte svoj e-mail ako obvykle a kliknite Odoslať neskôr. Vyberte Karta Rozvrh a vyberte dátum a čas.
Ak chcete nastaviť opakujúci sa e-mail, zopakujte vyššie uvedený postup a kliknite na Opakujúca sa karta. Vyberte frekvenciu (denne alebo týždenne, dátum ukončenia a časové pásmo, ak existuje. Sú užitočné, keď chcete svojim klientom posielať pripomienky týkajúce sa faktúr.
Ako odložiť e-maily v aplikácii Zoho Mail
Bude niekoľko dôležitých e-mailov, na ktoré nemôžete odpovedať okamžite, ale budete musieť odpovedať neskôr. Funkcia odloženia v pošte Zoho ukladá váš e-mail do samostatného priečinka „Odložené“ a po uplynutí zadaného časového intervalu vráti vašu správu späť do pôvodného priečinka.
Vyberte e-mail, ktorý chcete odložiť, a kliknite na Odložiť ikonu v hornom menu. Vyberte trvanie alebo vlastný dátum a čas. Vybraný e-mail sa presunie z pôvodného na Odložené priečinok.
Čítanie e-mailov v aplikácii Zoho Mail
Niekedy možno budete chcieť vidieť e-mail od odosielateľa, ktorý ste dostali pred niekoľkými dňami alebo týždňami. Namiesto rolovania v zozname e-mailov môže pošta Zoho uvádzať e-maily od konkrétneho odosielateľa alebo predmetu.
Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mailovú správu a vyberte Uveďte e-maily od tohto odosielateľa alebo Uveďte e-maily s týmto predmetom. Môžete dokonca prispôsobiť polia svojho e-mailového zoznamu, ako je príznak, príloha, počet komentárov, veľkosť a ďalšie.
Prispôsobte si možnosti rozloženia a zobrazenia v aplikácii Zoho Mail
V predvolenom nastavení sú e-maily uvedené v zobrazení „Klasické“. Ak chcete prispôsobiť toto správanie, kliknite na Zmeniť zobrazenie ikonu a vyberte zobrazenie „Kompaktné alebo Super kompaktné“. V každom zobrazení sa dostatočný priestor medzi e-mailmi zmenšuje a uvádza viac e-mailov.
Keď vyberiete ľubovoľný e-mail, otvorí sa v Vertikálny náhľad režim štandardne. Ísť do Nastavenia > Možnosti zobrazenia pošty a vyberte si Horizontálny náhľad zobrazíte svoj e-mail pod zoznamom e-mailov. Alebo si vyberte Nová karta na ich zobrazenie na novej karte.
Ponúka Zoho Mail zobrazenie konverzácie?
Keď v Gmaile ľudia odpovedia na e-mail, zoskupí odpovede v zobrazení konverzácie s najnovšou správou v spodnej časti.
Pošta Zoho obsahuje celú konverzáciu v stromovom prehľade s podrobnosťami o odosielateľovi, časovou osou, priečinkami, prílohami a ďalšími informáciami bez toho, aby ste e-mail museli otvárať. Okrem toho môžete vlákno konverzácie triediť (Nastavenia > Konverzácia) s najnovšou alebo najstaršou poštou navrchu.
Zobrazenie a správa príloh v aplikácii Zoho Mail
Jednou z najväčších nevýhod Gmailu je nedostatok ovládacieho panela na prezeranie/správu príloh. Kým môžeš nájsť správy s prílohami pomocou operátorov vyhľadávania v Gmaile, chce to trochu cviku. Pošta Zoho ponúka centralizovaný informačný panel na zobrazenie príloh (buď odoslaných vám alebo pridaných do iných aplikácií Zoho) na jednom mieste.
Kliknite na Prehliadač príloh ikonu, aby ste videli svoje súbory prehľadne zoradené podľa ich typov. Vyberte ľubovoľnú miniatúru a zobrazte ju alebo vykonajte rýchle akcie s prílohami. Kliknite Otvorte prepojený e-mail ak chcete otvoriť e-mail spojený s prílohou, priložte a odošlite nový e-mail alebo ho pridajte do poznámky alebo úlohy.
Sledovanie dôležitých e-mailov v Zoho Mail
Často musíme reagovať na e-mail bez ohľadu na odpoveď. Zoho Mail má vstavanú možnosť pridať pripomienku do vašich e-mailov. Napíšte svoj e-mail a kliknite na Ikona hodín.
Môžete nastaviť konkrétny čas na pripomenutie e-mailu bez ohľadu na to, či dostanete odpoveď alebo nie. Alebo si nastavte dátum uzávierky a ak na e-mail nikto neodpovie, po uplynutí termínu vás o tom budeme informovať. Zoho mail vám môže pripomenúť poštu prostredníctvom upozornení alebo e-mailu.
Rovnakým spôsobom si môžete nastaviť pripomienku pre prichádzajúce emaily. Vyberte e-mail, do ktorého chcete pridať pripomienku, a potom kliknite Ďalšie možnosti > Pripomienka. Vyberte si preferovanú možnosť a pokračujte. Zamierte k Nastavenia > Predvoľba na prispôsobenie možnosti budíka podľa požadovaného načasovania.
Usporiadajte e-maily v aplikácii Zoho Mail
Filtre v pošte Zoho vám pomôžu automaticky usporiadať prichádzajúce/odchádzajúce e-maily. Rovnako ako v Gmaile, aj tu môžete nastaviť podmienky a prijať opatrenia. Ale v Zoho môžete použiť operátor AND/OR na definovanie, či by sa mali zohľadniť niektoré alebo všetky podmienky.
Ak chcete začať, prejdite na Nastavenia > Filtre a vytvorte nový filter. Teraz nastavte typ podmienky (kombinácia podmienok v AND/ALEBO), podmienky (Od, Predmet, Komu, Kópia, Skrytá kópia, Typ prílohy) a akcie (Presunúť do priečinka, Označiť ako, Preposlať e-mail, Odstrániť e-mail).
V službe Gmail používame na usporiadanie správ „štítky“. V Zoho môžete vytvoriť viacero priečinkov na rôznych úrovniach na organizovanie alebo správu e-mailov. Kliknite na znamienko (+) vedľa Priečinky vytvorte priečinok a vyberte jeho umiestnenie. Okrem toho môžete vytvárať značky (Vyberte e-mail > Označiť ako) ďalej ich organizovať podľa projektu, konkrétneho tímu, klientov a pod.
Integrácia Zoho Mail so službami tretích strán
Zoho mail má vynikajúcu integráciu s externými a internými aplikáciami na doplnenie vášho pracovného postupu. Interné sú aplikácie Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) a externé sa integrujú s poštou cez API poskytované aplikáciami tretích strán. Ak chcete zistiť, ktoré integrácie sú k dispozícii, prejdite na Nastavenia > Integrácie.
Kliknite Prejdite na Marketplace a vyberte si svoje obľúbené aplikácie. Niektoré populárne sú Asana, Trello, Disk Google, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Kalendár Google, GoToMeeting a Integrately. Prejdite na stránku rozšírenia a aktivujte ju. Potom sa vráťte do sekcie Integrácie a prepnite Povoliť tlačidlo.
Teraz, keď je Zoho Mail nakonfigurovaný, skúste prekonať svoju závislosť od e-mailu
Zoho Mail je skvelá alternatíva k Gmailu. Stránka Nastavenia pošty je nemotorná/ťažko sa orientuje a chvíľu trvá, kým si na ňu zvyknete, ale ak ste postupovali podľa tohto postupu, môžete začať používať poštu Zoho behom chvíľky.
Jedným z bežných trendov, ktoré dnes ľudia pozorujú, je kontrola e-mailov každých pár minút. Hoci sa tento návyk na obsedantnú kontrolu schránky zdá neškodný, môže negatívne ovplyvniť vašu pohodu a produktivitu. Ak chcete vedieť viac, prečítajte si našu príručku, v ktorej nájdete spôsoby, ako prekonať závislosť od e-mailu.