Typickým spôsobom manuálnej správy zmlúv je podpísať papier a uložiť ho do kartotéky. Manuálny proces je pomalý a menej efektívny pri monitorovaní a sledovaní vzdialených zamestnancov.
Keďže práca na diaľku sa pre mnohé spoločnosti stáva novým „normálom“, nikdy nebolo dôležitejšie zabezpečiť hladký priebeh zmlúv a procesov riadenia.
Dobrá vec je, že softvér na správu zmlúv môžete použiť na automatizáciu celého životného cyklu zmluvy od vytvorenia cez vyjednávanie, podpis a obnovenie. Softvér na správu zmlúv má mnoho výhod. Tu je šesť najlepších.
1. Zlepšuje súkromie a bezpečnosť
Jednou z výziev pri ručnom riadení zmlúv je to, že sa vo veľkej miere spolieha na papier. Problémom fyzických dokumentov je, že sú náchylnejšie na poškodenie a stratu. Zatiaľ čo práca na diaľku riskuje porušenie údajov, úniky a hackovanie, softvér na správu zmlúv tieto riziká eliminuje tým, že vám umožňuje zálohovať všetky vaše dokumenty.
Softvér na správu zmlúv vám umožňuje ukladať dokumenty v cloude, čím pomáha znižovať riziko ich straty alebo poškodenia. Softvér tiež chráni citlivé zmluvné informácie pred neoprávneným prístupom. Nástroj na správu obsahuje zmluvy a dohody s rôznymi úrovňami prístupu, čo vám umožňuje diktovať, kto môže pristupovať, upravovať a zdieľať konkrétne dokumenty.
Správcovia systému môžu napríklad konfigurovať pravidlá založené na povoleniach a rozhodovať o tom, kto bude mať k čomu prístup informácie, či už sa fyzicky nachádzajú v kancelárii alebo pracujú na diaľku kdekoľvek v kancelárii sveta. Okrem toho niektoré programy chránia dokumenty pomocou dvojfaktorové overenie a najnovšie technológie šifrovania.
2. Šetrí čas
Manuálna správa zmlúv je pomalý a časovo náročný proces. Často to zahŕňa osobné rozhovory, podpisovanie papierových kópií, posielanie e-mailov tam a späť, skenovanie a nahrávanie dokumentov na zdieľanie. Pri každej zmene zmluvy budete musieť celý proces zopakovať.
So softvérom na správu zmlúv je na získanie zmlúv kdekoľvek na svete len málo času. Softvér ako Štandardná možnosť Zapendo vám umožňuje využiť jeho elektronický podpis, aby ste ušetrili hodiny na zmluvách a dohodách.
V prípade niektorých spoločností sa oneskorenia začínajú pri vytváraní zmluvy. V tomto prípade niektorý softvér využíva vopred schválené šablóny na spustenie návrhu, ako aj štandardizované podmienky a klauzuly pre konkrétne prípady použitia.
Vzdialení pracovníci bez prístupu k zmluvným dokumentom majú tendenciu požadovať odpovede na otázky zodpovedané v zmluve. To môže pre interný tím sťažiť udržiavanie kontroly nad ich pracovným zaťažením.
Softvér na správu zmlúv uchováva všetky verzie zmluvy v organizovanom formáte. Vzdialení pracovníci tak môžu získať prístup k najnovšej verzii a nájsť odpovede na svoje otázky. Medzi časovo náročné procesy, ktoré možno automatizovať, patria odhlasovanie, obnovovanie a neplánované akcie správy zmlúv.
3. Zjednodušuje zdieľanie a spoluprácu
Firmy v rámci vzdialeného pracovného prostredia môžu konzultovať a spolupracovať s členmi tímu pracujúcimi z domu alebo pracujúcimi na cestách počas cestovania.
Cloudový softvér na správu zmlúv poskytuje oprávneným používateľom prístup k informáciám, ktoré potrebujú, v reálnom čase. Umožňuje vám prihlásiť sa, uzavrieť zmluvu a spolupracovať s kolegami odkiaľkoľvek na svete.
Softvér má tiež nástroje na spoluprácu a komunikáciu, ako je komentovanie a chatovanie s dokumentmi, čo uľahčuje vyjednávanie a aktualizáciu podmienok v reálnom čase. Tieto nástroje umožňujú vzdialeným tímom zadávať údaje, čím pomáhajú vytvárať autonómnu pracovnú silu v kontrolovanom prostredí.
4. Znižuje riziko a zlepšuje dodržiavanie predpisov
Problémy ako neschválené podmienky a zmeškané záväzky môžu organizáciu ohroziť. Našťastie softvér na správu zmlúv môže pomôcť znížiť riziká pomocou vopred schválených doložiek a nástrojov na audit zmlúv.
Pomocou softvéru na správu zmlúv môže manažérsky tím overiť výsledky každej zmluvy spĺňajú očakávania a že vzdialení zamestnanci dodržiavajú zmluvu s nástrojmi auditu.
Softvér vám umožňuje sledovať a kontrolovať každý krok zmluvného míľnika odkiaľkoľvek, čo vám umožňuje brať všetkých zamestnancov, vrátane vzdialených pracovníkov, k zodpovednosti za ich činy. Pomáha to zvýšiť efektivitu a zároveň chrániť vašu spoločnosť pred nedodržiavaním predpisov.
Nástroj obsahuje aj auditné záznamy, ktoré vám umožňujú zobraziť celú históriu zmlúv len niekoľkými kliknutiami. Oprávnení používatelia môžu vidieť, v ktorej fáze sa dohoda nachádza a jej stav (aktívna, čakajúca, vypršala, atď.), čím sa zlepšuje zodpovednosť a dodržiavanie predpisov.
Softvér môžete použiť aj na analýzu stavu vašich obchodných vzťahov. Softvér na správu zmlúv obsahuje správy, ktoré vám pomôžu posúdiť úroveň dodržiavania zásad a nariadení tretích strán.
Lepšia komunikácia so zamestnancami a umožnenie prístupu celej spoločnosti k interným zásadám vytvára pocit začlenenia, čo umožňuje lepšie dodržiavanie. Platí to najmä pre zamestnancov, ktorí pracujú z domu.
5. Automatizuje upozornenia na kľúčové dátumy a dodávky
Práca so vzdialenými tímami zvyšuje šance na premeškanie termínov a príležitostí. Našťastie softvér na správu zmlúv dokáže zachytiť kľúčové dátumy zmlúv a výstupy a odoslať oznámenia zodpovednej strane.
Softvér na správu zmlúv je jedným z najlepších nástroje na zefektívnenie procesov práce na diaľku. Môžete napríklad nakonfigurovať nástroj na oznamovanie softvéru tak, aby upozorňoval manažérov na zmluvy, ktoré by sa mali zrušiť alebo obnoviť, čím budú vaše finančné záujmy v bezpečí.
Vzdialení pracovníci môžu byť upozornení a začať pracovať na úlohách včas, čo vám poskytne väčšiu kontrolu nad projektmi. Všetkým vzdialeným zamestnancom môžete tiež posielať upozornenia týkajúce sa zmien zásad alebo potreby revízie zásad.
Spúšťacie upozornenia sú kľúčovou funkciou softvéru na správu kontaktov a môžu vás upozorniť, keď bola podpísaná dôležitá časť zmluvy. Niektoré softvéry vám navyše umožňujú nastaviť automatické opakujúce sa budíky, ktoré sa neresetujú, kým pridelený tím nevykoná očakávanú akciu.
6. Centralizuje údaje pre lepšiu viditeľnosť
Bežným problémom pri používaní manuálnej správy zmlúv je nájdenie nesprávne umiestnenej zmluvy. So softvérom na správu zmlúv sa nemusíte spoliehať na chaotické skrine, ktoré sťažujú rýchle vyhľadávanie dôležitých dokumentov.
Cloudový CMS rieši problémy poskytnutím prehľadávateľného centrálneho úložiska. Centralizované centrum dokumentov obsahuje nástroje na vyhľadávanie a filtrovanie, ktoré zaisťujú, že členovia tímu vrátane vzdialených pracovníkov budú mať prístup k dôležitým informáciám kedykoľvek a kdekoľvek.
Ukladanie všetkých dokumentov v centralizovanom virtuálnom úložisku zvyšuje viditeľnosť zmluvy. Poskytuje vám tiež kontrolu nad prístupom k zmluvným dokumentom a vytvára jediný zdroj pravdy. Niektoré spoločnosti umožňujú členom tímu zobraziť prebiehajúce záväzky, výstupy, nadchádzajúce projekty a dátumy obnovenia a výdavky na zmluvy.
Zjednodušte procesy a pracovné postupy pomocou softvéru na správu zmlúv
Správa zmlúv na diaľku nie je jednou z najočarujúcejších úloh v organizácii. Monitorovanie a sledovanie vzdialených zamestnancov je ešte náročnejšie pri manuálnom riadení zmlúv.
Manuálne a papierové techniky robia proces správy zmlúv pomalším a menej efektívnym. Ale so spoľahlivým softvérom na správu zmlúv môžu spoločnosti ľahko spracovávať zmluvy, a to aj pri práci so vzdialenými tímami.
