Tabuľky Google poskytujú mnoho funkcií, ktoré poskytuje väčšina prémiových tabuľkových nástrojov, no zadarmo. Jednou z týchto funkcií je možnosť zobraziť, upraviť a odstrániť históriu verzií.
Vzhľadom na jednoduchosť používania, ktorú poskytujú Tabuľky Google, viac ľudí prechádza na prijatie balíka aplikácií balíka Office od spoločnosti Google než na používanie softvéru ako Excel. Niekedy sa však funkcie môžu trochu líšiť od toho, na čo sú používatelia zvyknutí. Táto príručka sa bude zaoberať históriou verzií Tabuliek Google a všetkým, čo dokáže.
Prečo používať históriu verzií?
Keď viacerí zamestnanci riešia tú istú tabuľku, určite dôjde k chybám v dôsledku nesprávnej komunikácie medzi zamestnancami. Tieto chyby by mohli spôsobiť narušenie citlivých tabuliek, ktoré obsahujú finančné informácie. Keď sa to stane, je veľmi výhodné mať zálohy, ku ktorým sa môžete vrátiť.
Možno ste vo svojej práci urobili aj chyby, no nedokážete presne určiť, čo sa pokazilo. Možnosť otvoriť predchádzajúcu verziu tabuľky môže byť absolútnou záchranou života. To môže byť kritické, ak ste a
samostatný podnikateľ používajúci Tabuľky Google.Čo je história verzií Tabuliek Google?
Google pridal funkciu, ktorá ukladá všetky zmeny vykonané v dokumente. Dokonca aj zmena taká malá ako čiarka je zdokumentovaná a táto funkcia je dostupná vo väčšine služieb v balíku aplikácií Google.
Ako Google Dokumenty a Tabuľky Google sú cloudové služby, zálohy sa robia takmer okamžite a sú dostupné kedykoľvek za predpokladu, že máte internetové pripojenie.
Tieto zmeny môže zobraziť iba vlastník tabuľky a ľudia, ktorým vlastník udeľuje prístup na úpravy. Ľudia s prístupom iba na zobrazenie tabuľky nemôžu zobraziť históriu verzií ani v nej vykonávať zmeny. Ide hlavne o funkciu ochrany osobných údajov.
Funkcia histórie verzií v Tabuľkách Google odstraňuje potrebu vytvárať viaceré kópie tej istej tabuľky na lokálnom hardvéri. Môžete jednoducho pristupovať k histórii verzií a nájsť konkrétnu verziu, ktorú hľadáte.
Ako zobraziť a upraviť históriu verzií v Tabuľkách Google
Pred zobrazením alebo úpravou histórie verzií sa uistite, že ste vykonali dostatok zmien, aby Tabuľky Google mohli vytvoriť denník týchto zmien. Nebudete môcť zobraziť históriu verzií v novej tabuľke. Skôr ako začneme, načítajte si tabuľku.
Tu sú kroky, ktoré musíte vykonať, aby ste skontrolovali históriu verzií v Tabuľkách Google
- Prejdite na Súbor v paneli s ponukami.
- Vyberte História verzií. Tým sa otvorí ďalšia podponuka.
- Tam kliknite na Pozrite si históriu verzií. Zobrazí sa bočný panel na pravej strane obrazovky so zoznamom obsahujúcim všetky verzie tabuľky.
- Kliknite na tri bodky vedľa názvu verzie.
- Pre staršie verzie kliknite na Obnovte túto verziu, a Tabuľky Google znova načítajú stránku so staršou verziou tabuľky.
V aktuálnej verzii tabuľky môžete zmeniť názov tabuľky alebo si môžete vytvoriť jej kópiu. Po kliknutí na ikonu troch bodiek na akejkoľvek inej verzii, než je aktuálna, získate aj možnosť obnoviť ju.
Ako pomenovať dôležité verzie Tabuliek Google
Vidieť dátumy ako názvy súborov môže byť mimoriadne znepokojujúce a rýchlo sa stane mätúcim, najmä ak sa na hárku denne vykonáva viacero zmien. Namiesto dátumov je oveľa užitočnejšie, ak môžete hárok pomenovať na základe vykonaných zmien.
Povedzme, že existuje hárok, ktorý obsahuje všetky zmeny a najaktuálnejšiu verziu. Bolo by lepšie pomenovať to „Konečná“ ako „14. júna, 9:38“, však?
Pomenovanie dôležitých verzií tabuľky môže byť pre vás veľmi výhodné, keď budete potrebovať nájsť konkrétnu verziu medzi množstvom úprav. Ak chcete pomenovať aktuálnu verziu, postupujte takto:
- Kliknite na Súbor v hornej lište.
- Vyberte si História verzií.
- Kliknite na Pomenujte aktuálnu verziu.
Tým sa otvorí nové okno v strede obrazovky, ktoré vám umožní nastaviť názov. Po dokončení kliknite na Uložiť.
Ak chcete premenovať staršiu verziu, postupujte podľa rovnakých krokov ako predtým, ale namiesto voľby Pomenovať aktuálnu verziu kliknite na Pozrite si históriu verzií. Zobrazí sa zoznam zmien vykonaných v tabuľke. Tam kliknite na názov verzie, ktorú chcete premenovať, a zadajte názov. Stlačte tlačidlo Zadajte na uloženie zmien po dokončení.
Ako odstrániť históriu verzií v Tabuľkách Google
V súčasnosti neexistuje spôsob, ako odstrániť konkrétnu verziu z histórie verzií Tabuliek Google. Môžete však začať odznova vytvorením kópie tabuľky. Týmto sa vymažú všetky zmeny v histórii verzií. Uloží sa a skopíruje sa iba najnovšia verzia.
Kroky, ako to urobiť, sú jednoduché, kliknite na Súbor v hornej lište. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka. Tu kliknite na Urobiť kópiu.
Zobrazí sa výzva na zadanie názvu novej tabuľky. Po pridaní názvu vyberte umiestnenie tabuľky a vyberte, či chcete, aby bola tabuľka zdieľaná s rovnakými ľuďmi, s ktorými bola zdieľaná predtým. Môžete si tiež vybrať, či chcete, aby sa komentáre skopírovali. Po výbere požadovaných možností kliknite na zelenú Vytvorte tlačidlo kopírovania.
Čo by ste mali vedieť o histórii verzií v Tabuľkách Google
Tu je niekoľko vecí, ktoré by ste mali vedieť o histórii verzií v Tabuľkách Google:
- História verzií sa môže vrátiť o nekonečnú hodnotu. Tabuľky však optimalizujú priestor na Disku Google zlúčením starších verzií. Ak je úložisko takmer plné, môže tiež odstrániť niektoré predchádzajúce zmeny.
- Ak nevidíte históriu verzií, je to pravdepodobne preto, že nemáte požadované povolenie alebo ste dokonca úplne zablokovaní. Budete musieť požiadať vlastníka tabuľky, aby zmenil vaše povolenie na „môže upravovať“ a nie „môže zobrazovať“.
- K histórii verzií má prístup osoba, ktorá vlastní súbor na svojom účte. Ak používate funkcie zdieľania v Tabuľkách Google, históriu verzií môžu zobraziť iba osoby s oprávneniami vlastníka alebo editora.
Ovládanie Tabuliek Google
Zobrazenie a úprava histórie verzií je len malá časť prostredia spolupráce v Tabuľkách Google. Teraz, keď ste si to osvojili, budete sa musieť neustále vzdelávať, aby váš tím mohol naplno využívať túto výkonnú webovú aplikáciu.
