Väčšina ľudí používa tabuľkový softvér na zhromažďovanie údajov alebo prezentáciu informácií pomocou tabuliek a grafov. Keď však uvažujeme nad rámec škatuľky, Tabuľky Google majú niekoľko využití. Jedným z najpraktickejších alternatívnych použití je vytvorenie rozvrhu.
A dokonca nemusíte začínať od nuly. Knižnica šablón má pripravený hárok pripravený na použitie. Čítajte ďalej, pretože podrobne popisujeme, ako môžete správne vytvoriť a naformátovať plán a prečo by ste mali zvážiť použitie hárkov na plánovanie.
Ako vytvoriť plán v Tabuľkách Google
Aj keď v Tabuľkách Google môžete vytvoriť plán úplne od začiatku, odporúčame použiť šablónu, najmä ak sa ponáhľate a nepotrebujete veľa prispôsobenia.
Na vyhľadanie vopred zostaveného hárku môžete použiť galériu šablón v Tabuľkách Google. Ak chcete začať, musíte prejsť na Tabuľky Google a vytvoriť si účet. Ak už máte účet Google, môžete ho použiť na prihlásenie. Tu sú kroky, ktoré musíte vykonať na vytvorenie plánu pomocou galérie šablón v Tabuľkách Google:
- Prejdite na hlavnú stránku Tabuliek Google.
- Kliknite na Galéria šablón pod vyhľadávacím panelom. Tým sa otvorí nová stránka obsahujúca niekoľko šablón, z ktorých si môžete vybrať.
- Budeme používať Rozvrh šablónu pre tento tutoriál, tak kliknite na túto. Tým sa otvorí nová tabuľka s už použitou šablónou.
Šablóna Tabuliek Google už má riadky a stĺpce nastavené tak, aby existovali hodinové rozdelenia počas dňa. Počiatočný deň týždňa môžete nastaviť v bunke C2. Dátum je uvedený v 3. riadku automaticky v závislosti od zadania v bunke C2. 4. riadok obsahuje vzorec, ktorý automaticky zmení dátum na deň v týždni.
V spodnej časti plánu je sekcia poznámok, kde môžete zanechať správy pre tím. Na pravej strane je tiež sekcia úloh, kde môžete svojmu tímu priradiť konkrétne úlohy.
Používanie podmieneného formátovania vo vašom rozvrhu
Podmienené formátovanie v tabuľke môžete použiť na kontrolu konkrétneho slova v tabuľke. Ak je táto podmienka splnená, vykoná sa špecifikovaná akcia.
Na ukážku pridáme podmienené formátovanie, aby sme skontrolovali, či v bunke existuje slovo „stretnutie“. Ak áno, bunka by mala sčervenať. Tu sú kroky, ktoré musíte vykonať:
- Vyberte oblasť v tabuľke, kde chcete použiť podmienené formátovanie.
- Kliknite na Formátovať v hlavnom paneli nástrojov na obrazovke.
- Tam kliknite na Podmienené formátovanie. Tým sa otvorí bočný panel na pravej strane obrazovky.
- Rozsah sa automaticky pridá, ak ho vyberiete v prvom kroku. Ak nie, napíšte rozsah do Použiť na rozsah Textové pole.
- V Formátovať bunky, ak môžete vybrať pravidlá formátovania. Vybrali sme si Text obsahuje možnosť a pridal kľúčové slovo „stretnutie“.
- Teraz vyberte efekty, ktoré sa majú použiť na obsah bunky. V tomto prípade sme zvolili červenú farbu, ktorá sa má aplikovať na bunku.
- Kliknite na hotový aby sa zmeny uložili.
Ako vidíte, efekt sa pridá do každej bunky, ktorá obsahuje zadané kľúčové slovo. To môže byť užitočné najmä vtedy, keď chcete farebne označiť nadchádzajúce úlohy, ako sú stretnutia a termíny. Môžete tiež pridať viacero pravidiel, čo znamená, že môžete mať plne farebne odlíšený rozvrh.
Ak to urobíte, nebudete musieť ručne farebne označovať každú bunku vždy, keď dôjde k zmene vášho plánu.
Výhody a nevýhody vytvárania rozvrhu v tabuľkách
Aj keď existuje niekoľko výhod vytvárania a produktívny pracovný harmonogram s Tabuľkami Google to ani zďaleka nie je dokonalé. Poďme diskutovať o výhodách a nevýhodách vytvárania rozvrhu pomocou Tabuľky Google:
Pro: Bezplatné použitie
Hoci na trhu existuje niekoľko softvérov na vytváranie plánov, väčšina z nich je platená. Na druhej strane môžu byť Tabuľky Google prospešné pri vytváraní rozvrhu, keďže sú zadarmo pre jednotlivcov a malé firmy. Je to jednoduchý spôsob zálohujte si svoj rozvrh zadarmo bez manuálneho ukladania.
Pro: Jednoduché zdieľanie
Najlepšie na používaní Tabuliek Google v porovnaní s inými tabuľkovými programami je, že vám umožňujú zdieľať tabuľku len niekoľkými kliknutiami. Môžete tiež určiť oprávnenia tak, aby len niekoľko vybraných ľudí mohlo vykonávať úpravy v hárku, zatiaľ čo ostatní si ho mohli len prezerať. To vám môže byť veľkou pomocou vytvoriť pracovný plán na diaľku zdieľať so svojimi spolupracovníkmi.
Con: Žiadne upozornenia pre používateľov bez prístupu na úpravy
Tabuľky Google majú výhodu zdieľania v reálnom čase, čo znamená, že zmeny vykonané v súbore môžu diváci vidieť v reálnom čase. Ak však máte iba povolenia na zobrazenie, Tabuľky vás neupozornia na žiadne zmeny vykonané v tabuľke.
E-mailové upozornenia môžu povoliť iba ľudia s prístupom na úpravy. Na odstránenie problému môžete použiť doplnky, ktoré odosielajú upozornenia push, no nie je to ani zďaleka ideálne.
Nevýhoda: Nedostatok automatizácie
Použitie špeciálneho softvéru na vytvorenie rozvrhu nebude vyžadovať, aby ste zadávali každý detail ručne. Ostatné časti sa automaticky aktualizujú, ak zmeníte jednu časť rozvrhu.
Pokročilý softvér vás tiež upozorní, ak to so zmenami preháňate alebo robíte potenciálnu chybu. Ak ste odborník, môžete automatizáciu vykonávať v Tabuľkách. Väčšina ľudí však nemá čas ani pokročilé technické znalosti na to, aby to dokázali.
Con: Zaberie viac času
Keď používate tabuľku, musíte väčšinu vecí zadávať ručne alebo vytvárať rozbaľovacie zoznamy. Pokročilý softvér vám ušetrí veľa manuálnych úprav, pretože obsahuje nástroje na vytváranie plánov presúvania myšou. Môžu tiež posielať automatické e-maily vždy, keď nastanú zmeny v pláne.
Con: Nemá moderné funkcie
Tabuľkám Google chýbajú funkcie, ako je sledovanie GPS, výmena zmien a správa PTO. Tieto funkcie nie sú potrebné, ale môžu vám v určitých situáciách výrazne uľahčiť život.
Naplánujte si svoj život efektívne
Tabuľky Google sú len jedným z mnohých spôsobov, ako si naplánovať život a prácu. Aj keď existuje niekoľko nevýhod, skutočnosť, že je zadarmo a jednoducho sa používa, z neho robí životaschopnú možnosť, najmä ak ju skombinujete s inými aplikáciami balíka Google Suite, ako je Kalendár Google.
