Jednoduchá spolupráca je vo veku práce na diaľku nanajvýš dôležitá. Našťastie má Google veľa možností zdieľania, ktoré umožňujú viacerým používateľom pracovať na rovnakom projekte. Vedieť, kto a kedy vykonal zmeny v súbore, môže byť rozhodujúce pre efektívnu správu tabuliek.
Našťastie, Tabuľky Google majú dve funkcie, ktoré vám umožňujú sledovať zmeny vykonané v tabuľkách. Prvým sú upozornenia Tabuliek Google a druhým je história verzií. V tomto článku podrobne popíšeme tieto základné funkcie, ukážeme, ako ich môžete aktivovať, a popíšeme, prečo by mohli byť dôležité pre vaše tabuľky.
Prečo používať e-mailové upozornenia v Tabuľkách Google?
Pri práci na veľkom hárku, kde viacero zamestnancov vykonáva zmeny v hárku, môže byť náročné vedieť, aké zmeny vykonal každý spolupracovník. Je oveľa lepšie vedieť, kto urobil konkrétnu zmenu, najmä pre vedúcich projektov.
Pomocou histórie verzií môžeme zistiť, kto zmenu vykonal. Prehľadávanie histórie verzií však môže byť únavné, ak existuje veľa prípadov. Namiesto toho môžete použiť upozornenia Tabuliek Google. Týmto spôsobom vás Tabuľky upozornia e-mailom (e-mailmi).
Ak ste na cestách, mali by ste sa uistiť, že vaše mobilné e-mailové upozornenia fungujú, aby vám nič neušlo.
Ako povoliť e-mailové upozornenia v Tabuľkách Google
Zapnutie e-mailových upozornení trvá len niekoľko minút a keď to urobíte, zostane aktívne, kým nevykonáte ďalšie zmeny v nastaveniach. Ak chcete zapnúť upozornenia, postupujte takto:
- Otvorte tabuľku, na ktorej chcete povoliť e-mailové upozornenia.
- Stlačte tlačidlo Nástroje v hornej časti tabuľky. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
- Stlačte tlačidlo Pravidlá oznamovania, ktorý otvorí nové okno v strede obrazovky.
- Tu môžete nastaviť pravidlá. Ak si vyberiete možnosť z prvej časti, musíte vybrať, kedy chcete dostávať upozornenia. Buď si vyberte: Vykonajú sa akékoľvek zmeny, alebo Používateľ odošle formulár.
- V druhej časti si môžete vybrať E-mail – Denný prehľad alebo E-mail – ihneď.
- Stlačte tlačidlo Uložiť keď ste si vybrali preferované nastavenia,
Každé z nastavení popíšeme podrobnejšie o niečo nižšie v článku.
Ako pridať a odstrániť pravidlá upozornení v Tabuľkách Google
Ak chcete pridať ďalšie pravidlá, upraviť existujúce alebo ich odstrániť, prejdite na stránku Nastaviť možnosť pravidiel upozornení kliknutím na Nástroje a Pravidlá oznamovania.
Ak už máte existujúce pravidlo upozornení, zobrazí sa v zozname. Môžete kliknúť na Odstrániť alebo Upraviť, alebo stlačte Pridajte ďalšie pravidlo upozornení na vytvorenie nového. Po vykonaní zmien kliknite hotový aby som ich zachránil.
Pochopenie možností v pravidlách upozornení
V pravidlách upozornení sú dve sekcie: prvá je Upozorniť ma na a druhá Upozorniť ma.
1. Upozorniť ma na [Váš email], keď…
- Akékoľvek zmeny sa vykonajú: Keď vyberiete túto možnosť, všetky zmeny, ktoré vykonáte v tabuľke, sa zaprotokolujú a používateľovi budú oznámené e-mailom, okamžite alebo v dennom čitateľnom súhrne.
- Používateľ odošle formulár: Výberom tejto možnosti budete upozornení vždy, keď niekto odošle formulár. Formuláre Google vám umožňujú prepojiť formuláre s tabuľkou. Môže to byť čokoľvek od prieskumu až po prihlášku na univerzitu.
2. Upozorniť ma pomocou…
- E-mail – denný súhrn: Vždy, keď zvolíte túto možnosť, na konci dňa alebo v pevnom čase sa zobrazí zoznam používateľských zmien. Ak vyberiete túto možnosť, upozornenia budete dostávať neskôr, nie ihneď po ich vykonaní. To je výhodné pre jednotlivcov, ktorí nechcú byť okamžite informovaní o zmenách. Je tiež ideálny pre tých, ktorí pracujú pre veľkú spoločnosť, kde sa tabuľka, na ktorej pracujú, neustále mení, aby sa vyhli zapĺňaniu vašej doručenej pošty upozorneniami. Uistite sa, že ste nastavili čas príchodu mimo vášho obdobie blokovania e-mailov, ak ho máte.
- E-mail – ihneď: Keď si vyberiete túto možnosť, dostanete e-mail vždy, keď dôjde k zmene ich tabuľky. To je ideálne pre ľudí, ktorí pracujú s citlivými informáciami a chcú dostať e-mail, ak sa niečo zmení.
Neodporúčame používať toto nastavenie pre hárok s viac ako dvoma alebo tromi spolupracovníkmi, aby ste neboli bombardovaní neustálymi upozorneniami. Ak potrebujete použiť túto metódu, môže to byť dobrý nápad nastaviť priečinok Gmail dostávať všetky upozornenia.
Prečo používať históriu verzií Tabuliek Google?
Funkciu História verzií Tabuliek Google môžete použiť, ak nechcete dostávať upozornenia prostredníctvom e-mailu, ale chcete sledovať zmeny vykonané v tabuľke. Tabuľky Google dokonca uložia malé zmeny, ak sa vyskytnú dostatočne ďaleko od seba, takže sa nemusíte obávať, že premeškáte nejaké dôležité zmeny.
Vlastník tabuľky a používatelia s prístupom k úpravám tabuľky sú jediní, ktorí môžu zobraziť históriu verzií tabuľky v Tabuľkách Google.
Keďže zmeny sú v cloude, môžete pristupovať k histórii verzií a nájsť presnú verziu, ktorú hľadáte. To je ideálne, ak jeden z členov vášho tímu (alebo vy) urobil chybu a potrebuje sa vrátiť k staršej verzii. Zmeny môžete tiež pomenovať, aby ste vedeli, ktorú verziu chcete.
Ako zobraziť históriu verzií v Tabuľkách Google
Pristúpiť História verzií Tabuliek Google, zaistite vykonanie dostatočného množstva zmien v hárku predtým, ako budú môcť Tabuľky vytvoriť denník zmien. Tu sú kroky, ktoré musíte vykonať, aby ste získali prístup k histórii verzií:
- Kliknite na Súbor v hornej lište. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
- Tam kliknite na História verzií.
- V ponuke kliknite na Zobraziť históriu verzií. Prípadne môžete použiť Ctrl + Alt + Shift + H.
Na pravej strane obrazovky sa otvorí bočný panel. Tam môžete kliknúť na tri zvislé bodky vedľa starších verzií a kliknúť na Obnovte túto verziu. Môžete tiež kliknúť na Pomenujte túto verziu pomenovať konkrétne uloženia. Ak chcete vytvoriť novú inštanciu tabuľky, kliknite na Urobiť kópiu.
Keď vytvoríte novú kópiu tabuľky, začne sa odznova a bude mať novú históriu verzií. Ak stále chcete sledovať zmeny v novej tabuľke, možno budete chcieť staršiu tabuľku odstrániť, aby ste sa v budúcnosti vyhli nejasnostiam.
Rozdiely medzi e-mailovými upozorneniami a históriou verzií
Upozornenie Tabuliek Google vám umožňuje dostávať e-maily vždy, keď používateľ zmení tabuľku. Pri použití histórie verzií sa zmeny iba zaprotokolujú a nie sú aktívne oznamované používateľovi.
Špička ľadovca
Vo väčšine prípadov je dobré použiť obe tieto funkcie pre dôležité tabuľky. Aj keď sú dve funkcie, o ktorých sa hovorí v tomto článku, skvelé na spoluprácu, sú len malou časťou všetkých nástrojov, ktoré Tabuľky Google ponúkajú tímom pracujúcim na tabuľkách.
Stále je čo učiť, takže čítajte ďalej o všetkom, čo tento výkonný program ponúka.
