Nič nie je také elegantné ako zapisovanie odpovedí z online prieskumu priamo do tabuľky programu Excel v reálnom čase. Našťastie si túto funkciu môžete vychutnať, ak používate Microsoft Forms. Existujú opakujúce sa a dynamické (automatizované) spôsoby okolo toho.

Automatizované metódy sú praktickejšie, ale v tomto článku uvidíte, ako postupovať pri oboch.

Ako exportovať odpovede Microsoft Forms do Excelu

Export odpovedí Microsoft Forms do Excelu vám pomôže získať najnovšie odpovede na váš prieskum. Zahŕňa sťahovanie odpovedí prieskumu do počítača ako súbor programu Excel. Proces je jednoduchý, ak máte vytvorili formulár prieskumu spoločnosti Microsoft už:

  1. V Microsoft Forms prejdite na Odpovede vpravo hore.
  2. Kliknite Otvorte v Exceli na pravej strane obrazovky a stiahnite si aktuálne odpovede do počítača.
  3. Tento proces musíte zopakovať zakaždým, keď chcete získať aktualizáciu odpovede.

Táto metóda však nie je najlepšia, pretože na aktualizáciu tabuľky budete musieť často objavovať koleso; to znamená stiahnuť nový súbor Excel zakaždým, keď niekto odošle odpoveď. To môže byť vyčerpávajúce, najmä ak veľa ľudí odpovedá v reálnom čase.

instagram viewer

Aby ste si uľahčili život, môžete tento proces automatizovať pomocou OneDrive for Business a Power Automate, ako je popísané v nasledujúcich častiach.

Ako synchronizovať Microsoft Forms s Excelom cez OneDrive for Business

Excelovú tabuľku môžete aktualizovať dynamicky, ak máte konto Microsoft 365 Business. Na tento účel vytvoríte formulár prieskumu, ktorý dokáže dynamicky zapisovať odpovede do Excelu priamo z OneDrive.

Keď použijete OneDrive for Business na vytvorenie Microsoft Forms for Excel, vytvorí sa excelová tabuľková verzia tohto formulára so stĺpcami so zodpovedajúcimi atribútmi polí formulára.

Ak chcete vytvoriť formulár Excel, ktorý automaticky aktualizuje odpovede Microsoft Forms v reálnom čase:

  1. Prihláste sa do svojho Microsoft 365 Business Admin Center.
  2. Kliknite na štvorcovú ikonu ponuky vľavo hore a prejdite na OneDrive.
  3. Keď ste vo OneDrive, kliknite Nový vľavo hore.
  4. Z možností vyberte Formuláre pre Excel.
  5. Pomenujte svoj prieskum a kliknite Vytvorte.
  6. OneDrive spustí váš prehliadač, kde si môžete vytvoriť polia formulára, ako chcete.
  7. Vo OneDrive sa zobrazí excelová tabuľka s názvom vášho formulára.
  8. Po vytvorení a zdieľaní prieskumu otvorte tabuľku Excel online a teraz uvidíte nové údaje, ktoré sa aktualizujú v reálnom čase.
  9. Ak zdieľate excelovú tabuľku s členmi svojho tímu, získajú tiež aktualizáciu odpovedí v reálnom čase, keď ľudia odpovedajú na váš prieskum.

Ako synchronizovať odpovede Microsoft Forms s Excelom cez Power Automate

Power Automate je a výkonný nástroj na automatizáciu rutinných úloh. Je zaujímavé, že tiež poskytuje vynikajúci spôsob synchronizácie Microsoft Forms s Excelom. Je to najlepšia metóda, ak ste už zdieľali svoj dotazník.

Metóda Power Automate funguje iba s formulármi Microsoft Forms vytvorenými pomocou vášho konta Microsoft Business. A zahŕňa vytvorenie automatizovaného cloudového toku v Power Automate.

Preto musíte mať aj konto Microsoft Business, aby ste mohli používať túto funkciu toku v Power Automate. Na automatické prepojenie Microsoft Forms s Microsoft Excel pomocou Power Automate postupujte podľa nasledujúcich krokov:

Vložte tabuľku do svojho excelového zošita online

Váš online excelový zošit musí byť vo formáte tabuľky, pretože Formuláre píšu iba do tabuliek v excelovom hárku.

Ak ste si stiahli excelovú tabuľku z odpovedí Microsoft Forms, môžete ju nahrať do OneDrive, ignorovať túto podsekciu a prejsť na synchronizáciu Microsoft Forms s Excelom.

Takže skôr ako začnete, vytvorte novú excelovú tabuľku vo OneDrive. Uistite sa, že máte prístup k OneDrive prostredníctvom svojho konta Microsoft Business:

  1. Kliknite Nový v ľavej hornej časti OneDrive.
  2. Vyberte Excelový zošit.
  3. V tabuľke Excel otvorenej v prehliadači kliknite vľavo hore na položku Uložené. Potom zadajte preferovaný názov do poľa Názov súboru lúka. Kliknutím na ľubovoľný prázdny priestor zatvorte toto modálne pole.
  4. Teraz vytvorte stĺpce a uistite sa, že zodpovedajú poliam vo formulári prieskumu spoločnosti Microsoft. Ak ste napríklad zdieľali formulár, ktorý vyžaduje e-mail a pohlavie, váš excelový zošit bude obsahovať stĺpec e-mail a pohlavie.
  5. Zvýraznite stĺpce. Potom prejdite na Vložiť na páse s nástrojmi a kliknite Tabuľka.
  6. Kliešť Moja tabuľka má hlavičky začiarknite a kliknite OK.

Synchronizujte Microsoft Forms s Excelom pomocou Power Automate

  1. Prihláste sa do svojho Power Automate účtu.
  2. Kliknite Vytvorte v ľavom bočnom paneli.
  3. Vyberte Automatizovaný tok cloudu.
  4. Ďalej kliknite Keď je odoslaná odpoveď z modálneho boxu.
  5. Potom kliknite Vytvorte v spodnej časti otvoreného modálneho boxu.
  6. Kliknite Prihlásiť sa ak sa zobrazí výzva. Ak máte osobné konto Microsoft, uistite sa, že na prihlásenie používate konto Microsoft 365 Business. Môžete to urobiť kliknutím Použite iný účet na prihlasovacom poli.
  7. Po prihlásení kliknite na Vyberte formulár pole v Power Automate.
  8. Ďalej vyberte z formulárov, ktoré ste vytvorili predtým.
  9. Kliknite Nový krok. Potom pomocou vyhľadávacieho panela vyhľadajte výraz „formuláre“.
  10. Kliknite Microsoft Forms a vyberte Získajte podrobnosti o odpovedi z možností nižšie Akcie.
  11. Kliknite na ID formulára a znova vyberte formulár prieskumu. Potom vyberte ID odpovede z ID odpovede lúka.
  12. Kliknite Nový krok. Potom vyberte Excel Online.
  13. Ďalej vyberte Pridajte riadok do tabuľky z možností nižšie Akcie.
  14. Pod Poloha pole, vyberte si OneDrive for Business.
  15. Vyberte OneDrive z Knižnica dokumentov Lúka.
  16. Kliknite na prehliadač súborov na Súbor a vyberte zošit programu Excel, ktorý ste vytvorili predtým. Alebo si môžete vybrať tú nahranú z počítača, ak používate predtým exportovanú tabuľku.
  17. Vyberte názov tabuľky z hárka programu Excel. Teraz by sa mali zobraziť nové polia zodpovedajúce stĺpcom programu Excel v tejto tabuľke. Tieto musia tiež korelovať s poľami formulára prieskumu.
  18. Kliknite na každé z nových polí a vyberte príslušné pole formulára z Dynamický obsah možnosti.
  19. Nakoniec kliknite Uložiť.

To je všetko! Teraz ste vytvorili automatizovaný cloudový tok pre Microsoft Forms v Power Automate.

Power Automate bude teraz dynamicky zapisovať nové odpovede do vášho excelového zošita, keď respondenti odosielajú odpovede v reálnom čase.

Ak ste už predtým exportovali odpovede z Microsoft Forms do Excelu vo svojom počítači, môžete skopírovať a prilepiť existujúce údaje do novo automatizovaného excelového zošita. Táto akcia nezastaví vaše toky Power Automate.

Aktualizujte odpovede prieskumu v Exceli v reálnom čase

Automatizácia aktualizácií odozvy Microsoft Forms v reálnom čase v programe Microsoft Excel uľahčuje život. Priama možnosť OneDrive for Business poskytuje jednoduchú synchronizáciu, ak ste svoj formulár nezdieľali, Power Automate je užitočnejšie, ak ste zdieľali svoj prieskum Microsoft Forms a ľudia už zdieľajú reagovať.

Hoci môžete využiť Microsoft Forms na osobnom účte, dynamické písanie odozvy do Excelu stále vyžaduje, aby ste vlastnili konto Microsoft Business. Možno budete chcieť vidieť, ako sa Google Forms porovnáva s Microsoftom, keďže ide o blízkych konkurentov.