Okamžité zasielanie správ na vzdialených pracoviskách je tak integrované do štruktúry komunikácie, že je často ťažké zapamätať si, aký bol život bez nich. Nástroje ako Slack sa stali predvolenými komunikačnými platformami, ktoré podporujú spoluprácu a tímovú produktivitu v dnešných vzdialených pracovných prostrediach.
Aj keď to môže byť pohodlné, stále si musíte osvojiť niektoré osvedčené postupy, aby ste nenarušili svoj pracovný tok. Tento článok sa bude zaoberať niektorými základnými pravidlami okamžitých správ pre efektívnu komunikáciu na vašom vzdialenom pracovisku.
1. Definujte očakávania
Okamžité správy vám zvyčajne umožňujú odosielať správy ľuďom v reálnom čase, pričom očakávate okamžitú odpoveď. Hoci sú chvíle, kedy je to vhodné, ba dokonca nevyhnutné, môže to byť aj významný zdroj rozptýlenia.
Je to preto, že svoj nástroj na odosielanie okamžitých správ môžete použiť na rôzne účely, ako sú aktivity virtuálneho chladiča vody, oznámenia, zdieľanie súborov alebo kladenie rýchlych otázok. To všetko sa môže rýchlo vymknúť spod kontroly, ak sa ľudia celý deň vyrušujú žiadosťami alebo upozorneniami.
Preto je dôležité zabezpečiť, aby ste mali zásady, ktoré vám pomôžu spravovať očakávania pomocou nástroja na odosielanie okamžitých správ. Môžete napríklad vytvoriť kanály (skupiny) vodného chladiča, aby ste zabránili hovorom mimo iných kanálov súvisiacich s prácou. Môžete povzbudiť svojich vzdialených kolegov, aby nastavili svoje stavy, aby indikovali ich dostupnosť a vopred informovali o naliehavosti svojich požiadaviek.
Toto bude pravdepodobne prebiehajúci proces, ktorý budete musieť prehodnotiť, keď sa váš tím a spoločnosť rozrastú. Kľúčom je mať systém, ako je interná wiki, ktorý ju doručí súčasným zamestnancom a predstaviť to novým zamestnancom.
2. Upraviť pred odoslaním
Bezprostredná povaha okamžitých správ a skutočnosť, že ste zvyknutí používať skratky, akronymy a emotikony pri odosielaní textových správ priatelia a rodina vás môžu prinútiť prehliadať potenciál nedorozumení a význam profesionality na pracovisku komunikácie.
Keďže ste si už vytvorili zvyk čítať a upravovať svoje e-maily pred ich odoslaním, mali by ste si nájsť čas na to, aby ste urobili to isté so svojimi okamžitými správami. Pred stlačením tlačidla Odoslať si skontrolujte gramatiku, pravopis a tón. Pamätajte, že vaša správa by mohla narušiť pracovný postup vášho kolegu, preto sa uistite, že je jasná a stručná. Nechcete, aby trávili čas navyše zisťovaním, čo ste tým mysleli.
To znamená, že sa vyhnite nadmernému používaniu skratiek alebo akronymov v komunikácii na pracovisku. Ak ich musíte použiť, použite tie, ktoré sú dobre známe a súvisia s vaším odvetvím.
3. Dávajte pozor na časové pásma
Pravdepodobne máte vzdialených kolegov pracujúcich v rôznych častiach sveta a časových pásmach, čo znamená, že vaša pracovná doba sa nezhoduje. Preto je dobré, aby ste si pred odoslaním okamžitej správy zvykli zvážiť časové pásma svojich spoluhráčov.
Je to preto, že okamžité správy vytvárajú pocit naliehavosti, ktorý môže tlačiť na vašich vzdialených kolegov aby reagovali počas svojho osobného času a podporovali kultúru, ktorá je stále aktívna, čo môže rýchlo viesť k vyhorieť. Okrem toho môžu pingy a upozornenia počas pracovnej doby rozptyľovať ich pozornosť.
To znamená, že k pracujte produktívne so vzdialenými tímami vo viacerých časových pásmach, musíte si dávať väčší pozor, keď posielate správy. Aby ste to dosiahli, môžete odolať nutkaniu posielať okamžité správy, pokiaľ nie sú naliehavé, naplánujte si správy Slack vopreda využite asynchrónnu komunikáciu, aby ste predišli vyrušovaniu svojich kolegov.
4. Zvážte iné alternatívy
Okamžité zasielanie správ je vynikajúce na rýchle a krátke výmeny názorov, ale chýba, keď potrebujete viesť hlbšie rozhovory. Takže, ak zistíte, že máte rozsiahlu výmenu názorov alebo problémy s vysvetlením, možno je čas prestať posielať správy a prejsť na iný spôsob komunikácie.
V závislosti od kontextu a povahy vašej konverzácie možno budete chcieť zvážiť alternatívy, ako je audio alebo videokonferencia, pretože vám to umožní lepšie sprostredkovať vašu správu. Prípadne, ak nie ste k dispozícii súčasne, môžete využiť komunikačné nástroje ako napr Twist alebo asynchrónne video riešenia Páči sa mi to Voodle zaznamenať a odoslať správu bez toho, aby ste očakávali okamžitú odpoveď.
E-mail môže byť tiež lepšou voľbou pre konkrétne konverzácie, pretože poskytuje písomný záznam, na ktorý sa môžete neskôr odvolať. Okrem toho si vaši kolegovia môžu prečítať vašu správu a odpovedať na ňu v čase, ktorý im vyhovuje.
5. Vyhnite sa nesúvislým správam
Vzhľadom na to, že každá odoslaná správa zodpovedá novému upozorneniu a potenciálnemu rozptýleniu, mali by ste sa vyhnúť odosielaniu nesúvislých správ, aby ste obmedzili počet upozornení svojich kolegov prijímať.
Namiesto toho pošlite konsolidovanú správu, ktorá obsahuje všetky informácie, ktoré potrebujete na komunikáciu. Týmto spôsobom môžu vaši kolegovia rýchlo naskenovať správu a nebudú viackrát vyrušovaní. Môžete napríklad použiť nasledujúci formát:
Ahojte, hľadám informácie o projekte XYZ. Máte nejaké aktualizácie? Vďaka.
Namiesto oddeľovania každej informácie do samostatnej správy.
6. Minimalizujte malé rozhovory
Konverzácie o vodnom chladiči majú svoje miesto na vzdialených pracoviskách. V skutočnosti môžu pomôcť budovať vzťahy a podporovať pocit spolupatričnosti medzi zamestnancami.
Malo by však existovať špecifické kanály pre bežné rozhovory a socializáciu, aby ste nevyrušovali svojich kolegov, keď sa snažia sústrediť na svoju prácu. Týmto spôsobom sa môžu rozhodnúť pripojiť sa ku konverzácii, keď chcú, a nebudú mať pocit, že musia okamžite odpovedať.
Keď teda posielate priame správy svojim vzdialeným kolegom, najmä počas pracovnej doby, snažte sa obmedziť rozhovory na minimum, aby ste rešpektovali ich čas a zameranie.
7. Potvrdenie prijatia správ
Keď dostanete správu, je dobrým zvykom oznámiť odosielateľovi, že ste jeho správu videli, aj keď nemôžete okamžite odpovedať. Týmto spôsobom nebudú mať pocit, že ich ignorujete a počas čakania na odpoveď sa môžu sústrediť na iné úlohy. Okrem toho vás ušetrí od potenciálne rušivých následných správ.
Ak ste zaneprázdnení, keď dostanete správu, ktorá vyžaduje odpoveď, môžete odosielateľovi povedať niečo ako: „Ďakujem, že ste mi dali vedieť. Vrátim sa k vám." Ak správa nevyžaduje odpoveď, môžete napísať „Ďakujem“ alebo reagovať pomocou emotikonu.
Osvojte si tieto tipy pre produktívnejšiu komunikáciu v práci
Vynaložiť úsilie na rozvoj lepších komunikačných návykov je nevyhnutné pre každý vzdialený tím. Prijatím vyššie uvedených tipov môžete podporiť produktívnejšiu a efektívnejšiu spoluprácu s vašimi kolegami bez ohľadu na miesto.
