Keďže čoraz viac organizácií využíva prácu na diaľku, potrebujú všetky zdroje, ktoré môžu získať, aby mohli mať produktívne virtuálne stretnutia. Napriek množstvu softvéru na virtuálne stretnutia na trhu niektoré obchodné tímy ešte len nenašli ten správny.
Microsoft Teams vytvára rovnaké podmienky pre pracovné tímy, aby sa zapojili a spolupracovali virtuálne bez toho, aby museli zničiť peniaze. Čítajte ďalej, keď diskutujeme o tom, ako môžete zvýšiť svoju produktivitu pomocou systému.
1. Presne naplánujte stretnutie
Plánovanie je prvým krokom k schôdzi v Microsoft Teams. Hoci schôdzu môžete začať kedykoľvek, ak chcete, aby sa k vám pridali ďalší ľudia, musíte ich vopred informovať.
Pri nastavovaní schôdze v Microsoft Teams by ste mali zvážiť časové pásma účastníkov. Ak ste hostiteľom, môžete si naplánovať schôdzku pomocou svojho časového pásma, ktoré automaticky zohľadní časové pásma účastníkov na ich informačných paneloch.
Ak chcete zvýšiť účasť na svojom stretnutí, naplánujte ho na čas, ktorý vyhovuje väčšine účastníkov, ak nie všetkým. Plánovanie stretnutia na nepárne hodiny by mohlo brániť členom vášho tímu, aby sa dostavili. Aj keď sa objavia, nemusia sa zúčastniť optimálne, ak je načasovanie vypnuté.
2. Vyberte si moderátora
Skutočnosť, že organizujete schôdzu v Microsoft Teams, neznamená, že musíte byť moderátorom schôdze. Jeden z spôsoby, ako úspešne usporiadať stretnutie tímu na diaľku je určiť moderátora, najmä ak už máte príliš veľa práce.
Zverte svojmu moderátorovi zodpovednosť za vedenie programu stretnutia a efektívne zapojenie účastníkov. Moderátor by mal pozorne sledovať správanie účastníkov a zabezpečiť, aby počas stretnutia nikto neobťažoval. Poskytnite moderátorovi primeraný prístup a kontrolu nad nastaveniami schôdze, aby mohol v prípade potreby iniciovať príkazy.
3. Optimalizujte online zážitok
Online stretnutia sú najproduktívnejšie v správnych nastaveniach. Pred začatím stretnutia si nájdite vhodné miesto a miesto na sedenie. Uistite sa, že fotoaparát vášho počítačového zariadenia je v dobrom stave, aby ste dosiahli vysokú kvalitu obrazu. To isté platí pre audio. Zabezpečte mikrofón s dobrou kvalitou zvuku. Pred začiatkom stretnutia otestujte svoju kameru a mikrofón, aby ste sa vyhli nepríjemným prekvapeniam.
Zatiaľ čo väčšina hostiteľov uprednostňuje pohodlné sedenie a odovzdáva svoje posolstvo elegantným zobrazením, iní uprednostňujú spojenie s účastníkmi na stojane. Microsoft Teams ponúka viacero vlastných pozadí na skrášlenie vášho online priestoru.
4. Robiť si poznámky
Robiť si poznámky je jedným z spôsoby, ako viesť produktívne virtuálne stretnutie. Keď spracovávate veľa informácií, máte tendenciu vynechať niektoré podstatné detaily. Keďže je toho len toľko, čo si váš mozog dokáže ponechať, ak si nebudete robiť poznámky, prídete o životne dôležité informácie. Preto je písanie poznámok počas stretnutí kľúčové.
Na robenie poznámok pri stretnutí v Microsoft Teams nepotrebujete pero a papier. Nástroj ponúka poznámkový blok, do ktorého si môžete zapisovať a ukladať informácie zo stretnutia. Vždy sa môžete vrátiť k svojim poznámkam a získať kľúčovú agendu vášho stretnutia.
5. Stlmiť nehovoriacich účastníkov
Hluk bráni produktivite na pracovisku. Ak to nezničíte hneď v zárodku, mohlo by to brániť aj vášmu virtuálnemu stretnutiu. Dokonca aj keď sa budete snažiť byť na tichom mieste na schôdzi, ostatní účastníci nemusia urobiť to isté. Microsoft Teams vám pomôže zbaviť sa hluku pomocou funkcie stlmenia zvuku.
Ako hostiteľ schôdze môžete vypnúť zvuk nielen sebe, ale aj ostatným účastníkom schôdze v Microsoft Teams. Pravidlom je vždy stlmiť nehovoriacich účastníkov. To vytvára poriadok a slušnosť. Ostatní účastníci pochopia odkaz, ktorý hovoriaci účastník odovzdáva.
6. Na zdôraznenie použite okno rozhovoru
Virtuálne stretnutia musia byť pútavé, aby účastníkov zaujali. Ľudia sa pri dlhých rozhovoroch ľahko nudia, takže na udržanie ich pozornosti musíte použiť aj okno rozhovoru v Microsoft Teams.
Ako hostiteľ môžete vytvoriť okno rozhovoru, do ktorého môžete vy a ostatní účastníci pridať relevantné komentáre o stretnutí. Je to dobré miesto na napísanie kľúčových informácií, ktorých by si účastníci mali byť vedomí. Moderátor môže tiež požiadať účastníkov, aby akékoľvek otázky, ktoré môžu mať, zahodili do okna rozhovoru, aby každý jasne porozumel otázkam.
7. Zaznamenajte stretnutie
Jednou z chýb, ktoré hostitelia virtuálnych stretnutí robia, je neschopnosť sledovať všetky aktivity. Keď sa potrebujú vrátiť k téme, nemôžu. Microsoft Teams zjednodušil proces nahrávania zavedením funkcie nahrávania, aby ste rýchlo pochopili každý malý detail.
Vytváranie referencií je súčasťou vzdelávacieho procesu a vedenie záznamov o každom online stretnutí je veľmi prospešné. Keď zaznamenáte schôdzu v Microsoft Teams, máte konkrétne dôkazy o podrobnostiach schôdze.
8. Rozostrite pozadie
Rovnako ako hlučné prostredie môže spôsobiť, že niekto iný prehliadne správu, ktorú rečník odovzdáva na online stretnutí, aj hlučné pozadie môže spôsobiť rozptýlenie. Napríklad krásna maľba na účastníkovi by vás mohla odvrátiť od toho, čo hovorí. Môžete dokonca zabudnúť na svoje myšlienky.
Microsoft Teams umožňuje účastníkom rozmazať pozadie, aby sa mohli sústrediť na seba a na to, o čom diskutujú. Vďaka tejto funkcii sa nemusíte obávať, že budete mať perfektné zázemie pre vaše stretnutie.
9. Použite funkciu tabule
Mnoho používateľov nevyužíva funkciu tabule v Microsoft Teams na maximum. Je to online plátno na zachytenie vašich správ a nápadov v akcii.
Tabuľa Microsoft Teams sa hodí, keď potrebujete počas schôdze vysvetliť členom tímu zložité nápady. Ponúka rôzne prvky skicovania, ktoré vám pomôžu jasne vyjadriť svoje myšlienky.
10. Aktivujte zdieľanie obrazovky
Vysvetlenie nápadov a konceptov tímom na virtuálnom stretnutí niekedy nestačí. Musíte im ukázať informácie tak, ako sú na vašom počítači. Microsoft Teams to umožňuje pomocou funkcie zdieľania obrazovky.
Keď aktivujete zdieľanie obrazovky, získate príležitosť na zvýšenie úrovne zapojenia účastníkov vo vašom online stretnutí s Microsoft Teams. Umožňuje vám ukázať ostatným ľuďom, o čom hovoríte a ako to presne je vo vašom systéme.
Zabezpečte, aby sa vaše virtuálne stretnutia oplatili s Microsoft Teams
Virtuálne stretnutia zostali. Pracovné tímy robia veľké pokroky vo vzájomnej interakcii zo svojich vzdialených miest. Aby sa to však stalo, musíte byť úmyselní, aby ste čo najlepšie využili svoje stretnutia využitím mnohých funkcií v Microsoft Teams.
Ak sa chystáte hostiť ľudí na stretnutí, oplatí sa to optimalizovať zážitok. Vytvorte priestor pre každého, aby prispieval a zdieľal nápady. Keď členovia vášho tímu uvidia hodnotu vašich stretnutí, budú sa chcieť pripojiť vždy, keď si naplánujete stretnutie.