Hoci sú aplikácie na zvýšenie produktivity navrhnuté tak, aby vám umožnili pracovať efektívnejšie, niekedy sa zdá, že robia opak. Je to preto, že jedna vec je mať k dispozícii výnimočné nástroje produktivity. Iná vec je však používať ich spôsobom, ktorý vás robí produktívnejšími.
Všetko záleží na tom, ako ich používate. Tento článok obsahuje tipy, ktoré vám pomôžu maximalizovať vaše nástroje produktivity.
Prvým krokom k efektívnejšiemu využívaniu vašich nástrojov produktivity je uvedomenie si, že samostatne nedokážu veľa urobiť. Hoci takmer každá aplikácia na zvýšenie produktivity na trhu sľubuje, že vám „uľahčí“ život, pravdou je, že dokážu urobiť len toľko. Niektoré sa môžu pochváliť jedinečnými funkciami a schopnosťami s potenciálom pomôcť vám urobiť viac za kratší čas, ale v konečnom dôsledku sú to len aktivátory.
Ak chcete maximalizovať výhody svojich nástrojov produktivity, musíte mať jasno vo svojich cieľoch a zámeroch a mať zručnosti a systémy na ich podporu. Je to podobné, ako keď má fotograf najlepší a nabitý fotoaparát, no napriek tomu nedokáže urobiť skvelé fotografie. Vedieť to a znížiť svoje očakávania o tom, čo vám môžu pomôcť vaše nástroje produktivity, je skvelým východiskovým bodom.
Potrebujete systémy a procesy, ktoré podporujú vaše nástroje produktivity, aby ste ich mohli efektívne využívať. Toto sú piliere produktivity, ktoré držia všetko pohromade a umožní vám vyťažiť z vašich aplikácií maximum. Bez nich budete neustále naháňať najnovšiu aplikáciu na zvýšenie produktivity, ktorá sľubuje svetu, ale nikdy sa nikam nedostanete.
Napríklad zapisovanie všetkých úloh do aplikácie zoznamu úloh je zbytočné, ak nemáte systém na ich zvládnutie. Jedným z dôvodov je, že každá úloha má inú úroveň naliehavosti a dôležitosti a každý deň máte len obmedzené množstvo času a energie. Takže v tomto prípade budete potrebovať a systém stanovovania priorít, ako je Eisenhowerova matica, ktoré vám pomôžu zistiť, ktoré úlohy urobiť ako prvé, a zabezpečiť, aby ste napredovali vo veciach, na ktorých vám najviac záleží.
V iných prípadoch možno budete potrebovať systém, ktorý vám pomôže udržať pozornosť a obmedziť rozptýlenie alebo prepínanie kontextu. Dávkovanie úloh je vhodný systém produktivity ktoré s tým môžu pomôcť. Zahŕňa to zoskupenie podobných úloh a prácu na nich jednu po druhej, aby ste minimalizovali rozptýlenie a maximalizovali svoje zameranie.
Celkovo vzaté, cieľom je nájsť alebo nastaviť systémy, ktoré podporujú vaše nástroje produktivity a pomáhajú vám dosiahnuť požadované výsledky.
Vďaka širokej škále nástrojov produktivity, ktoré máte na dosah ruky, to môže byť náročné vybrať si tú správnu pre danú úlohu alebo zvádzať k použitiu viacerých možností súčasne úloha. Ale častejšie ako ne, používanie rôznych nástrojov produktivity na tú istú vec môže viesť k zmätku a skutočne znížiť vašu produktivitu. Preto je dôležité, aby ste si starostlivo vybrali ten správny nástroj produktivity, ktorý vám bude najlepšie vyhovovať na základe vašich potrieb, cieľov a okolností.
Ak to chcete urobiť, začnite zhodnotením svojich potrieb a konkrétnej úlohy, ktorú sa snažíte splniť. Odtiaľ skúmajte, porovnávajte rôzne možnosti a vyskúšajte ich (ak je to možné), aby ste zistili, ktorá z nich vám najviac vyhovuje. Možno budete musieť experimentovať s niekoľkými nástrojmi, kým nájdete perfektné prispôsobenie, ale nakoniec to bude stáť za to.
Keď nájdete ten správny nástroj, vyhnite sa pokušeniu neustáleho hľadania najnovšej aplikácie s úplne novými funkciami. Je pravdepodobné, že na rovnakú úlohu nebudete musieť pridávať ďalšie nástroje na zvýšenie produktivity, pretože ten, ktorý už máte, spĺňa všetky vaše potreby. Môžete sa teda držať svojich súčasných nástrojov a zamerať sa na ich efektívnejšie používanie.
Teraz sa musíte naučiť detaily vašej súčasnej sady nástrojov produktivity. To je nevyhnutné, ak z nich chcete vyťažiť maximum a dosiahnuť želané výsledky. Navyše, keďže ich hlavným účelom je šetriť čas, znalosť každého zákutia vašich nástrojov vám pomôže ich využívať efektívnejšie a stihnúť viac za kratší čas.
Napríklad, ak ste a Používateľ Slack, osvojenie si jeho najpokročilejších funkcií uľahčí váš pracovný postup, ušetríte čas a zefektívnite komunikáciu so svojím tímom. Okrem toho môžete tiež zapnúť svoj pracovný priestor Slack pridaním niektorých integrácií.
To isté platí pre používateľov Gmailu. Učiť sa najviac užitočné klávesové skratky vám pomôže rýchlejšie prechádzať priečinkom doručenej pošty, čím vám ušetrí čas na iné dôležité úlohy. Vo všeobecnosti platí, že venovať čas tomu, aby ste sa naučili, ako svoje nástroje používať efektívnejšie, sa z dlhodobého hľadiska vyplatí zvýšením vašej produktivity.
Už sme zistili, že vo väčšine prípadov nebudete na rovnakú úlohu potrebovať viacero aplikácií. Na typickom pracovisku však budete potrebovať rôzne riešenia pre komunikáciu, správu úloh, cloudové úložisko a ďalšie. To znamená, že budete strácať drahocenný čas neustálym prepínaním medzi aplikáciami a riskujete stratu dôležitých informácií.
Aby ste tomu zabránili, musíte integrovať svoje nástroje na zvýšenie produktivity, aby mohli bezproblémovo spolupracovať. Našťastie najobľúbenejšie nástroje na zvýšenie produktivity ponúkajú integráciu so širokou škálou aplikácií, takže môžete jednoducho prepojiť tie, ktoré používate, a zefektívniť svoj pracovný postup. Môžete tiež použiť Integrácie Zapier na automatizáciu vášho pracovného toku správy úloh.
Prípadne si pri hľadaní správnych nástrojov pre svoje potreby môžete vybrať súpravu pracovného priestoru, ktorá obsahuje všetko, čo potrebujete, na jednom mieste. napr. Notion je pracovný priestor typu všetko v jednom, ktorý kombinuje niekoľko funkciívrátane správy úloh, zapisovania poznámok a spolupráce na dokumentoch na rovnakej platforme.
6. Prispôsobte si upozornenia
Nakoniec, ale rovnako dôležité, musíte starostlivo spravovať svoje upozornenia, aby ste sa vyhli rozptýleniu a sústredili sa na svoju prácu. Väčšina aplikácií je predvolene nastavená na odosielanie upozornení na všetko, čo môže byť rýchlo zahlcujúce a sťažiť sústredenie.
Najprv určte, ktoré upozornenia sú pre vás nevyhnutné a ako často ich chcete dostávať. Potom môžete prejsť do nastavení aplikácie a doladiť predvoľby upozornení tak, aby zodpovedali vašim potrebám. Inokedy, keď pracujete na únavnej úlohe vyžadujúcej hlboké zameranie, môžete vypnúť všetky upozornenia, aby ste zostali sústredení.
Nástroje produktivity vám môžu pomôcť dosiahnuť viac za kratší čas, ale iba ak ich používate správnym spôsobom. S toľkými možnosťami, ktoré sú na trhu k dispozícii, je ľahké uviaznuť v syndróme nových aplikácií a stratiť prehľad o svojich potrebách a cieľoch.
Kľúčom je byť strategická, pokiaľ ide o vašu súpravu nástrojov produktivity a používať iba nástroje, ktoré vyhovujú vašim špecifickým potrebám. Tipy, ktoré sme zdieľali vyššie, vám v tom pomôžu a pozdvihnú vašu produktivitu na vyššiu úroveň.
