Začať odznova s ​​novým softvérom na riadenie projektov je projekt sám o sebe. Každý z nich sa od ostatných líši, takže popri pokuse o zmapovanie všetkých svojich projektov možno máte čo do činenia s krivkou učenia. Môže to byť ohromujúce.

Jedna vec, ktorú majú všetci spoločnú, je, že plánovanie dopredu môže pomôcť k hladkému prechodu. Okrem toho sa nastavíte na udržiavanie čistého a konzistentného pracovného priestoru. Čítajte ďalej a zistite, aké kroky môžete podniknúť, keď začínate s novým softvérom na riadenie projektov.

Rozhodovanie o tom, ako chcete používať softvér na riadenie projektov

Pred nastavením softvéru potrebujete plán, ako ho chcete používať. Ak budete vedieť, kto bude účet používať, a aké typy panelov projektu v ňom máte, pomôže vám to začať.

S kým budete spolupracovať?

Bude na účte ešte niekto? Kto sú a aké sú ich úlohy? Úroveň ochrany osobných údajov a povolení, ktoré môžete nastaviť pre svoj tím, sa budú líšiť v závislosti od toho, ktoré z nich používate, a od úrovne, ktorú odoberáte. Preto je dobré si vopred naplánovať, ešte pred výberom jedného, ​​kto používa účet a k čomu mu chcete poskytnúť prístup.

instagram viewer

Napríklad osobné verzie Notion sú veľmi odlišné od Tím účet, ale môžete spolupracovať pomocou ktoréhokoľvek z nich. Tie osobné ponúkajú stránky, ktoré začínajú súkromné ​​a umožňujú vám pozývať hostí, zatiaľ čo tím účet odomkne pracovné priestory na spoluprácu, ktoré vám umožnia zdieľať s celou organizáciou preč.

V rámci vašej organizácie by ste mali zvážiť aj to, komu chcete udeliť povolenia správcu. Okrem toho, ak váš softvér umožňuje hosťom, môžete určiť, či je zdieľanie projektovej dosky s klientmi, dodávateľmi alebo inými osobami mimo vášho pracoviska nevyhnutné alebo nie.

Aké druhy projektových dosiek budete používať?

V softvéri na riadenie projektov môžete urobiť viac, než len vytvárať jednoduché osnovy projektu. Môžete tiež:

  • Vytvorte si nástenky projektových žiadostí, kde môžete vy a vaši spolupracovníci delegovať rôzne úlohy alebo požiadať o pomoc. ClickUp je vynikajúci softvér na zostavenie, ale môžete ich vytvoriť v akomkoľvek softvéri na riadenie projektov.
  • Načrtnite prebiehajúci pracovný postup od začiatku do konca, aby ste získali rýchly prehľad o krokoch, v ktorých sa projekty nachádzajú.
  • Vytvorte si otvorenú tabuľu na zadávanie úloh, kde sa vy a vaši spolupracovníci môžete priraďovať k dostupným úlohám.

Rozhodovanie o tom, ako organizovať softvér na riadenie projektov

Teraz, keď viete, s kým pracujete a aké druhy projektových dosiek budete používať, musíte určiť, ako chcete zorganizovať účet.

Ako to urobíte, je skutočne vecou preferencií, no pri rozhodovaní vám pomôže aj počet ľudí, s ktorými pracujete. Existuje mnoho spôsobov, ako môžete usporiadať svoje dosky projektu, napríklad:

  • Zákazník
  • Projekt
  • oddelenie
  • Tím

Môžete dokonca použiť kombináciu vyššie uvedeného. Ak však pracujete s veľkou spoločnosťou, organizovanie podľa oddelení alebo tímov zjednoduší hľadanie projektov a úloh pre každého.

Pri organizovaní položiek sa chcete vyhnúť prílišnej komplikovanosti názvov vašich úloh, projektov, násteniek a priečinkov. Vy a vaši spolupracovníci rýchlo nájdete to, čo potrebujete, ak budete veci udržiavať čo najjednoduchšie.

To platí najmä pre podpriečinky. Ak nástroj, ktorý používate, ponúka podpriečinky, spýtajte sa sami seba pred vytvorením podpriečinka, či je skutočne potrebný, a ak áno, určte optimálny názov, keď ho budú ostatní hľadať. Zahrnutie série malých, prázdnych alebo nesprávne označených priečinkov spôsobí len zmätok.

Predstavte si to takmer ako priečinky súborov vo vašom počítači. Chcete byť schopní nájsť to, čo hľadáte, na čo najmenší počet kliknutí.

Pridávanie úloh do softvéru na riadenie projektov

Keď sa rozhodnete, ako chcete usporiadať svoje úlohy a projekty, môžete ich začať mapovať. Po prvé, je užitočné, ak si vytvoríte zoznam prebiehajúcich projektov a rozdelíte ich na akčné položky. Môžete to urobiť na papieri alebo v softvéri na spracovanie textu – podľa toho, ktorá metóda vám najlepšie vyhovuje.

Držanie sa súčasných projektov pomôže zjednodušiť proces. Vytvárajte nástenky a úlohy len pre projekty, na ktorých práve pracujete alebo sa chystáte, a nezahŕňajte zastarané alebo zástupné informácie.

Nezabudnite podľa toho pomenovať svoje projektové dosky a zahrnúť do nich iba súvisiace úlohy. Táto hierarchia vám pomôže rýchlejšie nájsť podrobnosti a poskytne vám a vašim spolupracovníkom rýchly prehľad o stave projektu.

Ak napríklad vyvíjate novú webovú stránku pre produkt, vytvorili by ste nástenku projektu a nazvali by ste ju nejako ako Webová stránka produktu. Potom by ste mali uviesť všetky akcie, ktoré tvoria webovú stránku, ako úlohy v rámci. Takže veci ako výber názvu domény, nastavenie hostingu, návrh drôtových modelov atď.

Ak budete svoj systém na pridávanie projektov a úloh udržiavať konzistentný, je menej pravdepodobné, že budete musieť tráviť čas upratovaním alebo reorganizáciou.

Čomu sa vyhnúť pri nastavovaní softvéru na riadenie projektov

Niektoré veci, ktorým sa chcete vyhnúť pri nastavovaní nového softvéru na riadenie projektov, sú:

  • Robiť všetko naraz—začnite v malom so zoznamom aktuálnych projektov, aby ste sa vyhli preťaženiu alebo preplneniu pracovného priestoru.
  • Využitie každej funkcie– najmä ak ide o platený účet, možno si myslíte, že chcete získať svoje peniaze. Existuje však veľa zvončekov a píšťaliek, ktoré prichádzajú so softvérom na riadenie projektov, ktoré môžu len prekážať. Skúmanie produktu vopred je jedným z spôsoby, ako sa vyhnúť únave funkcií.
  • Príliš komplikované projekty—Pri mapovaní svojich projektov použite prístup „menej je viac“. Napríklad veľa softvéru na riadenie projektov ponúka menej viditeľné podúlohy, ktoré môžete vložiť do väčších. Môže však byť pre vás únavné vypisovať kroky v rámci úlohy a pre vášho spolupracovníka ich odškrtávať.

Začnite so softvérom na riadenie projektov

Začať s novým softvérom na riadenie projektov je menej náročné, ak budete trochu plánovať dopredu a začnete v malom. Namiesto toho, aby ste ho vytvárali pomocou zastaraných projektov alebo zástupných informácií, vytvárajte položky za pochodu a udržujte konzistentný systém pomenovania úloh, projektov a priečinkov.

Nezabudnite, že je to jednoduché. Čím menej kliknutí potrebujete na nájdenie toho, čo potrebujete, tým lepšie.