Hromadná korešpondencia je jednoduchý spôsob, ako vytvoriť dokumenty pre viacerých ľudí naraz, od e-mailov a formulárov až po listy a obálky. Všetko, čo potrebujete, sú relevantné údaje a softvér ako Dokumenty Google s nástrojmi na zlučovanie pošty.
Zatiaľ čo organizujete informácie o príjemcoch, preskúmajte najlepšie doplnky služby Dokumenty Google, ktoré značne zjednodušujú proces hromadnej korešpondencie.
1. Hromadná korešpondencia
Prvým doplnkom na vyskúšanie v Dokumentoch Google je Hromadná korešpondencia od Quicklution. Ponúka bezplatnú skúšobnú verziu 20 spojení a ďalší bezplatný týždeň na vyskúšanie neobmedzenej verzie. Ak ho chcete naďalej používať, platíte ročný alebo doživotný poplatok.
Získate jednoduchý, ale užitočný súbor nástrojov. Bez ohľadu na dokument, na ktorom sa nachádzate, aktivujte hromadnú korešpondenciu a aplikácia vám umožní otvoriť existujúcu tabuľku s údajmi z Tabuliek Google alebo Disku. Môžete tiež vytvoriť nový pomocou Tabuliek. Čokoľvek si vyberiete, potom môžete prispôsobiť nastavenia hromadnej korešpondencie vrátane:
- Pole, ktoré chcete vyplniť – krstné meno, e-mail, kópia alebo iné.
- Hárok, z ktorého čerpáte informácie.
- komu dokument posielate.
- Akékoľvek prílohy, ktoré chcete pridať.
- Kedy naplánovať e-mail.
Je toho oveľa viac, s čím sa dá hrať. Keď budete spokojní so svojimi nastaveniami, stlačte tlačidlo Zlúčiť tlačidlo a aplikácia sa postará o zvyšok. Nie je to veľmi odlišné od pomocou hromadnej korešpondencie vo Worde.
Stiahnuť ▼:Hromadná korešpondencia (Vyžaduje sa predplatné, k dispozícii je bezplatná skúšobná verzia)
2. Avery hromadná korešpondencia
Quicklution tiež ponúka Avery Mail Merge špeciálne na vytváranie štítkov. Kombinácia týchto dvoch doplnkov môže zefektívniť váš pracovný postup. Ich procesy sú takmer úplne rovnaké, okrem toho, že Avery Mail Merge vám umožňuje použiť ako zdroj údajov iba existujúcu tabuľku a máte menej možností prispôsobenia.
Okrem toho stačí vybrať tabuľku, polia, ktoré zlučujete, a kliknúť Zlúčiť štítky. Získate dokonale zarovnané štítky pripravené na tlač a nalepenie na obálky alebo balíky.
Stiahnuť ▼:Avery Label Merge (Vyžaduje sa predplatné, k dispozícii je bezplatná skúšobná verzia)
3. Štúdio dokumentov
Ďalším nástrojom Dokumentov Google, na ktorý treba pamätať pri úlohách spájania pošty, je Document Studio. Je multifunkčný a má miernu krivku učenia, ale je veľmi praktický, keď sa s ním zoznámite.
Spustite doplnok a vytvorte nový pracovný postup, ktorý sa v prípade potreby automaticky spracuje. Po pomenovaní pracovného postupu, výbere tabuľky Google ako zdroja údajov a nastavení podmienok spúšťania vyberte úlohu, ktorú chcete vykonať.
Medzi niekoľkými možnosťami máte Poslať email a Vytvoriť súbor. V závislosti od toho, čo si vyberiete, vás Document Studio prevedie ďalšími krokmi, ktoré prispôsobia vaše e-maily alebo súbory, ako aj samotný pracovný postup.
Môžete napríklad nastaviť, ako často sa má proces spúšťať a či sa majú preskočiť skryté a filtrované riadky tabuľky. Toto je len niekoľko funkcií, na ktoré sa môžete tešiť.
Stiahnuť ▼:Štúdio dokumentov (Zadarmo, k dispozícii je predplatné)
4. Publigo Document Merge
Schopnosť rýchlo generovať množstvo personalizovaných dokumentov vám môže ušetriť čas a stres. Využite teda aplikácie ako Publigo na maximum, najmä v zložitých situáciách, ako je pokus pracovať produktívne so vzdialeným tímom v rôznych časových pásmach.
Tento doplnok dokáže zlúčiť údaje do súborov vo formáte Docs, PDF a Word. Môžete však naplánovať aj kampaň, ktorú Publigo automaticky spustí v určený čas alebo keď príjemca odošle formulár.
V tejto súvislosti môžete použiť Tabuľky a Formuláre Google na vytváranie dokumentov s množstvom údajov, od informácií z tabuľky až po otázky alebo odpovede v dotazníku. Aplikácia a jej procesy ponúkajú aj veľa možností prispôsobenia. Okrem plánovania môžete nastaviť e-mailové upozornenia, zdieľanie súborov, pravidlá zlúčenia a ďalšie.
Stiahnuť ▼:Publigo Document Merge (Zadarmo, k dispozícii je predplatné)
5. Zlúčiť hromadnú korešpondenciu
Ak chcete iba hromadne odosielať e-maily, Mergo Mail Merge sa oplatí preskúmať. Keď je váš dokument pripravený na použitie, môžete pomocou tohto doplnku nahrať zoznam príjemcov ako tabuľku Google, tabuľku Excel alebo súbor CSV. Môžete ich zadať aj ručne.
Skvelým bonusom je funkcia Mergo's tracking. Môže vám povedať, keď príjemcovia otvoria váš e-mail, kliknú naň, odpovedia alebo odídu z vášho e-mailu. Existujú rôzne spôsoby, ako prispôsobiť zlúčený e-mail. Môžete napríklad upraviť, čo sa zobrazí v odosielateľ a Odpovedať oblasti, ako aj pridať odkaz na zrušenie odberu so správou podľa vlastného výberu.
Stiahnuť ▼:Zlúčiť hromadnú korešpondenciu (Zadarmo, k dispozícii je predplatné)
6. Vytvárajte a tlačte štítky
Ako už bolo spomenuté, nástroje hromadnej korešpondencie sú užitočné nielen na e-maily a listy. Ak máte radi špecializovaného štítkovača, určite vyskúšajte doplnok Create & Print Labels.
Jeho účel je jednoduchý: importujte tabuľku Google s vašimi údajmi a vložte informácie do štítkov podľa vlastného výberu, ktoré si potom môžete vytlačiť alebo použiť akokoľvek inak.
V ponuke je niekoľko šablón štítkov pre čokoľvek od balíkov po pohľadnice – skvelý doplnok k štandardu Šablóny Dokumentov Google na jednoduché vytváranie dokumentov. Pri použití Create & Print Labels je k dispozícii mriežka, ktorá vám ukáže, ako budú štítky vyzerať. Môžete upraviť ich rozloženie, písmo, text a ďalšie.
Stiahnuť ▼:Vytvárajte a tlačte štítky (Vyžaduje sa predplatné, k dispozícii je bezplatná skúšobná verzia)
7. Štítky Foxy
Posledná aplikácia pre Dokumenty Google, ktorú treba mať na pamäti, vám tiež pomôže navrhnúť dokonalé štítky pre každého pri príležitosti, či už posielate viacero listov alebo vytvárate personalizovanú vizitku pre každý z nich vašich klientov.
Všetko, čo robíte na Foxy Labels, je vybrať si šablónu, ktorú potrebujete, a zdroj údajov z Tabuliek Google. Potom kliknite Vytvorte štítky a máte hotovo. Môžete zapínať a vypínať úchop, ako aj individuálne navrhovať štítky. V každom prípade si môžete svoj dokument prispôsobiť tak, ako chcete.
Stiahnuť ▼:Štítky Foxy (K dispozícii je bezplatná, prémiová verzia)
Ponorte sa do doplnkov služby Dokumenty Google
Vďaka nápomocnému duchu spoločnosti Google môžete premeniť Dokumenty na svoju ideálnu pracovnú stanicu. Pokiaľ ide o vytváranie e-mailov alebo štítkov pre množstvo ľudí, ponúkané doplnky hromadnej korešpondencie vás pokrývajú. Musíte sa len rozhodnúť, aké jednoduché alebo zložité chcete, aby boli vaše nástroje.
Nájdite si však čas a preskúmajte skutočný rozsah aplikácií Dokumentov Google. Narazíte na skvosty, ktoré by mohli byť presne tým, čo potrebujete pre profesionálne dokumenty, prezentácie alebo skupinové projekty.