Zdieľanie súborov je bežnou praxou v tímovej práci. Je však kontraproduktívne, keď súbory, ktoré zdieľate, sú neusporiadané a zahlcujú váš systém. V tom neporiadku môžete urobiť len toľko práce.
Usporiadanie zdieľaných súborov je kľúčom k zefektívneniu vášho pracovného postupu. Ak to neurobíte, môžete počas práce stratiť dôležité súbory alebo ich pomiešať. Pozrite si efektívne spôsoby usporiadania zdieľaných súborov na zvýšenie produktivity.
1. Skontrolujte existujúce súbory
Pravidelná kontrola existujúcich súborov je potrebná na to, aby bol váš systém dobre organizovaný. Je veľká šanca, že máte v systéme nejaké súbory, ktoré už nepoužívate alebo nepotrebujete. Tieto súbory tam môžu zostať a zaberať miesto bez vášho vedomia.
Vždy si nájdite čas na kontrolu súborov, aby ste mohli vymazať tie, ktoré už nepotrebujete, a aktualizovať tie zastarané, aby ste z nich vyťažili maximum. Samotné prezeranie súborov môže byť ťažké držať krok. Vzdelávajte a učte členov svojho tímu alebo zamestnancov o dôležitosti kontroly existujúcich súborov. Táto jednoduchá povinnosť vytvára čistý pracovný priestor pre vyššiu efektivitu.
2. Vytvorte a pomenujte svoje priečinky podrobne
Nič nie je dezorientujúcejšie, ako musieť stráviť väčšinu pracovného času hľadaním súborov vo vašom systéme. Ušetrite si problémy vytvorením rôznych priečinkov pre svoje súbory podľa ich kategórií.
Mastering ako podrobne usporiadať priečinky šetrí čas a zvyšuje produktivitu. Môžete rýchlo prechádzať súbormi alebo priečinkami bez toho, aby ste ich museli otvárať, aby ste ich identifikovali alebo získali prístup. Podobne vytváranie a pomenovanie priečinkov pomáha členom tímu identifikovať, ktoré súbory im patria na prístup a tie, ktoré obsahujú citlivé informácie.
Pri pomenovávaní priečinka sa snažte čo najviac vyhnúť používaniu dlhých a zložitých názvov, pretože sú ťažko zapamätateľné. Vyhnite sa tiež používaniu špeciálnych znakov a symbolov, pretože nielenže nie sú viditeľné, ale sú aj bezvýznamné. Nakoniec, ak musíte na oddelenie slov použiť medzery, použite namiesto toho podčiarkovníky alebo pomlčky.
3. Obmedzte svoje priečinky
Aj keď je vytváranie a pomenovanie priečinkov dobrým zvykom na organizovanie zdieľaných súborov, nepreháňajte to. Ak budete mať jeden priečinok pre každý súbor, ktorý máte, vytvoríte neporiadok. Vo svojich systémoch budete mať príliš veľa súborov, čo môže byť zdrvujúce.
Takže namiesto vytvárania priečinka pre každý súbor zlúčte súbor do priečinka s podobným obsahom. Presne viete, kde hľadať pri hľadaní súborov v rovnakej kategórii.
4. Vypustite miestne úložisko
Miestne úložisko bývalo základom, ale s digitalizáciou existujú životaschopnejšie možnosti. Ak teda na ukladanie súborov stále používate miestne úložisko, uviazli ste v minulosti. Okrem toho, že údržba je nákladná z dôvodu zakúpenia vyššej šírky pásma na uloženie väčšieho množstva súborov, miestne úložisko predstavuje bezpečnostné riziko. Ak niekto manipuluje s vaším úložným zariadením, môžete stratiť všetky informácie, ktoré na ňom máte.
Namiesto lokálneho úložiska teda choďte na cloudové úložisko. Vďaka cloudovému úložisku môžete pristupovať k svojim súborom na diaľku, mať viac úložného priestoru a implementovať silnejšie zabezpečenie. Pozrite sa na najlacnejší poskytovatelia cloudových úložísk aby sa ušetrili náklady.
5. Prijať softvér s kontrolou verzií
Existuje vysoká pravdepodobnosť, že po vytvorení súborov budete musieť svoje súbory upraviť. Kontrola verzií vám pomáha sledovať zmeny vykonané v súbore alebo kolekcii súborov. Ručné sledovanie zmien je skľučujúce a môže vás zmiasť.
Rovnako ako môžete použiť aplikácie na správu verzií na zvýšenie vašej produktivity, môžete použiť softvér na organizáciu súborov s kontrolou verzií na sledovanie úprav, ktoré v súbore vykonáte, aby ste si ich nepomiešali.
Úlohou systému správy verzií je udržať všetkých členov tímu na rovnakej stránke. Najdôležitejšie je, že zaisťuje, že všetci v tíme spolupracujú a pracujú na rovnakom projekte a zároveň zaisťujú, že všetci používajú najnovšiu verziu súboru.
6. Vytvorte skratky a obľúbené položky
Ak máte obmedzený rozpočet alebo potrebujete rýchlo konať, najlepšie je vytvoriť si skratky a obľúbené položky. Skratka je odkaz na súbor na pevnom disku. Program, súbor alebo priečinok možno určiť podľa jeho ukazovateľa.
Keďže obsahuje informácie o umiestnení pôvodného súboru, skratka je malý súbor, ktorý využíva veľmi málo úložného priestoru. Duplikát sa presne nezhoduje s pôvodným súborom. Pôvodný súbor je teda po odstránení skratky stále nedotknutý.
Pomocou skratiek môžete najčastejšie používané programy a skratky priečinkov umiestniť na ľahko dostupné miesta, ako je napríklad pracovný panel alebo panel rýchleho spustenia.
7. Vopred vytvoriť šablóny priečinkov
Ďalším spôsobom usporiadania zdieľaných súborov je predbežné vytvorenie dočasnej šablóny. Ak si nie ste istí, ktorú šablónu momentálne použiť, môžete si vopred vytvoriť šablóny priečinkov.
Predbežné vytvorenie šablóny priečinka vám pomôže ponechať niektoré súbory v priečinku namiesto toho, aby ste ich nechali kdekoľvek vo vašom systéme. Zabraňuje tiež vesmírnemu hubárčeniu. Ak nakoniec určíte svoj postoj na týchto vopred vytvorených priečinkoch, môžete alebo nemusíte ich presunúť do svojho trvalého úložiska.
8. Využite automatizovaný organizačný softvér
Jedným z najefektívnejších spôsobov usporiadania zdieľaných súborov je začlenenie automatizovaného organizačného softvéru do vášho systému. Manuálne organizovanie súborov je nielen únavné, ale aj časovo náročné. Presun rôznych súborov na konkrétne miesta si vyžaduje pozornosť k detailom.
Napriek tomu majú veci tendenciu prekĺznuť cez trhliny. Ale je to iná loptová hra, keď automatizujete proces pomocou organizačného softvéru. Efektívny organizačný softvér umiestni vaše zdieľané súbory na správne miesta s malým alebo žiadnym dohľadom. Vy a váš tím budete mať viac času na to, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie úlohy, aby ste zvýšili svoju produktivitu.
9. Odstrániť zastarané súbory
Zastarané súbory sú vám k ničomu. Pokiaľ ich neplánujete aktualizovať, nemajú vo vašom systéme žiadnu prácu. Ak urobíte inventúru svojich súborov, možno zistíte, že súbory, ktoré už nepoužívate, zaberajú značný úložný priestor. Ich odstránením by ste získali viac priestoru na vytváranie a ukladanie relevantných súborov.
Ponechanie zastaraných súborov vo vašich systémových súboroch sa môže náhodne spojiť s novšími alebo aktuálnymi súbormi, čo spôsobí zmätok. Tento scenár môže nastať, keď sú tieto súbory v rukách nových alebo neskúsených zamestnancov. Ak chcete tento proces automatizovať, môžete sa rozhodnúť pre softvér na odstraňovanie súborov, ako napr PrivaZer, File Shredder, a Glary Utilities, okrem iného.
Usporiadanie zdieľaných súborov pre zvýšenie produktivity
Čistý pracovný priestor zvyšuje produktivitu. Môžete ľahko pristupovať k akémukoľvek dokumentu, ktorý potrebujete, a presúvať veci bez prekážok. Usporiadanie zdieľaných súborov nielen zvýši vašu produktivitu, ale aj zefektívni, pretože sa budete viac sústrediť na úlohy, ktoré máte po ruke.
Zaujímavé je, že nemusíte robiť všetko sami. Na zdvíhanie a umiestňovanie môžete využiť automatizované nástroje, aby ste sa mohli venovať iným úlohám, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť.