Dnes sú e-maily nevyhnutné pre produktívny život. Umožňujú vám komunikovať, prihlasovať sa do služieb, udržiavať účty v bezpečí a podobne. To tiež znamená, že vaša doručená pošta môže byť ľahko preplnená, čo je problém, keď používate e-maily na prácu.
Gmail je obzvlášť bohatý na funkcie a rozptýlenia, no existujú spôsoby, ako spravovať svoj účet a seba, aby ste neskončili znova pri multitaskingu. Byť schopný sústrediť sa na jednu prácu naraz je vecou organizácie a disciplíny. Poďme zistiť, čo to presne znamená.
1. Usporiadajte si e-maily
V prvom rade môžete kliknúť na hviezda alebo štítok ikonu vedľa ľubovoľného e-mailu, aby ste ho označili ako Hral alebo Dôležité. Tým sa odošle do príslušného priečinka na vašom bočnom paneli a zároveň sa zvýši pravdepodobnosť, že Gmail v budúcnosti automaticky označí dôležité e-maily.
Môžete ísť ešte ďalej vytváranie farebne označených štítkov v službe Gmail a ukladanie e-mailov v logickom poradí namiesto toho, aby ste museli prechádzať múrom zmiešaných e-mailov, niektoré sú zaujímavé, iné spam.
Takže keď príde nová dávka e-mailov, prelistujte si ich a označte ich. Potom sa napríklad môžete zamerať na e-maily v Dôležité najprv priečinok a tie, ktoré ste označili ako „Osobné“, nechajte na neskôr.
2. Použite funkciu odloženia pre e-maily, ktoré môžu počkať
Ďalším nástrojom, ktorý vám môže pomôcť uprednostniť, na ktoré e-maily sa zamerať, je tzv Odložiť.
Vyberte alebo umiestnite kurzor myši na e-mail a uvidíte ikonu, ktorá vyzerá ako hodiny. Kliknite naň a môžete si vybrať jeho dĺžku Odložiť.
Nech už je váš výber akýkoľvek, e-mail zmizne z vašej doručenej pošty a vráti sa v stanovenom čase. Predtým sa k nemu však dostanete jednoduchým otvorením Odložené priečinok.
3. Zmeňte typ doručenej pošty
Existuje mnoho spôsobov, ako prispôsobiť svoj informačný panel Gmailu tak, aby vám zabránil v multitaskingu. Váš Rýchle nastavenia ponúkajú veľmi jednoduchú a šikovnú metódu.
Kliknite na výbava ikonu v hornej časti stránky otvorte nastavenie Ponuka. Nájsť Typ doručenej pošty sekciu a pozrite sa na svoje možnosti:
- Predvolené
- Najprv dôležité
- Najprv neprečítané
- Najprv označené hviezdičkou
- Prioritná pošta
- Viaceré schránky
Každý typ štruktúruje vašu doručenú poštu inak. Túto funkciu nájdete aj v Rýchle nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia > Doručená pošta.
Ak chcete rozloženie Gmailu ďalej vylepšiť, skombinujte najproduktívnejšie rozloženie s filtre, ktoré triedia vašu doručenú poštu v Gmaile. Vďaka starostlivému plánovaniu môžete zabezpečiť, aby vaša pozornosť vždy padla na e-maily, ktoré sú pre vás najdôležitejšie.
4. Zmeňte hustotu doručenej pošty
Uľahčite si e-mailovú schránku tak, ako je to len možné, a rozpoznávanie dôležitých e-mailov bude jednoduchšie. Vyhnete sa tiež rýchlej únave pri práci s Gmailom.
Ďalšia funkcia vo vašom Rýchle nastavenia vám to môže pomôcť dosiahnuť. Pod Hustota, existujú tri možnosti, ako blízko by mali byť vaše e-maily:
- Predvolené
- Pohodlné
- Kompaktný
Zistite, ktorá vám umožňuje rýchlo a jednoducho prehľadávať doručenú poštu.
5. Zmeňte maximálnu veľkosť stránky svojho účtu Gmail
Gmail vám poskytuje väčšiu kontrolu nad rozložením vašej doručenej pošty vrátane toho, koľko e-mailov má obsahovať na stránke. Ak chcete nájsť túto funkciu, prejdite na Rýchle nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia > Všeobecné.
Na tejto karte je vaša Maximálna veľkosť strany sekciu, kde si môžete vybrať počet konverzácií, ktoré sa majú zobraziť na každej stránke. Vaše prednastavené možnosti sa pohybujú od 10 do 100, takže môžete svoje e-maily skutočne rozložiť alebo ich spojiť.
Rozhodnite sa, aké rozloženie vám pomôže sústrediť sa na úlohy najviac, pričom využijete svoje nástroje na filtrovanie.
6. Rozdeľte si tablu na čítanie
Pomocou ďalšej funkcie Gmailu môžete zastaviť multitasking a zamerať svoju pozornosť na jeden e-mail po druhom. Nad vašimi e-mailami je Prepnúť režim rozdelenej tably ikonu.
Ak naň kliknete, keď je informačný panel v štandardnej nerozdelenej forme, Vertikálne rozdelenie sa aktivuje, čo znamená, že vaše e-maily dostanú vedľa seba panel na zobrazenie obsahu každej konverzácie, ktorú vyberiete. To vám umožní vidieť, čo je vo vašich e-mailoch, bez toho, aby ste ich museli úplne otvárať. Následne sa môžete rýchlejšie dostať cez svoju doručenú poštu.
Ak kliknete na šípku vedľa Prepnúť režim rozdelenej tably ikonu, nájdete Horizontálne rozdelenie možnosť tiež.
Toto všetko je dostupné aj v Rýchle nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia > Doručená pošta.
Prispôsobením nastavení Gmailu však môžete urobiť oveľa viac, napríklad nastavenie opakujúcej sa automatickej odpovede. Preskúmajte, čo ešte môže prospieť vášmu mono-taskingu.
7. Začnite čítať nové e-maily zdola
Pokiaľ ide o osobné návyky, ktoré vás môžu odviesť od multitaskingu, jednou z bezpečných metód je čítanie e-mailov s určitým účelom alebo logickým poradím.
Napríklad v štandardnom zozname e-mailov budú najnovšie navrchu, takže má zmysel začať od spodnej časti všetkých neprečítaných konverzácií a najskôr sa zaoberať najstaršími.
Môžu mať termíny alebo dôležité informácie, ktoré sú relevantné pre neskoršie e-maily. Ak len chcete byť na bezpečnej strane a sústrediť sa, prepracujte svoje e-maily.
8. Najprv vymažte tie najjednoduchšie e-maily
Pomocou rozdeleného panela Gmailu môžete rýchlo identifikovať e-maily, ktoré vás nezaujímajú alebo sa dajú rýchlo spracovať. Prejdite si doručenú poštu a najskôr sa pustite do tých najjednoduchších úloh, aby ste ich dostali z cesty. Potom môžete uprednostniť zložitejšie e-maily.
Je to jednoduchá stratégia, ktorá však rýchlo a konštruktívne vyčistí vašu doručenú poštu bez toho, aby vás to premohlo.
Váš účet Gmail má zabudované dve užitočné funkcie na nastavovanie úloh a zapisovanie poznámok.
Začnime s Úlohy Google, označené symbolom skontrolovať ikonu na bočnom paneli. Kliknite naň a potom Pridajte úlohu, ak ešte žiadne nemáte. Každej úlohe môžete dať názov, popis, dátum a podúlohu. Ozdobte ich toľko, koľko je potrebné, aby ste si udržali poriadok.
Hneď hore Úlohy je Google Keepžiarovka ikona, ktorá otvorí panel so zoznamom všetkých existujúcich záznamov Keepu pod Urobte si poznámku tlačidlo. Použite to napríklad na zanechanie poznámok o e-mailoch konkrétneho klienta alebo na strávenie minút počas relácií Google Meet.
Oba tieto nástroje vám môžu pripomenúť dôležité úlohy, ktoré musíte dokončiť, a zároveň ponúkajú spôsoby, ako byť produktívnejší pri každej úlohe, na ktorú sa sústredíte.
10. Použite rozšírenia prehliadača
Ak máte radi podporu praktických nástrojov, pozrite sa na doplnky prehliadača, ktoré zvýšia vašu efektivitu štruktúrovaním vášho pracovného postupu alebo jeho rozdelením na časti, s ktorými sa môžete ľahšie vysporiadať.
Spoznať ako môže Todoist zlepšiť vašu produktivitu, napríklad prostredníctvom úplnej sily inteligentného riadenia úloh. Môžete ho synchronizovať so svojím účtom Gmail a zefektívniť každú dôležitú úlohu.
Potom máte Zoradiť doručenú poštu v Gmaile, rozšírenie, ktoré pridáva filtre k vašim štandardným možnostiam Gmailu. E-maily môžete triediť podľa kontaktu, spoločností, príloh a podobne.
Ak používate Tabuľky Google so svojimi správami, zvážte to Zvýrazňovač riadkov, ktorá robí presne to, čo názov napovedá: zvýrazňuje riadky v tabuľkách, takže ich môžete čítať rýchlejšie.
Dokonca aj niečo podobné Monotab môže byť pre pracovníkov online neoceniteľná. Je to rozšírenie, ktoré ukladá odkazy na jednu kartu, aby ste neskončili s niekoľkými otvorenými a spomalili váš prehliadač.
V konečnom dôsledku potrebujete organizačné nástroje, ako aj disciplínu, aby ste zabránili tomu, aby sa vaša koncentrácia rozdelila do viacerých smerov a narušila vašu produktivitu.
Vyššie uvedené tipy a nástroje môžu dať vaše e-maily a akúkoľvek inú prácu, ktorú vykonávate v službe Gmail, do logického a dokonca príjemného poriadku. Budete sa môcť venovať úlohám, ktoré chcete, a prestanete sa odchyľovať.
Ako už bolo spomenuté, vaša sebakontrola hrá veľkú úlohu v tom, aby ste zabránili multitaskingu, ale veľa digitálnej podpory tiež znamená dlhú cestu. Pozrite sa teda, čo ešte môže spoločnosť Google ponúknuť na svojich platformách, od účtu Gmail až po prehliadač Chrome.
