Ak na zdieľanej projektovej tabuľke pracuje veľa ľudí, mali by ste nastaviť nejaký druh pracovného toku alebo riadenia procesov, aby ste veci mohli jednoducho robiť. Týmto spôsobom nestratíte prehľad o tom, čo sa urobilo a čo je potrebné urobiť ďalej – pomôže to udržať všetkých na rovnakej stránke.
Tu hovoríme o základných tipoch a osvedčených postupoch, ktoré by ste mali dodržiavať pri spolupráci s ostatnými používateľmi v Exceli, Tabuľkách Google alebo podobne.
1. Zmeny a aktualizácie kľúča dokumentu
Pri spolupráci na tabuľkách je dôležité sledovať, čo sa zmenilo. Ak si nedáte pozor, môžete prepísať prácu niekoho iného.
Skúste pridať komentáre alebo poznámky na zaznamenanie zmien – napríklad dôvody na aktualizáciu položky, mená redaktorov, ktorí zmeny vykonali, a prečo alebo ako tak urobili. Môžete to ľahko urobiť pomocou Zvýraznite zmeny funkciu v zdieľanom zošite. Ak chcete aktivovať túto funkciu, postupujte podľa krokov uvedených nižšie:
- Ísť do Súbor > Možnosti > Panel s nástrojmi Rýchly prístup. Pre macOS prejdite na Excel > Predvoľby... > Pás s nástrojmi a panel s nástrojmi > Panel s nástrojmi Rýchly prístup.
- Z rozbaľovacích možností vyberte Všetky príkazy.
- Vyberte Zvýraznite zmeny a vyberte, či chcete pridať panel s nástrojmi Rýchly prístup nad pás s nástrojmi alebo pod neho. Kliknite Dobre.
- Po dokončení klepnite na rozbaľovacie filtre v Panel s nástrojmi Rýchly prístup > Zobraziť menovky príkazov. Výberom z možností v rozbaľovacej ponuke si môžete prispôsobiť, ako chcete zvýrazniť zmeny v tabuľke.
Môžete tiež farebne označiť položky alebo karty v zdieľanej tabuľke, aby ste mohli jednoducho vidieť zmeny na prvý pohľad.
2. Zadajte zdrojové údaje správne
Pri zadávaní nespracovaných údajov do tabuliek je ľahké robiť chyby. Problém je, že ak to neurobíte správne, môže to úplne skresliť vaše výsledky a viesť vás nesprávnym smerom.
Našťastie existuje niekoľko rýchlych ukazovateľov, ktoré zabezpečia, že do súborov programu Excel zadávate zdrojové alebo nespracované údaje správne.
- Vaše údaje by mali byť jasné a presné. Pokúste sa vyhnúť skratkám, ak to nie je absolútne nevyhnutné, a uistite sa, že všetky formáty čísel alebo dátumu sú jasné a konzistentné v celej tabuľke (tabuľkách).
- Uistite sa, že ste v hornej časti každého stĺpca/riadku pridali nadpis, aby ostatní používatelia mohli lepšie interpretovať tabuľky.
- V prípade potreby použite relevantné (a správne) vzorce.
3. Použite ovládacie prvky tabuľky
Použitím ovládacích prvkov tabuľky môžete znížiť riziko chýb pri zadávaní údajov. Tu je niekoľko nástrojov, ktoré môžete použiť:
Overovanie dát: Pomocou nástroja ako napr overovanie dát umožňuje zhromažďovať vstupy od viacerých používateľov vo vhodnom formáte. Zabezpečuje tiež jednotnosť pri zadávaní údajov a zabraňuje neúmyselnej chybe používateľa. Ak zadávate údaje, ktoré patria do známej množiny hodnôt, napríklad „Áno“ alebo „Nie“ alebo „Nedá sa určiť“, môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam s týmito možnosťami, aby si ostatní používatelia mohli vybrať z preddefinovaného zoznamu možnosti.
Zobrazenie hárku: The Funkcia zobrazenia listu je ďalšou užitočnou funkciou, ktorá umožňuje používateľom tabuľky vytvárať prispôsobené zobrazenia svojho zošita a nastaviť svoje vlastné filtre na zobrazenie informácií bez toho, aby ich ovplyvnili zmeny vykonané v hárku inými používateľov.
4. Použite tabuľky a grafy
Povedzme si to na rovinu: tabuľky sú spočiatku dosť zdrvujúce, najmä ak nie ste zvyknutí pracovať s veľkými objemami údajov. Preto odporúčame používať tabuľky, tabuľky alebo grafy na intuitívne nastavenie údajov.
Zatiaľ čo tabuľky vám pomáhajú organizovať a triediť informácie, použitie tabuľky alebo grafu môže pomôcť pri vizuálnej reprezentácii. To uľahčuje vykresľovanie trendov alebo zobrazenie porovnania medzi rôznymi skupinami premenných v priebehu času, aby ste mohli rozpoznať dôležité vzťahy a trendy v hodnotách údajov.
5. Zvýraznite dôležité hodnoty pomocou farieb a formátovania
Pridaním farby do textu a nadpisov môžete usporiadať údaje čitateľnejším spôsobom.
Týmto spôsobom sa môžete zamerať na konkrétne aspekty údajov bez toho, aby ste boli zahltení všetkými informáciami naraz. Môžete použiť aj nástroje ako napr podmienené formátovanie, ktorá vám umožňuje zvýrazniť konkrétne bunky na základe kritérií, ako je napríklad to, či sa nachádzajú v určitom rozsahu hodnôt.
Funkcia „Zmrazenie tabúľ“ je obzvlášť užitočná, ak potrebujete mať prehľad o určitých oblastiach pri listovaní v dlhej tabuľke. Môžete to urobiť takto:
- Vyberte aktívny riadok alebo stĺpec.
- Choďte na vyhliadka kartu na páse s nástrojmi a vyberte Zmraziť tabule.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte, či chcete zmraziť stĺpce alebo riadky.
Pomocou funkcie hypertextového prepojenia môžete prepojiť kotviaci text so súbormi, webovými stránkami alebo pracovnými hárkami.
- Ak to chcete urobiť, vyberte bunku v tabuľke obsahujúcu text.
- Choďte na Vložiť kartu na páse s nástrojmi.
- Vpravo na páse s nástrojmi klepnite na Odkaz a vyberte možnosti z ponuky vľavo. Môžete si vybrať prepojenie na súbory vo vašom lokálnom úložisku, webový odkaz alebo na iné zdroje.
To pomáha členom vášho tímu ľahko nájsť referencie alebo zdrojové súbory. Ak napríklad webová stránka vašej spoločnosti uvádza produkty a služby, môžete jednoducho vytvoriť hypertextový odkaz v bunke, ktorý po kliknutí na stránku presmeruje členov tímu priamo na stránku.
Často môže byť ťažké vedieť, na čom vaši kolegovia pracujú. Tabuľkové nástroje, ako napríklad Tabuľky Google, však uľahčujú spoluprácu viacerých editorov na dokumentoch v reálnom čase. Bočný panel rozhovoru môžete otvoriť klepnutím na bublinu ikony rozhovoru vedľa zoznamu aktívnych používateľov.
Toto je užitočná funkcia – môžete diskutovať o akýchkoľvek problémoch, s ktorými ste sa mohli stretnúť pri práci so zdieľanými súbormi. Umožňuje vám tiež rýchlo medzi sebou komunikovať, ak potrebujete pomoc alebo pomoc s niečím konkrétnym v rámci ich dokumentu.
9. Poskytnite spolupracovníkom prístup na úpravy/zobrazenie
Jedným z prvých krokov pri spolupráci na zdieľaných tabuľkách je zabezpečiť, aby členovia tímu mali prístup na úpravy/prezeranie (iba na čítanie). Najprv sa musíte uistiť, že ste povolili zdieľanie.
Po druhé, podľa potreby pridajte do svojich jednotlivých zošitov spolupracovníkov a podľa potreby im poskytnite prístup iba na čítanie alebo na úpravy. Uistite sa, že každý má prístup ku kompatibilným verziám súboru, aby počas práce nemal žiadne problémy so synchronizáciou alebo ukladaním.
Inteligentnejšia spolupráca s ľahko čitateľnými tabuľkami
Na konci dňa je to všetko o komunikácii. Keď pracujete na spoločnom projekte so skupinou ľudí, je dôležité zabezpečiť, aby komunikácia vášho tímu prebiehala čo najhladšie.
Tieto tipy uvedené vyššie by vám mali pomôcť, aby boli vaše tabuľky užívateľsky prívetivejšie a ľahšie čitateľné, aby bolo zdieľanie a interpretácia informácií vždy jednoduché.